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Alle Infos zur E-Mail-Bewerbung

Alle Infos zur E-Mail-Bewerbung

In den meisten Stellenangeboten findet sich mittlerweile der Hinweis „Bitte schicken Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail zu“. Welche Vorteile eine E-Mail-Bewerbung hat und wie diese aufgebaut ist, erklärt dir ABSOLVENTA. 

Inhalt: 

  1. Vorteile der E-Mail-Bewerbung
  2. Aufbau der E-Mail Bewerbung
  3. Zusammenfassen der Unterlagen
  4. Anschreiben in der E-Mail
  5. Formalitäten beachten
  6. Checkbox

Die drei wesentlichen Vorteile der E-Mail-Bewerbung

In immer mehr Stellenanzeigen wird darauf verwiesen, dass die Bewerbung per E-Mail geschickt oder im Online-Portal eingereicht werden soll. In einer Umfrage 2015 geben dementsprechend auch 23 Prozent der befragten Personaler an, dass sie am liebsten E-Mail-Bewerbungen erhalten. 

Quelle: statista.de (2016): http://de.statista.com/statistik/daten/studie/408875/umfrage/favorisierte-bewerbungswege-deutscher-unternehmen-von-hochschulabsolventen/

Die Vorteile einer E-Mail-Bewerbung liegen dabei für die Bewerber wie für die Personaler klar auf der Hand: 

  • Es ist schneller als der Versand per Post, zudem kann man als Bewerber in kürzerer Zeit mehr Bewerbungen erstellen und verschicken
  • Es ist günstiger und umweltfreundlicher (kein Porto, kein Papier, keine Mappe etc.)
  • Es ist praktischer, denn die E-Mail bzw. die Bewerbung kann innerhalb des Unternehmens schnell und leicht an die richtigen Personen weitergeleitet werden

Gerade der erste Punkt sollte dich von der E-Mail-Bewerbung überzeugen: Wenn du einmal deine Bewerbung erstellt hast, ist es sehr leicht, sie immer wieder zu aktualisieren und anzupassen. Wer dann dennoch eine postalische Bewerbung verschickt, kann entweder nicht richtig lesen oder zeigt dem Personaler, dass er keine Ahnung im Umgang mit dem Computer hat.

Der richtige Aufbau der E-Mail-Bewerbung

Die Bewerbungsunterlagen für eine E-Mail-Bewerbung sind im Prinzip dieselben wie für eine Bewerbungsmappe:

Am besten in dieser Reihenfolge. Das heißt, du erstellst an deinem PC am besten in einer Schreib-Datei, zum Beispiel Word oder Pages, ein Dokument. Auf die erste Seite kommt dein Anschreiben. Ganz klassich – also mit deiner Anschrift und der Anschrift des Unternehmens sowie einer Betreffzeile und rechts das Datum. Dann die Begrüßung und die Begründung, warum du dich für die ausgeschriebene Stelle interessierst und warum du der perfekte Kandidat bist. 

Dann fügst du am besten einen Zeilenumbruch ein. Auf der zweiten Seite findet sich jetzt dein Lebenslauf. Anschreiben und Lebenslauf sollten in der gleichen Schriftart sein. Das wirkt stimmig und signalisiert sofort, dass die beiden Elemente zusammengehören. Rechts oben sollte dabei dein Bewerbungsbild eingefügt sein. Die elektronische Bewerbung ermöglicht es dir, (mehr) Grafiken, Bilder und Links einzubauen. So kann man seine Bewerbung kreativer gestalten und aus der Masse der Bewerber positiv hervorstechen. Du kannst zum Beispiel durch einen Link auf deine Homepage verweisen, auf eine Online-Präsentation oder ein Video von dir. Übertreiben sollte man es damit allerdings nicht.

Anders als eine klassische Bewerbung muss die Online-Bewerbung nicht unbedingt eine Unterschrift tragen. Dennoch macht es einen besseren Eindruck, wenn man seine Unterschrift einscannt und am Ende des Lebenslaufes platziert.

Nach deinem Lebenslauf solltest du wieder einen Zeilenumbruch einfügen. Dann kommen deine Zeugnisse. Am einfachsten ist es hierbei, diese einzuscannen und dann in die Schreib-Datei zu importieren – pro Textseite eine Zeugnissseite, auch hier ist es sinnvoll, die einzelnen Scans mit Zeilenumbrüchen voneinander zu trennen.

Zusammenfassen der Bewerbungsunterlagen in der E-Mail

Hast du deine Bewerbungsunterlagen bis dahin fertig, solltest du diese in ein Format packen, dass sich leicht per E-Mail versenden lässt. Wer schon einmal E-Mails mit einzelnen Fotos bekommen hat, weiß: Es ist deutlich praktischer, wenn man nicht jedes Bild bzw. jede Datei einzeln anklicken muss. Bei E-Mail-Bewerbungen geht es Personalern nicht anders. Wähle ein gebräuchliches Format für diese Sammeldatei, so müssen sie nicht jede einzelne Datei anklicken.

Ein Worddokument (.doc/.docx) eignet sich bei einer E-Mail-Bewerbung nur bedingt, denn dieses Dateiformat kann gelegentlich zu Problemen führen: Je nach Programmversion des Empfängers werden evtl. Formatierungen innerhalb des Dokuments verschoben, falsch oder gar nicht angezeigt. Das wirft dann ein schlechtes Bild auf die Bewerbung.

Allgemein empfiehlt es sich daher, eine einzige PDF-Datei mit allen Inhalten zu erstellen. So bleiben die Formatierungen wie z.B. Einzug oder Grafikelemente unverändert, egal welches Programm der Personaler zum Öffnen der Datei verwendet.

