Geschäftliche E-Mails schreiben und beantworten.

Geschäftliche E-Mails schreiben und beantworten.
Fällt es dir auch schwer, auf eine E-Mail zu antworten oder eine zu schreiben? Vor allem Berufseinsteigern fällt es zu Beginn schwer, Nachrichten auch formell korrekt zu verfassen. So antwortest du richtig auf E-Mails und schreibst souveräne geschäftliche E-Mails. 
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  1. Allgemeine Tipps für E-Mails.

    Insbesondere bei Online-Bewerbungen und beim E-Mail-Kontakt zu Personalern oder potenziellen Arbeitgebern bedarf es großer Sorgfalt. Bei geschäftlichen E-Mails kommt die sogenannte Netikette ins Spiel, die bei jedem elektronischen Informationsaustausch beachtet werden sollte.

    Das Wort „Netikette“ setzt sich aus den Begriffen net für Internet und Etikette für gutes Benehmen zusammen und umfasst einige Regeln, die beim Schreiben und Beantworten von E-Mails beachtet werden sollten, insbesondere im Bewerbungsprozess und bei geschäftlichen E-Mails.

    Nicht-private E-Mails müssen deswegen, genau wie Briefe, aussagekräftig und korrekt sein und klare Botschaften enthalten. Das Anliegen sollte klar und deutlich sowie in kurzen Sätzen formuliert werden. Das erspart dem Empfänger Zeit und erleichtert das Verständnis.

    Timing.

    Die Beantwortung einer geschäftlichen oder offiziellen E-Mail sollte möglichst innerhalb von 24 Stunden geschehen. Wochenenden bilden hier eine Ausnahme. Im Fall eines Urlaubs sollte mit einer Abwesenheitsnotiz darauf hingewiesen werden, dass sich die Antwort verzögern könnte.

    Abwesenheit.

    Ist man geschäftlich verhindert, sollte man eine Abwesenheitsbenachrichtigung einrichten, sodass der Absender darüber informiert wird, dass er sich mit der Antwort gedulden muss. Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz:

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    vielen Dank für Ihre Nachricht.

    Vom [Datum] bis einschließlich [Datum] befinde ich mich leider nicht im Büro und kann Ihre Nachricht deswegen nicht beantworten. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen an meinen Kollegen Herrn [Name] unter [E-Mail-Adresse].

    Vielen Dank für Ihr Verständnis

    Mit freundlichen Grüßen

    Länge einer E-Mail.

    Wenn du in deinem Beruf E-Mails schreiben und beantworten musst, sollest du unbedingt auf die Länge deiner Nachricht achten. Als Faustformel kannst du dir merken, dass die komplette Nachricht auf einem Laptopbildschirm zu sehen sein sollte, ohne dass der Leser nach unten scrollen muss.

    E-Mails richtig strukturieren.

    Der richtige Aufbau einer E-Mail:

    • aussägekräftige Betreffzeile
    • höfliche Anrede
    • kurzer Einleitungssatz
    • Hauptteil in Absätze gegliedert
    • freundlicher Schlusssatz zur Verabschiedung
    • Grußformel, nicht als MfG abkürzen!
    • Vor- und Zuname des Absenders

    Bei einer geschäftlichen E-Mail folgen darauf noch eine Signatur sowie die gesellschaftsrechtlichen Angaben.

    Anhänge in E-Mails.

    Natürlich dienen E-Mails oftmals dazu, Dokumente weiterzuleiten. Achte jedoch beim Anhang darauf:

    • Im Text kurz auf den Anhang zu verweisen und welches Dokument dieser hat: Anbei finden Sie die Aufstellung der Ausgaben in einer Excel-Datei
    • Den Anhang nicht größer als 2 MB maximal 5 MB zu gestalten
    • Nicht zu viele Dokumente bzw. nur wirklich sinnvolle Dokumente zu versenden
    • Bei E-Mails außerhalb des Unternehmens Formate wie PDF, JPG oder ZIP zu verwenden, die von allen geöffnet werden können

    • Denke immer daran:* Der Leser muss den Anhang erst öffnen, dann herunterladen und abspeichern. Das kostet Zeit. Sinnvoller ist es deswegen, bei unternehmensinternen E-Mails anstatt einem Anhang einen Link zum Dokument auf dem Unternehmensserver zu senden. Eine weitere Möglichkeit ist auch, gleich ein Vorschau-Bild in die Nachricht zu setzen, wenn es zum Beispiel nur um eine kurze Abstimmung geht.

