Tipps für Bewerber

Alle Infos zur E-Mail-Bewerbung

Alle Infos zur E-Mail-Bewerbung

In den meisten Stellenangeboten findet sich mittlerweile der Hinweis „Bitte schicken Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail zu“. Welche Vorteile eine E-Mail-Bewerbung hat, wie diese aufgebaut ist und weitere Tipps, findest du hier.

Inhalt

  1. Erklärung
  2. Aufbau
  3. Zusammenfassen der Unterlagen
  4. Anschreiben in der E-Mail
  5. Formalitäten
  6. Checkliste

Erklärung: Was ist eine E-Mail-Bewerbung?

Für eine E-Mail-Bewerbung fügst du deine gesamten Bewerbungsunterlagen als eine digitale Datei zusammen und versendest diese als Anhang in einer E-Mail an das Unternehmen. Die klassische Bewerbungsmappe wird also nicht mehr ausgedruckt und per Post eingereicht, sondern per E-Mail verschickt. Eine "E-Mail-Bewerbung schreiben" ist also nicht ganz der richtige Ausdruck.

Die Vorteile einer E-Mail-Bewerbung liegen dabei für die Bewerber wie für die Personaler klar auf der Hand:

  • Es ist schneller als der Versand per Post, zudem kann man als Bewerber in kürzerer Zeit mehr Bewerbungen schreiben und verschicken
  • Es ist günstiger und umweltfreundlicher (kein Porto, kein Papier, keine Mappe etc.)
  • Es ist praktischer, denn die Unterlagen können innerhalb des Unternehmens schnell und leicht an die richtigen Personen weitergeleitet werden

In einer Umfrage 2015 geben dementsprechend auch 71 Prozent der befragten Personaler an, dass sie am liebsten Bewerbungen per E-Mail erhalten.

Quelle: statista.de (2016): http://de.statista.com/statistik/daten/studie/408875/umfrage/favorisierte-bewerbungswege-deutscher-unternehmen-von-hochschulabsolventen/

Gerade der erste Punkt sollte überzeugen: Wenn du einmal deine Bewerbung erstellt hast, ist es sehr leicht, sie immer wieder anzupassen und dich neu zu bewerben. Wer dann dennoch eine postalische Bewerbung versendet, suggeriert dem Empfänger, dass er im Umgang mit Onlinebewerbungen wenig vertraut ist.

Wie ist der richtige Aufbau der E-Mail-Bewerbung?

Die Bewerbungsunterlagen für eine E-Mail-Bewerbung sind im Prinzip dieselben wie für eine klassische Bewerbungsmappe:

  1. Anschreiben
  2. Lebenslauf mit Bewerbungsbild
  3. Zeugnisse

Am besten in dieser Reihenfolge. Das heißt, du erstellst an deinem PC in einer Schreib-Datei, zum Beispiel Word oder Pages, ein Dokument. Auf die erste Seite kommt dein Anschreiben. Ganz klassisch – also mit deiner Anschrift und der Anschrift des Unternehmens sowie einer Betreffzeile und rechts das Datum. Dann die Begrüßung (auf gar keinen Fall "Sehr geehrte Damen und Herren", sondern einen direkten Ansprechpartner nennen!) und eine Einleitung, warum du dich für die ausgeschriebene Stelle bewirbst. Anschließend kommt der Hauptteil mit der Begründung, warum du der perfekte Kandidat bist. Am Schluss sollte der Satz erfolgen, dass du dich über die Einladung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch freust.

Dann fügst du am besten einen Seitenumbruch ein. Auf der zweiten Seite findet sich jetzt dein Lebenslauf. Anschreiben und Lebenslauf sollten in der gleichen Schriftart sein. Das wirkt stimmig und signalisiert sofort, dass die beiden Elemente zusammengehören. Rechts oben sollte dabei dein Bewerbungsbild eingefügt sein. Die elektronische Bewerbung ermöglicht es dir, (mehr) Grafiken, Bilder und Links einzubauen. So kann man seine Bewerbung kreativer gestalten und aus der Masse der Bewerber positiv hervorstechen. Du kannst zum Beispiel durch einen Link auf deine Homepage verweisen, auf eine Online-Präsentation oder ein Video von dir. Übertreiben sollte man es damit allerdings nicht.

