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Struktur und Netikette

Geschäftliche E-Mails schreiben und beantworten

Geschäftliche E-Mails schreiben und beantworten

Der elektronische Brief hat den postalischen Schriftverkehr weitgend verdrängt und ist auch in der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Allerdings fällt es vielen Versendern noch immer schwer, die E-Mails auch formell korrekt zu verfassen. Das wird dadurch verstärkt, dass E-Mails dazu verleiten, Förmlichkeiten, Grammatik und Groß- und Kleinschreibung zu vernachlässigen. ABSOLVENTA gibt Tipps für das Schreiben von E-Mails im geschäftlichen Umfeld.

Insbesondere bei Online-Bewerbungen und beim E-Mail-Kontakt zu Personalern oder potentiellen Arbeitgebern bedarf es großer Sorgfalt. Hier kommt die sogenannte „Netikette“ ins Spiel, die bei jedem elektronischen Informationsaustausch beachtet werden sollte.

Das Wort „Netikette“ setzt sich aus den Begriffen net = Internet und Etikette = gutes Benehmen zusammen und umfasst einige Regeln, die beim Schreiben und Beantworten von E-Mails beachtet werden sollten, insbesondere im Bewerbungsprozess und bei geschäftlichen E-Mails.

Der richtige Einstieg

Nicht-private E-Mails müssen, genau wie Briefe, aussagekräftig und korrekt sein und klare Botschaften enthalten. Das Anliegen sollte klar und deutlich sowie in kurzen Sätzen formuliert werden. Das erspart dem Empfänger Zeit und erleichtert das Verständnis.

Die richtige und vollständige Anrede ist ebenso wichtig wie der Betreff der E-Mail. Aus der Betreffzeile sollte der Empfänger sofort entnehmen können worum es sich in der E-Mail handelt. Bei der Anrede hat sich Sehr geehrte(r)Frau/ Herr XY durchgesetzt.

Wenn man schon einige E-Mails ausgetauscht hat, darf mitunter auch das informellere Guten Tag Frau/ Herr XY verwendet werden. Wichtig ist dabei auch den Titel korrekt zu verwenden. Bei der E-Mail-Korrespondenz mit dem Hochschulprofessor wird das Wort Professor stets ausgeschrieben, wobei ein Doktortitel mit Dr. abgekürzt wird.

Sollte der Empfänger mehrere Titel tragen, z.B. Professor Dr. Müller, so wird bei der Anrede nur der höchste Titel genannt, in diesem Fall Professor Müller.

Stil und Formalitäten

Eine E-Mail ist kein Telefongespräch, deshalb sollte auch keineswegs so geschrieben werden, als ob es sich um ein lockeres Gespräch handelt. Genauso wenig ist eine E-Mail eine SMS, bei der so viele Informationen wie möglich durch zahlreiche Abkürzungen übermittelt werden sollen.

E-Mails sollten immer korrekt, vollständig und höflich verfasst werden und selbstverständlich in richtiger Rechtschreibung, Grammatik, Interpunktion sowie Groß- und Kleinschreibung formuliert sein. Daran führt kein Weg vorbei, wenn man will, dass die E-Mail ernst genommen wird.

E-Mails richtig strukturieren

Der richtige Aufbau einer E-Mail beginnt mit dem aussägekräftigen Betreff, der höflichen Anrede und einem kurzen Einleitungssatz. Der Hauptteil der E-Mail sollte in Absätze gegliedert werden, da dies das Lesen und Verstehen erleichtert. Zur Verabschiedung gehört ein freundlicher Schlusssatz, die Grußformel, die übrigens nicht als MfG abgekürzt werden sollte und der Vor- und Zuname des Absenders. Bei einer geschäftlichen E-Mail folgen darauf noch eine Signatur sowie die gesellschaftsrechtlichen Angaben.

Richtig auf eine E-Mail antworten

Bei der Antwort auf eine E-Mail sollte auch gegebenenfalls die Betreffzeile aktualisiert werden. Steht beim Erstkontakt beispielsweise im Betreff „Bewerbung als Trainee im Controlling“, sollte sich der Betreff beim Antwortschreiben auf die erhaltene E-Mail beziehen, z.B. „Terminvereinbarung zum Vorstellungsgespräch“. Der Antworttext wird über die ursprüngliche Nachricht gesetzt, damit der Gesprächspartner den E-Mail-Verlauf nochmals zur Erinnerung gegenlesen kann.

Anhänge sollten nur versendet werden, wenn es sinnvoll ist oder wenn sie ausdrücklich erwünscht sind. Die Datenmenge sollte dabei nicht zu groß sein und in den gängigen Formaten wie PDF, JPG oder ZIP gehalten werden, damit sie der Adressat ohne Probleme mit den Standardprogrammen von Windows und Mac öffnen kann.

Allgemeine Do´s & Don´ts

Der Inhalt einer E-Mail sollte vor dem Versand noch einmal gecheckt werden, da Tippfehler nicht nur den Lesefluss stören, sondern auch unprofessionell wirken.

Scherze und Smileys haben in offiziellen und geschäftlichen E-Mails genauso wenig zu suchen wie die übertriebene Verwendung von Abkürzungen. Was beim E-Mail-Austausch mit Freunden und Bekannten völlig in Ordnung ist, kommt bei Personalern oder Vorgesetzten, Kunden oder Geschäftspartnern weniger gut an.

Auch ironische Äußerungen sollten vermieden werden. Studien ergaben nämlich, dass Ironie von der Mehrzahl der Leser nicht im Sinne des Absenders verstanden wird. (Smileys und Co. können da zwar zum Teil Abhilfe schaffen, doch die sind ja tabu!)

Die Beantwortung einer geschäftlichen E-Mail sollte möglichst innerhalb eines vpn 24 Stunden geschehen. Wochenenden bilden hier eine Ausnahme. Im Fall eines Urlaubs sollte mit einer Abwesenheitsnotiz darauf hingewiesen werden, dass sich die Antwort verzögern könnte.

Lesetipps:
>> Telefon-Knigge im Berufsleben
>> Tipps für die E-Mail-Bewerbung
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