    E-Mail oder persönliches Gespräch?

    Gerade bei weitreichenden oder komplizierten Sachverhalten solltest du zwischen einer E-Mail und dem persönlichen Gespräch abwägen. Oftmals ist es effektiver und schneller, seinem Gegenüber den Sachverhalt im Gespräch zu erklären als in der Schriftform. Bevor du dich also eine halbe Stunde abmühst, deine Erklärungen zu verschriftlichen und dann noch einmal fünf Nachrichten hin und her gehen, um aufgetretene Fragen zu klären, ist es sinnvoller kurz zum Telefonhörer zu greifen oder ein persönliches Treffen zu vereinbaren. Anschließend kann man immer noch eine E-Mail schreiben, in welcher man die wichtigsten Punkte aufgreift.

    Welchen großen Anteil E-Mails an unserer Kommunikation haben, zeigt auch die folgende Grafik, die den Anteil der jährlich versendeten E-Mails (ohne Spam!) allein in Deutschland aufzeigt: 

    Quelle: statista.de (2016): https://de.statista.com/statistik/daten/studie/392576/umfrage/anzahl-der-versendeten-e-mails-in-deutschland-pro-jahr/

  2. Anleitung zum E-Mail schreiben.

    Der richtige Einstieg.

    Gleich vornweg steht der Betreff. Diesen sieht der Leser bevor er die E-Mail überhaupt öffnet. Aus der Betreffzeile sollte der Empfänger sofort entnehmen können, worum es sich in der Nachricht handelt. Zum Beispiel:

    • Mitarbeitergespräch am Freitag, den 03.05.
    • Einladung zum Seminar „Soft Skills“
    • Präsentationsunterlagen für das Kundenmeeting mit XYZ

    Die richtige und vollständige Anrede ist ebenso wichtig wie der Betreff der E-Mail. Bei der Anrede hat sich Sehr geehrte(r) Frau / Herr XY durchgesetzt.

    Wenn man schon einige Nachrichten ausgetauscht hat, darf mitunter auch das informellere Guten Tag Frau / Herr XY verwendet werden. Und bei Arbeitskollegen mit denen man per Du ist, geht auch ein Hallo Klaus.

    Wichtig bei der Anrede in der E-Mail ist außerdem, den Titel korrekt zu verwenden. Schreibst du deinem Hochschulprofessor, wird das Wort Professor stets ausgeschrieben, wobei ein Doktortitel mit Dr. abgekürzt wird.

    Sollte der Empfänger mehrere Titel tragen, z.B. Professor Dr. Müller, so wird bei der Anrede nur der höchste Titel genannt, in diesem Fall Professor Müller.

    Strukturierung im Hauptteil.

    Im Hauptteil solltest du kurz und knapp darauf zu sprechen kommen, was das Anliegen an den Leser ist. Achte darauf, Schachtelsätze zu vermeiden und verwende lieber Hauptsätze.

    Um den Lesefluss zu erleichtern, kannst du sparsam(!) Wörter fetten , um wichtige Informationen hervorzuheben.

    Auch Aufzählungszeichen sowie Absätze können dem Leser dabei helfen, Inhalte schnell zu erfassen und auf die einzelnen Punkte in seiner E-Mail zu antworten.

    Stil und Formalitäten.

    Eine E-Mail ist kein Telefongespräch, deshalb sollte sie auch nicht wie ein lockeres Gespräch geschrieben sein. Wenn du willst, dass deine Nachricht ernst genommen wird, achte auf eine richtige Rechtschreibung , Grammatik, Interpunktion sowie Groß- und Kleinschreibung.

    Schluss.

