Bewerbung im Bereich Verwaltung & Assistenz.

Wer sich auf eine Position im Bereich Verwaltung & Assistenz bewirbt, sollte mit seiner Bewerbung von Beginn an überzeugen und die Konkurrenz damit ausstechen. Tipps für die Bewerbung als Bürokaufmann, im Büromanagement oder als Managing Assistant vom Anschreiben bis zum Vorstellungsgespräch findest du hier.

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  1. Bewerbungsvorlagen.

    Für einen Job im Bereich Verwaltung & Assistenz, zum Beispiel als Bürokaufmann, empfiehlt sich ein klassisches oder modernes Bewerbungsmuster.

  2. Bestandteile deiner Bewerbung.

    Egal, ob Praktikum oder Festanstellung – eine Bewerbung als Bürokaufmann bzw. Bürokauffrau und in anderen Verwaltungs- und Assistenz-Berufen enthält immer ein Anschreiben sowie einen Lebenslauf. Passt der Lebenslauf auf den ersten Blick, schaut der Personaler sich als nächstes das Anschreiben an. Ergänzt werden kann deine Bewerbung durch ein Deckblatt. Dieses liegt zwischen Anschreiben und Lebenslauf.

  3. Das Anschreiben.

    Dein Anschreiben als Bürokaufmann bzw. für den Bereich Büromanagement, Assistenz oder Verwaltung sowie der Rest der Bewerbung sollten einheitlich gestaltet werden. Dabei ist weniger mehr: Das Design darf nicht vom Inhalt ablenken.

    Beziehe dich in deinem Anschreiben immer genau auf die jeweilige Stellenbeschreibung und begründe, weshalb du dich genau auf die ausgeschriebene Stelle bewirbst. Gib dabei nicht stur die einzelnen Stationen in deinem Lebenslauf wieder, sondern überzeuge den Personaler von deiner Motivation und deinen Stärken. Belege dabei deine Kompetenzen immer mit einem Beispiel aus deiner Praxiserfahrung.

    Egal, ob du dich für ein Praktikum oder eine Festanstellung bewirbst: Kaufmännische Jobs erfordern sehr gute kommunikative Fähigkeiten und vor allem präzises Arbeiten. Dein Anschreiben als Bürokaufmann kann somit als eine erste Arbeitsprobe gesehen werden. Es gibt dem Personaler Aufschluss darüber, wie ordentlich und genau du arbeitest und wie gut du dich ausdrücken kannst. Insbesondere bei Bürokaufleuten achtet der Arbeitgeber auf einwandfreie Bewerbungsunterlagen. Verständlicherweise: Bewirbst du dich als Assistenz der Geschäftsführung und schickst später fehlerhafte Schreiben an wichtige Kunden raus, hat dein Chef ein Problem.

  4. Der Lebenslauf.

    Halte deinen Lebenslauf im gleichen Stil wie das Anschreiben. Sofern du kein Deckblatt verwendest, beginnt dein Lebenslauf immer mit deinen Kontaktdaten und persönlichen Angaben und gliedert sich im Anschluss in verschiedene inhaltliche Blöcke. Auch hier gilt wieder: Sei so konkret wie möglich und führe nur für die Stelle relevante Stationen in deinem Lebenslauf auf. Übersichtlichkeit ist das höchste Gebot – wie sollst du im Büromanagement arbeiten und die rechte Hand des Chefs sein, wenn du schon in deinem Lebenslauf Chaos verbreitest?

    Nicht zu vergessen sind IT- und Sprachkenntnisse sowie freiwilliges Engagement und Hobbys. Ebenfalls wichtig ist ein gelungenes Bewerbungsfoto. Außer bei Kurzbewerbungen gehören auch Kopien von Zeugnissen und Zertifikaten in den Anhang deiner Bewerbung.

  5. Vorstellungsgespräch.

    Typische Fragen, die dir im Vorstellungsgespräch für eine Stelle als Bürokaufmann bzw. Bürokauffrau und anderen Verwaltungs- und Assistenz-Stellen begegnen können, sind:

    • Warum haben Sie sich für diesen Beruf entschieden?
    • Warum haben Sie sich bei uns beworben?
    • Wie stellen Sie sich einen typischen Tag in diesem Beruf vor?
    • Was wissen Sie über unsere Firma?
    • Was wissen Sie über unsere Konkurrenten?
    • Was sind/waren Ihre Lieblingsfächer in der Schule?
    • In welchen Bereichen würden sie sich noch gerne weiterbilden?
    • Welche Stärken zeichnen Sie aus?
    • Was sind Ihre Schwächen?

    Auch fachliche Fragen oder praktische Aufgaben können dich erwarten – stell dich zum Beispiel drauf ein, Aufgaben in einer Excel-Tabelle zu lösen oder ein simuliertes Telefonat mit einem aufgebrachten Kunden zu führen.

    Eigene Fragen.

    Idealerweise ist ein Vorstellungsgespräch ein Dialog, in dem beide Seiten Informationen geben und erfragen. Am Ende des Vorstellungsgesprächs wirst du die Möglichkeit haben, eigene Fragen zu stellen. Diese Chance solltest du nutzen, um dem Personaler dein Interesse am Unternehmen und der Position zu zeigen. Eigene Fragen könnten sein:

    • In welchen Bereichen werde ich eingesetzt?
    • Gibt es die Möglichkeit zur Weiterbildung?
    • Welche zusätzlichen Qualifikationen sollte ich noch erwerben?
    • Mit welchen Abteilungen werde ich auf der Position besonders eng zusammenarbeiten?
    • Wie erfolgt die Einarbeitung?
    • Gibt es einen Vorgänger auf der Stelle oder wird sie neu geschaffen?

    Organisatorisches wie Gehalt und Urlaub wird geklärt, wenn inhaltlich keine Fragen mehr offen sind.

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