Anders als eine klassische Bewerbung muss die Online-Bewerbung nicht unbedingt eine Unterschrift tragen. Dennoch macht es einen besseren Eindruck, wenn man seine Unterschrift einscannt und am Ende des Lebenslaufes platziert.

Nach deinem Lebenslauf solltest du wieder einen Zeilenumbruch einfügen. Dann kommen deine Zeugnisse, zum Beispiel ein erstes Arbeitszeugnis von deinem letzten Arbeitgeber, aber auch Abschlusszeugnisse. Am einfachsten ist es hierbei, diese einzuscannen und dann in die Schreib-Datei zu importieren – pro Textseite eine Zeugnissseite, auch hier ist es sinnvoll, die Scans mit Seitenumbrüchen voneinander zu trennen.

Möchtest du eine Dritte Seite in deine Onlinebewerbung einfügen, kannst du diese vor den Zeugnissen einbringen.

Wie du die Bewerbungsunterlagen in der E-Mail richtig zusammenfasst

Hast du deine Unterlagen bis dahin fertig, solltest du diese in ein Format packen, dass sich leicht per E-Mail versenden lässt. Wer schon einmal E-Mails mit mehreren Fotos bekommen hat, weiß: Es ist deutlich praktischer, wenn man nicht jedes Bild bzw. jede Datei einzeln anklicken muss. Wähle deswegen stattdessen ein gebräuchliches Format für diese Sammeldatei, so müssen sie nicht jede einzelne Datei anklicken.

  • Ein Worddokument (.doc/.docx) eignet sich bei einer E-Mail-Bewerbung als Anhang nur bedingt, denn dieses Dateiformat kann gelegentlich zu Problemen führen: Je nach Programmversion des Empfängers werden evtl. Formatierungen innerhalb des Dokuments verschoben, falsch oder gar nicht angezeigt.
  • Allgemein ist es üblich eine einzige PDF-Datei mit allen Dokumenten zu erstellen. So bleiben die Formatierungen wie z. B. Einzug oder Grafikelemente unverändert, egal welches Programm der Personaler zum Öffnen der Datei verwendet.

Word-Versionen haben ein kostenloses Add-On, mit dem man ein Worddokument in ein PDF umwandeln kann. Hast du bereits alles in einem Word-Dokument erstellt, hast du durch die Umwandlung auch nur ein PDF-Dokument.

Tipp: Es gibt noch zahlreiche andere Tools wie z. B. FreePDF, mit denen man ein PDF für eine E-Mail-Bewerbung erstellen kann. Über dieses kannst du auch verschiedene PDF-Dokumente zusammenfügen, wenn du zum Beispiel deine Zeugnisse schon jeweils als PDFs hast. Komprimierungsprogramme wie „WinZip“ sind auch gebräuchlich, aber nicht ganz so verbreitet. Sie können ungeschulten Personalern Probleme bereiten. Mit einem PDF ist man daher immer auf der richtigen Seite.

PDF-Datei richtig benennen

Wichtig: Vergiss nicht deine PDF-Datei richtig zu benennen. Auch hier sind gewisse Regeln gebräuchlich. Am besten so:

Bewerbung_Position_Vorname_Nachname.pdf

Bewerbungsbild in der E-Mail-Bewerbung einfügen

Vom Fotograf bekommt man seine Bewerbungsbilder meist in einer sehr hohen Qualität. So kann ein Foto dann schon mal 10 MB groß sein. Bevor man es in seine Bewerbung einfügt, muss man die Dateigröße deutlich verringern. Tipp: Am besten fügst du dein Bewerbungsfoto in den Lebenslauf ein und ziehst es kleiner, dann verringert sich automatisch die Größe.

Größe des Anhang beachten!

Wie groß die PDF-Datei letztendlich ist, hängt davon ab, wie umfangreich deine Dokumente sind. Achtung: Mehr als insgesamt 5 MB sollten deine E-Mail-Anhang jedoch nicht überschreiten! Das hat zwei Gründe: Ist der Anhang der E-Mail zu groß, besteht die Gefahr, dass sie im SPAM-Ordner des Unternehmens landet. Außerdem kann der Personaler eine kleinere Datei schneller herunterladen. Ist dein PDF-Format zu groß, kannst du dieses durch das oben genannte Tool FreePDF auch verkleinern.