    Am Ende deiner E-Mail sollte sich eine Schlussformel befinden sowie ein Grußwort. Am verbreitesten ist Mit freundlichen Grüßen – verzichte hierbei jedoch auf die Abkürzung „MFG". Weitere Möglichkeiten sind auch Liebe Grüße oder mit Zusatz wie Liebe Grüße und ein schönes Wochenende / Liebe Grüße und einen schönen Urlaub / Liebe Grüße aus Berlin.

    Danach wird kein Komma gesetzt, sondern du schließt du mit deinem Namen und deinem Vornamen sowie deiner E-Mail-Signatur. Die Grußformel sowie deinen Namen kannst du auch in deine Signatur mit einbinden.

  3. Richtig auf eine E-Mail antworten.

    Bei der Antwort auf eine E-Mail solltest du die oben genannten Punkte berücksichtigen sowie folgende Angaben miteinbeziehen, damit sich der Leser auch zurechtfindet.

    Betreffzeile aktualisieren.

    Steht beim Erstkontakt beispielsweise im Betreff „Bewerbung als Trainee im Controlling“, sollte sich der Betreff beim Antwortschreiben auf die erhaltene E-Mail beziehen, z. B. „Terminvereinbarung zum Vorstellungsgespräch“.

    Antwortest du ohne wesentlich neuen Inhalt, reicht auch die meist automatisch eingefügte Abkürzung „RE“, damit der Leser Bescheid weiß, dass es sich um eine Antwort auf seine E-Mail handelt.

    Formalität.

    Dein Antworttext wird über die ursprüngliche Nachricht gesetzt, damit der Gesprächspartner den E-Mail-Verlauf nochmals zur Erinnerung gegenlesen kann. Achte bei der Antwort auch darauf, wer eventuell noch in CC gesetzt war.

    Auch bei einer Antwort ist die richtige Anrede Pflicht – es gibt nichts Unhöflicheres als einfach gleich zu antworten.

    Gerade wenn du mit ranghöheren Personen schreibst, ist der Zusatz Vielen Dank für Ihre Nachricht oder Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort nach der Anrede und vor dem Hauptteil nie verkehrt.

  4. Diese Fehler sollten in E-Mails vermieden werden.

    • Tippfehler: Der Inhalt einer E-Mail sollte vor dem Versand noch einmal gecheckt werden, da Tippfehler nicht nur den Lesefluss stören, sondern auch unprofessionell wirken.
    • Scherze und Smileys: Scherze und Smileys haben in offiziellen und geschäftlichen E-Mails nichts zu suchen. Was beim Austausch mit Freunden und Bekannten völlig in Ordnung ist, kommt bei Personalern oder Vorgesetzten, Kunden oder Geschäftspartnern weniger gut an.
    • Abkürzungen: FYI („for your information“) oder RSVP („Um Antwort wird gebeten“) verwirren meist den Leser und sollten möglichst sparsam oder gar nicht eingesetzt werden. Im Fließtext können natürlich bspw., bzw., etc. verwendet werden.
    • Ironie: Auch ironische Äußerungen sollten vermieden werden. Studien ergaben nämlich, dass Ironie von der Mehrzahl der Leser nicht im Sinne des Absenders verstanden wird.
    • Links: Verlinkungen in E-Mails können vom eigentlich Thema abweichen und dadurch für Verwirrung sorgen. Ist jedoch ein Link zu einer relevanten Seite oder einem Dokument gesetzt, ist eine Verlinkung sinnvoll.
    • Ausrufezeichen: Ausrufezeichen im Schriftverkehr werden schnell als „Anschreien“ empfunden. Gerade wenn es sich um E-Mails mit Aufforderungen handelt, können Ausrufezeichen schnell als aggressiv aufgefasst werden! Mit einer freundlichen Antwort ist dann eher nicht zu rechnen! Absolut vermieden werden sollten mehrere Ausrufezeichen hintereinander, auch wenn dein Anliegen noch so dringend ist!!!!
    • CC: Vermeide es, zu viele Personen anzuschreiben bzw. in CC zu setzen.
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