So sieht E-Mail-Bewerbung heute aus.

So sieht E-Mail-Bewerbung heute aus.

In den meisten Stellenangeboten findet sich mittlerweile der Hinweis: „Bitte schicken Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail zu“. Welche Vorteile eine E-Mail-Bewerbung hat, wie diese aufgebaut ist und weitere Tipps, findest du hier.

  1. Wie ist der richtige Aufbau der E-Mail-Bewerbung?

    Die Bewerbungsunterlagen für eine Online-Bewerbung per Mail sind im Prinzip dieselben wie für eine klassische Bewerbungsmappe:

    1. Anschreiben oder Motivationsschreiben
    2. Lebenslauf mit Bewerbungsbild
    3. Zeugnisse

    Am besten in dieser Reihenfolge. Das heißt, du erstellst an deinem PC in einer Schreib-Datei, zum Beispiel Microsoft Word oder Pages, ein Dokument. Auf die erste Seite kommt dein Anschreiben. Ganz klassisch – also mit deiner Anschrift und der Anschrift des Unternehmens sowie einer Betreffzeile und rechts das Datum. Dann die Begrüßung (auf gar keinen Fall „Sehr geehrte Damen und Herren“, sondern direkte Ansprechpartner_innen nennen!) und eine Einleitung, warum du dich für die ausgeschriebene Stelle bewirbst.

    Mit unseren kostenlosen Bewerbungsmustern hast du für deine Online-Bewerbung bereits die ideale Ausgangsbasis. Wenn du unsicher bist, welche Bewerbung du für welche Branche benutzen solltest, haben wir hier alle Tipps für dich zusammengefasst:

    Berufsfeld Gehaltsaussichten Bewerbungstipps Jobs
    IT & Development Zu den Infos Zu den Tipps Zu den Jobs
    Ingenieurwesen & Technik Zu den Infos Zu den Tipps Zu den Jobs
    Management & Beratung Zu den Infos Zu den Tipps Zu den Jobs
    Wirtschaft, Kommunikation & Digitalisierung Zu den Infos Zu den Tipps Zu den Jobs
    Finanz- & Versicherungswirtschaft Zu den Infos Zu den Tipps Zu den Jobs
    Personalwesen Zu den Infos Zu den Tipps Zu den Jobs
    Logistik, Verkehr & Transport Zu den Infos Zu den Tipps Zu den Jobs
    Naturwissenschaften Zu den Infos Zu den Tipps Zu den Jobs
    Design, Gestaltung & Medien Zu den Infos Zu den Tipps Zu den Jobs
    Gesundheit Zu den Infos Zu den Tipps Zu den Jobs
    Verwaltung & Assistenz Zu den Infos Zu den Tipps Zu den Jobs
    Bildung & Soziales Zu den Infos Zu den Tipps Zu den Jobs

    Anschließend kommt der Hauptteil mit der Begründung, warum du für die Stelle perfekt bist. Am Schluss sollte der Satz erfolgen, dass du dich über die Einladung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch freust.

    Dann fügst du am besten einen Seitenumbruch ein. Auf der zweiten Seite findet sich jetzt dein Lebenslauf. Anschreiben und Lebenslauf sollten in der gleichen Schriftart sein. Das wirkt stimmig und signalisiert sofort, dass die beiden Elemente zusammengehören. Rechts oben sollte dabei dein Bewerbungsbild eingefügt sein. Die elektronische Bewerbung ermöglicht es dir, (mehr) Grafiken, Bilder und Links einzubauen. So kann man seine Bewerbung kreativer gestalten und aus der Masse der Bewerber_innen positiv hervorstechen. Du kannst zum Beispiel durch einen Link auf deine Homepage verweisen, auf eine Online-Präsentation oder ein Video von dir. Übertreiben sollte man es damit allerdings nicht.

    Anders als eine klassische Bewerbung muss die Online-Bewerbung nicht unbedingt eine E-Mail-Signatur tragen. Dennoch macht es einen besseren Eindruck, wenn man seine Unterschrift einscannt und am Ende des Lebenslaufes platziert.

    Nach deinem Lebenslauf solltest du wieder einen Zeilenumbruch einfügen. Dann kommen deine Zeugnisse, zum Beispiel ein erstes Arbeitszeugnis von deinem letzten Arbeitgeber, aber auch Abschlusszeugnisse. Am einfachsten ist es hierbei, diese einzuscannen und dann in die Schreib-Datei zu importieren – pro Textseite eine Zeugnisseite. Auch hier ist es sinnvoll, die Scans mit Seitenumbrüchen voneinander zu trennen.

    Möchtest du eine Dritte Seite in deine Onlinebewerbung einfügen, kannst du diese vor den Zeugnissen einbringen.