Anschreiben in der E-Mail

Hast du deine Bewerbungsunterlagen als PDF fertig, sendest du diese als Anhang in einer E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse. Auch die E-Mail-Bewerbung braucht hierbei ein kurzes Anschreiben – aber auf gar keinen Fall das selbe, das du schon in deiner Bewerbung hast! Viele Bewerber machen nämlich den Fehler und geben ihr komplettes Anschreiben in den Editor (das Texteingabefeld) des Mailprogramms ein, anstatt sie in ihre schriftliche Bewerbung zu integrieren. Bitte nicht nachmachen, das ist nicht zu empfehlen! Zum einen gilt es dabei zu beachten, dass Sonderzeichen und Umlaute je nach Browser in Füllzeichen zerstückelt werden können. Zum anderen kann das Bewerbungsschreiben dann von anderen übersehen werden, wenn die Bewerbung innerhalb des Unternehmens per E-Mail weitergeleitet wird.

Als Text an das Unternehmen im E-Mail-Editor reicht ein kurzer Text, zum Beispiel:

„Sehr geehrte(r) [Ansprechpartner(in)],

im Anhang zu dieser E-Mail finden Sie meine Bewerbungsunterlagen für die Stelle als [XYZ].

Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung und freue mich über die Möglichkeit eines persönlichen Gesprächs.

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Name]“

Betreffzeile in der E-Mail-Bewerbung

In die Betreffzeile bei der E-Mail sollte man in jedem Fall eingeben, auf welche Stelle man sich bewirbt. So kann der Empfänger in der Personalabteilung die Bewerbung sofort richtig zuordnen. Gerade bei großen Unternehmen solltest du unbedingt darauf achten, damit deine Bewerbung den konkreten Ansprechpartner erreicht ist nochmal aussagekräftiger. Beispiel:

Bewerbung auf Trainee-Stelle – Ref.-Nr. 123456

Vorm Abschicken nochmal alles kontrollieren und nicht den Anhang vergessen!

Formalitäten beachten – Rechtschreibung, Grammatik und Co.

Auch wenn der förmliche Brief etwas aus der Mode gekommen sein mag: bei einer förmlichen E-Mail gelten dennoch die gleichen Richtlinien. Wie bei einer klassischen Bewerbung wird in der kompletten Bewerbung erwartet, dass bei förmlichen Anreden, Grußformeln und anderen Merkmalen die formelle Schreibe beachtet und angewendet wird. Auch die Rechtschreibung muss fehlerfrei sein. Alles andere wirkt nachlässig. Rechtschreibfehler sind bei vielen Personalern ein K.O-Kriterium. Bester Tipp nach wie vor: Lass deine Unterlagen noch von jemand Dritten kontrollieren.

Bei einer E-Mail-Bewerbung fällt der Blick des HR-Managers übrigens auch auf die Adresse. Absender à la schlumpfine92@provider.de oder klauskickerking@provider.com wirken nicht sonderlich professionell. Achte deshalb auf eine seriöse E-Mail-Adresse, am besten vorname.nachname@provider.de.

Im Textfeld der E-Mail sollten deine kompletten und aktuellen Kontaktdaten mit deiner privaten Telefonnummer stehen. So erleichtert man dem Personaler den schnellen Zugriff, da er dazu später nicht extra noch einmal den Anhang der aufrufen muss.

Checkliste für deine E-Mail-Bewerbung

  • Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse vollständig und ohne Fehler?
  • alle Dokumente in einer PDF?
  • PDF nicht größer als 5 MB?
  • Anschreiben in E-Mail mit richtigem Ansprechpartner?
  • Betreff aussagekräftig?
  • Anhang nicht vergessen?
  • richtige E-Mail-Adresse des Unternehmens?

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Lies auch:
>> Online-Bewerbung: Darauf muss man achten
>> Bewerben per Bewerbermanagementsystem

Über den Autor

Noemi Haderlein
Noemi Haderlein

Als Content Managerin kümmert sich Noemi Haderlein seit 2015 um die Inhalte von ABSOLVENTA und schreibt zu allen Themen, die Studenten und Berufseinsteiger rund um Studium, Bewerbung und ersten Job interessieren.

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