Die 10 beliebtesten Projektmanagement Tools

Egal ob im Studium, im Job oder privat – du wirst immer mehrere Aufgaben tätigen müssen. Deshalb ist es wichtig, dass du lernst, wie du deine Projekte alle unter einen Hut bringst. Vor allem dann, wenn du im Laufe deiner Karriere Verantwortung über mehrere Aufgaben oder anderen Mitarbeiter:innen* nimmst, ist eine gute Organisation kritisch.

Methoden, um Projekte effizient zu managen, gibt es viele. Besonders beliebt sind dabei sogenannte Projektmanagement Tools – Software die die Planung, Organisation und Umsetzung von Projekten erleichtern.

Wir erklären dir in diesem Artikel, warum Projektmanagement so wichtig ist, wie du als Projektmanager durchstarten kannst und stellen zehn beliebte Projektmanagement Tools vor.

Finde Jobs im Bereich Projektmanagement in deiner Nähe:

Was ist Projektmanagement?

Wie der Namen es erahnen lässt, geht es beim Projektmanagement darum, ein Projekt erfolgreich durchzuführen. Das Projektmanagement umfasst die Koordination, Planung und Steuerung aller Komponenten, die Teil eines Projektes sind. Projekte, die es zu managen gilt, findest du überall im Leben, in diesem Artikel schauen wir uns aber das Projektmanagement im beruflichen Kontext genauer an. 

Der Projektmanagement-Prozess kann in vier Phasen unterteilt werden:

PHASE 1 PHASE 2 PHASE 3 PHASE 4
Konzeption Planung Realisierung Abschluss
Projektanalyse Bestimmung von Projektleitung und Team Projektcontrolling Endabnahme
Zieldefinition Feinplanung Risikomanagement Analyse des Projektablaufs
Definition der Termin- und Kostenziele Unterteilung in Teilprojekte Dokumentation Optimierung des Ablaufs für kommende Projekte
Risikoanalyse Festlegen der Verantwortungsbereiche Teamentwicklung
Projektorganisation Genaue Planung der Ressourcen
Analyse der Ressourcen Genauer Kostenplan
Grobplanung

Da es vor allem bei mehreren oder komplexen Projekten schnell vorkommen kann, dass man den Überblick verliert, gibt es verschiedene Systeme und Tools, deren Methoden speziell für das Projektmanagement gedacht sind. Beispielsweise kann Microsoft-Excel genutzt werden, um einen genauen Zeitplan zu erstellen oder du kannst deinen Kalender mit deinem Team teilen, um eine Übersicht der Verfügbarkeiten deiner Kollegen zu erhalten.

Außerdem gibt es verschiedene Methoden, die helfen, Projekte zu visualisieren, beispielsweise Gantt-Diagramme oder Kanban-Boards. Projektmanagement Tools vereinen diese Features und Methoden in einer App oder Software.

Bevor wir dir nun die beliebtesten Projektmanagement Tools vorstellen, schauen wir uns erstmal den Beruf Projektmanager genauer an. Zwar wirst du eh in fast jedem Beruf und Unternehmen Aufgaben managen müssen, doch vor allem größere und zeitintensivere Projekte bedürfen oft eines eigens dafür zuständigen Projektmanagers.

Projektmanager: Job-Definition und Voraussetzungen

Als Projektmanager bist du als Führungspersönlichkeit, sprich Projektleiter, für alle Vorgänge, die ein Projekt betreffen, verantwortlich. Die Projekte, die du betreust, können entweder firmeninterne Projekte, beispielsweise die Entwicklung einer neuen Funktion für ein Produkt, oder Projekte für Kunden, mit denen dein Unternehmen arbeitet, sein. Deine Hauptaufgabe ist die Organisation und Planung sowie die Durchführung von diesen Projekten.

Außerdem werden Projektmanager in Unternehmen verschiedenster Branchen gebraucht. Du kannst als Projektmanager beispielsweise an Projekten in folgenden Bereichen arbeiten:

Deshalb kannst du als Projektmanager auch in einem Unternehmen arbeiten, das nicht mit deinem Studienfach zusammenhängt. Dennoch solltest du zumindest die Grundlagen draufhaben und Basiswissen besitzen. Zudem wirst du als Projektmanager an Projekten in verschiedenen Abteilungen und Bereichen des Unternehmens arbeiten, deine Kernaufgaben werden jedoch immer gleich bleiben.