  2. Bewerbungsvorlagen.

    Bewirbst du dich für das alteingesessene Traditionsunternehmen, den wegweisenden Technologiekonzern oder das hippe Startup? Hier findest du Muster für jede Branche und jeden Typ – ob Consultant, Informatiker_in oder Marketing-Manager_in.

  3. Text in der E-Mail.

    Hast du deine Bewerbungsunterlagen als PDF fertig, sendest du diese als Anhang in einer E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse. Auch die E-Mail-Bewerbung braucht hierbei ein kurzes Anschreiben – aber auf gar keinen Fall dasselbe, das du schon in deiner Bewerbung hast! Viele Bewerber_innen machen nämlich den Fehler und geben ihr komplettes Anschreiben in den Editor (das Texteingabefeld) des Mailprogramms ein, anstatt sie in ihre schriftliche Bewerbung zu integrieren.

    Bitte nicht nachmachen: Zum einen gilt es dabei zu beachten, dass Sonderzeichen und Umlaute je nach Browser in Füllzeichen zerstückelt werden können. Zum anderen kann das Bewerbungsschreiben dann von anderen übersehen werden, wenn die Bewerbung innerhalb des Unternehmens per E-Mail weitergeleitet wird.

    Als Beispiel für die Text-Mail an das Unternehmen im E-Mail-Editor:

    „Sehr geehrte(r) [Ansprechpartner(in)],

    im Anhang zu dieser E-Mail finden Sie meine Bewerbungsunterlagen für die Stelle als [XYZ].

    Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung und freue mich über die Möglichkeit eines persönlichen Gesprächs.

    Mit freundlichen Grüßen

    [Vorname Name]

  4. Betreffzeile in der E-Mail-Bewerbung.

    In die Betreffzeile bei der E-Mail sollte man in jedem Fall eingeben, auf welche Stelle man sich bewirbt. So können Empfänger_innen in der Personalabteilung die Bewerbung sofort richtig zuordnen. Gerade bei großen Unternehmen solltest du unbedingt darauf achten, um die konkreten Ansprechpartner_innen zu erreichen. Beispiel:

    Bewerbung auf Trainee-Stelle – Ref.-Nr. 123456

    Vorm Abschicken nochmal alles kontrollieren und nicht den Anhang vergessen!

  5. Wie du die Bewerbungsunterlagen in der E-Mail richtig zusammenfasst.

    Hast du deine Unterlagen bis dahin fertig, solltest du diese in ein Format packen, das sich leicht per E-Mail versenden lässt. Wer schon einmal E-Mails mit mehreren Fotos bekommen hat, weiß: Es ist deutlich praktischer, wenn man nicht jedes Bild bzw. jede Datei einzeln anklicken muss. Wähle deswegen stattdessen ein gebräuchliches Format für diese Sammeldatei, so muss die Kontaktperson nicht jede einzelne Datei anklicken.

    • Ein Worddokument (.doc/.docx) eignet sich bei einer E-Mail-Bewerbung als Anhang nur bedingt, denn dieses Dateiformat kann gelegentlich zu Problemen führen: Je nach Programmversion der Empfänger_innen werden evtl. Formatierungen innerhalb des Dokuments verschoben, falsch oder gar nicht angezeigt.
    • Allgemein ist es üblich eine einzige PDF-Datei mit allen Dokumenten zu erstellen. So bleiben die Formatierungen wie z. B. Einzug oder Grafikelemente unverändert, egal welches Programm die Personalverantwortlichen zum Öffnen der Datei verwendet.

    Word-Versionen haben ein kostenloses Add-On, mit dem man ein Worddokument in ein PDF umwandeln kann. Hast du bereits alles in einem Word-Dokument erstellt, hast du durch die Umwandlung auch nur ein PDF-Dokument.

    Tipp: Es gibt noch zahlreiche andere Tools wie z. B. FreePDF, mit denen man ein PDF für eine Online-Bewerbung erstellen kann. Über dieses kannst du auch verschiedene PDF-Dokumente zusammenfügen, wenn du zum Beispiel deine Zeugnisse schon jeweils als PDFs hast. Komprimierungsprogramme wie „WinZip“ sind auch gebräuchlich, aber nicht ganz so verbreitet. Sie können ungeschulten Personalverantwortlichen Probleme bereiten. Mit einem PDF ist man daher immer auf der richtigen Seite.

    PDF-Datei richtig benennen.

    Wichtig: Vergiss nicht deine PDF-Datei richtig zu benennen. Auch hier sind gewisse Regeln gebräuchlich. Am besten so:

    Bewerbung_Position_Vorname_Nachname.pdf

    Bewerbungsbild einfügen.