Word-Versionen haben ein kostenloses Add-On, mit dem man ein Worddokument in ein PDF umwandeln kann. Hast du damit schon alle Unterlagen in einem Word-Dokument, hast du durch die Umwandlung auch nur ein PDF-Dokument. Es gibt noch zahlreiche andere Tools wie z.B. FreePDF, mit denen man ein PDF für eine E-Mail-Bewerbung über das Druckermenü erstellen kann. Über dieses kannst du auch verschiedene PDF-Dokumente zusammenfügen, wenn du zum Beispiel deine Zeugnisse schon einzeln als PDFs hast. Komprimierungsprogramme wie „WinZip“ sind auch gebräuchlich, aber nicht ganz so verbreitet. Sie können ungeschulten Personalern Probleme bereiten. Mit einem PDF ist man daher immer auf der richtigen Seite.

PDF-Datei richtig benennen

Wichtig: Vergiss nicht deine PDF-Datei richtig zu benennen, also am besten mit

Bewerbung_Position_Vorname_Nachname.pdf

Bewerbungsbild in der E-Mail-Bewerbung einfügen

Vom Fotograf bekommt man seine Bewerbungsbilder meist in einer sehr hohen Qualität. So kann ein einziges Bild dann schon mal 10 MB groß sein. Bevor man es in seine Bewerbung einfügt, muss man die Dateigröße deutlich verringern. Am besten fügst du das Bild in den Lebenslauf ein und ziehst es kleiner, dann verringert sich automatisch die Größe.

Größe des Anhang beachten!

Wie groß die PDF-Datei letztendlich ist, hängt davon ab, wie umfangreich die Bewerbungsunterlagen sind. Mehr als insgesamt 5 MB sollten es aber nicht sein. Das hat zwei Gründe: Ist der Anhang der E-Mail zu groß, besteht die Gefahr, dass sie im SPAM-Ordner des Unternehmens landet. Außerdem kann der Personaler eine kleinere Datei schneller herunterladen. Ist deine PDF-Datei zu groß, kannst du diese durch das oben genannte Tool FreePDF auch verkleinern. 

Besonderheiten der E-Mail-Bewerbung: Das Anschreiben im Textfeld

Hast du deine Bewerbungsunterlagen als PDF fertig, sendest du diese als Anhang in einer E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse. Auch die E-Mail-Bewerbung braucht hierbei ein kurzes Anschreiben – aber auf gar keinen Fall das selbe, das du schon in deiner Bewerbung hast! Viele Bewerber machen nämlich den Fehler und geben ihr komplettes Anschreiben in den Editor (das Texteingabefeld) des Mailprogramms ein, anstatt sie in die Bewerbungsdatei zu integrieren. Bitte nicht nachmachen, davon ist dringend abzuraten! Zum einen gilt es dabei zu beachten, dass Sonderzeichen und Umlaute je nach Browser in Füllzeichen zerstückelt werden können. Zum anderen kann das Bewerbungsschreiben dann von anderen übersehen werden, wenn die Bewerbung innerhalb des Unternehmens per E-Mail weitergeleitet wird.

Als Text an das Unternehmen im E-Mail-Editor reicht ein kurzer Text, zum Beispiel:

„Sehr geehrte(r) [Ansprechpartner(in)],

im Anhang zu dieser E-Mail finden Sie meine Bewerbungsunterlagen für die Stelle als [XYZ].

Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Name]“

Betreffzeile in der E-Mail-Bewerbung

In die Betreffzeile der E-Mail-Bewerbung sollte man in jedem Fall eingeben, auf welche Stelle man sich bewirbt. So kann der Personaler die Bewerbung sofort richtig zuordnen und deine Bewerbung ist nochmal aussagekräftiger. Beispiel:

Bewerbung auf Trainee-Stelle – Ref.-Nr. 123456

Vorm Abschicken nochmal alles kontrollieren und nicht den Anhang vergessen!

Rechtschreibung, Grammatik und Co.: Formalitäten beachten

Auch wenn der förmliche Brief etwas aus der Mode gekommen sein mag: bei einer förmlichen E-Mail sollte man dennoch die gleichen Richtlinien anwenden. Wie bei einer klassischen Bewerbung per Bewerbungsmappe wird in der kompletten Bewerbung erwartet, dass bei förmlichen Anreden, Grußformeln und anderen Merkmalen die formelle Schreibe beachtet und angewendet wird. Auch die Rechtschreibung muss fehlerfrei sein. Alles andere wirkt nachlässig. Rechtschreibfehler sind bei vielen Personalern ein K.O-Kriterium.

Bei einer E-Mail-Bewerbung fällt der Blick des HR-Managers übrigens auch auf die Adresse. Absender à la schlumpfine92@provider.de oder klauskickerking@provider.com wirken nicht sonderlich professionell. Achte deshalb auf eine neutrale Namensgebung bei der offiziellen Adresse, am besten vorname.zuname@provider.de.

In der Signatur der E-Mail sollten deine kompletten und aktuellen Kontaktdaten stehen. So erleichtert man dem Personaler den schnellen Zugriff auf diese Kontaktdaten, da er dazu später nicht extra noch einmal den Anhang der E-Mail-Bewerbung aufrufen muss.

Check-Box für deine E-Mail-Bewerbung

  • Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse vollständig und ohne Fehler?
  •  alle Dokumente in einer PDF?
  • PDF nicht größer als 5 MB?
  • Anschreiben in E-Mail mit richtigem Ansprechpartner?
  • Betreffzeile aussagekräftig?
  • aktuelle Kontaktdaten am Ende der E-Mail?
  • Anhang nicht vergessen?
  • richtige E-Mail-Adresse des Unternehmens?


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Über den Autor

Noemi Haderlein
Noemi Haderlein

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