Dein Job ist es, Aufgaben zu koordinieren und zu delegieren, ein gut funktionierendes Projektteam zusammenzustellen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beseitigen sowie stets das große Ganze im Blick zu behalten.

Voraussetzungen

Wenn du im Projektmanagement durchstarten willst, ist Praxiserfahrung das A und O. Denn reine Projektmanagement-Studiengänge gibt es nicht. Dennoch kannst du erste Erfahrungen in deinem Studium sammeln, beispielsweise indem du es als Nebenfach nimmst, Praktika absolvierst oder als Werkstudent arbeitest. Alternativ kannst du Projektmanagement auch an einigen Fachhochschulen oder Dualen Hochschulen studieren. Hier wird eine Branchenspezialisierung angeboten, also solltest du schon im Vorhinein wissen, in welche Branche du später einsteigen willst.

Zudem brauchst du als Projektmanager auch so einiges an Soft Skills, schließlich gilt es den Überblick zu bewahren und ein Team zu managen.

Folgende Soft Skills solltest du als Projektmanager beherrschen:

Zertifikate und Weiterbildungen

Zertifikate und Weiterbildungen im Projektmanagement sind nicht zu unterschätzen und gelten sogar teilweise als Voraussetzungen für einige ausgeschriebene Positionen. Das Project-Management-Institute (PMI) bietet hierfür drei Zertifikate an:

  • Certified Associate in Project Management (CAPM) für Projektmitarbeiter
  • Project Management Professional (PMP) für Projektmanager mit Berufserfahrung
  • Programm Management Professional (PgMP) für Projektmanager im Multiprojektumfeld

Diese Weiterbildungen und Zertifikate kannst du privat, außerhalb der Arbeit oder des Studiums ablegen. Außerdem bieten viele Arbeitgeber Weiterbildungen als Benefit an. Das bedeutet, dein Unternehmen unterstützt dich dabei Zertifikate zu absolvieren, damit du dich innerhalb des Unternehmens weiterentwickeln kannst.

Diese Unternehmen bieten den Benefit Weiterbildung:

Projektmanagement im Berufsalltag

Auch wenn du nicht vorhast, später als Projektmanager zu arbeiten, wird das Projektmanagement in deinem Berufsalltag sehr wichtig sein. Schließlich gilt es in so ziemlich jedem Beruf, komplexe Aufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu lösen. Projektmanagement Tools helfen dir dabei, diese Aufgaben zu priorisieren, Schritt für Schritt zu lösen und verbessern so deine Organisation.

Fange deshalb schon so früh wie möglich damit an, deine Projekte – egal ob privat oder beruflich – zu koordinieren und durchzuplanen und dir die Grundlagen des Projektmanagements anzueignen. So wird es dir später leicht fallen, organisiert und sorgfältig zu arbeiten.

10 beliebte Projektmanagement Tools

Nachdem wir dir erklärt haben, warum das Projektmanagement so wichtig ist, zeigen wir dir nun zehn beliebte Projektmanagement Tools. Denn diese Tools sind nicht nur für Projektmanager nützlich, sondern erleichtern die Teamarbeit und den Arbeitsalltag auf allen Ebenen. Die Tools erfüllen zwei wichtige Funktionen:

  • Sie visualisieren die Aufgaben, aus denen das Projekt besteht, und gliedern sie in den Zeitplan ein.
  • Sie bieten einen zentralen Arbeitsbereich für die jeweiligen Teams, in dem alle Mitglieder Zugriff auf Dateien, Notizen und alle sonstigen Informationen haben und sich austauschen können.

Wie genau die jeweiligen Informationen dargestellt werden, das ist von Tool zu Tool unterschiedlich. Meist erstellen die Tools Kanban-Boards, Gantt-Diagramme oder To-do-Listen zur Visualisierung des Projekts.

Neben der Ästhetik und der Funktion, die das Tool erfüllen sollte, solltest du bei der Wahl eines Projektmanagement Tools auch die Kosten in Betracht ziehen. Vor allem die komplexeren Tools können schnell mehrere hundert Euro im Monat kosten.

In folgender Tabelle findest du unsere Auswahl an beliebten Projektmanagement Tools und die jeweiligen Vor- und Nachteile des Tools sowie die anfallenden Kosten.