    Von Fotograf_innen bekommt man seine Bewerbungsbilder meist in einer sehr hohen Qualität. So kann ein Foto dann schon mal 10 MB groß sein. Bevor man es in seine Bewerbung einfügt, muss man die Dateigröße deutlich verringern. Tipp: Am besten fügst du dein Bewerbungsfoto in den Lebenslauf ein und ziehst es kleiner, dann verringert sich automatisch die Größe.

    Größe des Anhang beachten.

    Wie groß die PDF-Datei letztendlich ist, hängt davon ab, wie umfangreich deine Dokumente sind. Achtung: Mehr als insgesamt 5 MB sollte deine E-Mail-Anhang jedoch nicht überschreiten! Das hat zwei Gründe: Ist der Anhang der E-Mail zu groß, besteht die Gefahr, dass sie im SPAM-Ordner des Unternehmens landet. Außerdem können Personaler_innen eine kleinere Datei schneller herunterladen. Ist dein PDF-Format zu groß, kannst du dieses durch das oben genannte Tool FreePDF auch verkleinern.

  6. Formalitäten beachten – Rechtschreibung, Grammatik und Co.

    Auch wenn der förmliche Brief etwas aus der Mode gekommen sein mag: Bei einer förmlichen E-Mail gelten dennoch die gleichen Richtlinien. Wie bei einer klassischen Bewerbung wird auch online erwartet, dass bei förmlichen Anreden, Grußformeln und anderen Merkmalen die formelle Schreibe beachtet und angewendet wird. Auch die Rechtschreibung muss fehlerfrei sein. Alles andere wirkt nachlässig. Rechtschreibfehler sind bei vielen Personalverantwortlichen ein K.O-Kriterium. Bester Tipp nach wie vor: Lass deine Unterlagen noch von jemand Dritten kontrollieren.

    Bei einer E-Mail-Bewerbung fällt der Blick von HR-Manager_innen übrigens auch auf die Adresse. Absender_innen bzw. ein E-Mail-Account à la schlumpfine92@provider.de oder klauskickerking@provider.com wirken nicht sonderlich professionell und bleiben ein No-Go. Achte für den ersten Eindruck deshalb auf eine seriöse Mail-Adresse, am besten vorname.nachname@provider.de.

    Im Textfeld der E-Mail sollten deine kompletten und aktuellen Kontaktdaten mit deiner privaten Telefonnummer stehen. So erleichtert man den Personalverantwortlichen den schnellen Zugriff, da sie dazu später nicht extra noch einmal den Anhang der Mail aufrufen muss.

  7. Was ist eine E-Mail-Bewerbung?

    Für eine E-Mail-Bewerbung – z. B.: auch bei Initiativbewerbungen – fügst du deine gesamten Bewerbungsunterlagen als eine digitale Datei zusammen und versendest diese als Anhang in einer E-Mail an das Unternehmen. Die klassische Bewerbungsmappe wird also nicht mehr ausgedruckt und per Post eingereicht, sondern per E-Mail verschickt. Eine „E-Mail-Bewerbung schreiben“ ist also nicht ganz der richtige Ausdruck.

    Die Vorteile einer E-Mail-Bewerbung liegen dabei für die Bewerber_innen wie für die Personalverantwortlichen klar auf der Hand:

    • Es ist schneller als der Versand per Post, zudem kann man als Bewerber_in in kürzerer Zeit mehr Bewerbungen schreiben und verschicken
    • Es ist günstiger und umweltfreundlicher (kein Porto, kein Papier, keine Mappe etc.)
    • Es ist praktischer, denn die Unterlagen können innerhalb des Unternehmens schnell und leicht an die richtigen Personen weitergeleitet werden
    • Du kannst auf schnellem Weg an das Interesse der Unternehmen anknüpfen, die dein Absolventa-Profil überzeugend finden.

    In einer Umfrage geben dementsprechend auch 71 Prozent der befragten Personalverantwortlichen an, dass sie am liebsten Bewerbungen per E-Mail erhalten.

    Quelle: statista.de (2016) http://de.statista.com/statistik/daten/studie/408875/umfrage/favorisierte-bewerbungswege-deutscher-unternehmen-von-hochschulabsolventen/

    Gerade der erste Punkt sollte überzeugen: Wenn du einmal deine Bewerbung erstellt hast, ist es sehr leicht, sie immer wieder anzupassen und dich neu zu bewerben. Wer dann dennoch seine Unterlagen postalisch versendet, suggeriert den Empfänger_innen, dass er im Umgang mit Onlinebewerbungen wenig vertraut ist.

  8. Checkliste für deine E-Mail-Bewerbung

    • Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse vollständig und ohne Fehler?
    • alle Dokumente in einer PDF?
    • PDF nicht größer als 5 MB?
    • Anschreiben in E-Mail mit richtigem Ansprechpartner?
    • Betreff aussagekräftig?
    • Anhang nicht vergessen?
    • richtige E-Mail-Adresse des Unternehmens?