Tool Beschreibung Kosten Vorteile Nachteile
Agantty Agantty ist auf Gantt Diagramme spezialisiert. Die Gantt Diagramme bilden die zeitlichen Abläufe und Aufgaben des Projekts als Balken ab. Die Projekt-Aufgaben können an die Beteiligten zugewiesen und erledigte Aufgaben abgehakt werden. Kostenlos, allerdings gibt es kostenpflichtige Features, die dazugebucht werden können. Das Tool ist kostenlos nutzbar.
Das Tool kommt aus Deutschland.
Das Tool ist vor allem dann nützlich, wenn du gerne mit Gantt-Charts arbeitest.
Es gibt keine App fürs Handy.
Es ist sehr einfach gehalten.
Es gibt kein Time Tracking Feature
Asana Asana ist eines der bekanntesten Projektmanagement Tools. Das Tool ist als App oder als Software erhältlich. Die Aufgaben eines Projekts können in Asana als Kanban Board, Gantt-Diagramm oder To-do-Liste angezeigt werden, somit behältst du dein Projekt stets im Überblick.

Außerdem kann das Projekt live mitverfolgt werden und alle Mitglieder des Teams können sich untereinander austauschen.
Die Kosten für Asana lassen sich in drei Stufen unterteilen:

1. Asana Basic: Für bis zu 15 Personen kostenlos
2. Asana Premium: 10,99 € pro Nutzer und Monat
3. Asana Business: 24,99 € pro Nutzer und Monat
4. Asana Enterprise: auf Anfrage
Sehr nutzerfreundlich, Asana kann auch von Anfängern gut genutzt werden.
Visuell sehr ansprechend und übersichtlich.
Das Projekt und der Status des Projekts sind leicht nachverfolgbar.
Asana ist auch als App erhältlich.
Die Gratisversion enthält nur sehr wenige Features.
Basecamp Basecamp ist in sechs Kernmodule organisiert, die jeweils der Organisation, der Planung, der Kommunikation, der Dokumentation, Zeitplänen und dem Datenaustausch gewidmet sind. So lässt sich ein Projekt ganz leicht erstellen. kostenlose Testversion für 30 Tage,
90 € pro Monat für eine unbegrenzte Anzahl Nutzer
Leicht einzurichten und in vorhandene Software zu integrieren.
Anhand der übersichtlichen Timeline kann das Projekt einfach live nachverfolgt werden.
Das Tool ist auch als App erhältlich.
Für komplexeres Projektmanagement ungeeignet.
Bitrix 24 Diese Software eignet sich vor allem für komplexeres Projektmanagement. So sind in diesem Tool beispielsweise auch Human Resource- und Kundenbeziehungs-Management (CRM) integriert. Die Kosten für Bitrix 24 richten sich nach den vier Paketen:

1. Free
kostenlos mit Basic-Features
2. Special Tarife
Start+ (2 Nutzer inkl.): 19 € / Monat
CRM+ (6 Nutzer inkl.): 55 € / Monat
Project + (24 Nutzer inkl.): 55 € / Monat
3. Business Tarife
Standard (50 Nutzer inkl.): 79 € / Monat
4. Professional (unbegrenzte Nutzerzahl): 159 € / Monat
Das Tool eignet sich vor allem für komplexeres Projektmanagement gut.
Daten können auf einem Server gespeichert werden und nicht in einer Cloud.
Nützliche Social-Media-Funktionen wie Webmail.
Bitrix 24 ist auch als App erhältlich.
Das Tool ist sehr aufwendig und komplex und am besten für Profis geeignet.
Die Einarbeitung in das Tool kann entsprechend lange dauern.
JIRA JIRA wurde vom Software-Giganten Atlassian erstellt und wird vor allem im Software-Bereich benutzt. In diesem Management Tool kannst du Kanban und Scrum Boards erstellen sowie mit Agile Views arbeiten. Die Kosten für JIRA lassen sich in drei Stufen unterteilen:

1. Free
für bis zu 10 Nutzer
2. Standard
6 € pro Nutzer pro Monat,
Inklusive 250 GB Cloud-Speicher
3. Premium
12 € pro Nutzer pro Monat,
unbegrenzter Cloud-Speicher
Vor allem für Software-Developer geeignet durch die Agile Views, Scrum Boards und das Ticketsystem.
Auch als App verfügbar
Die serverbasierten Lizenzen des Tools laufen 2024 aus, aktuell kann man nur Cloud-basierte Lizenzen kaufen.
Kompliziertes Tool, die Einarbeitung kann entsprechend lang dauern.
Das Tool hat keine eingebaute Timeline.
Microsoft Project Microsoft Project ist ein komplettes Projektmanagement-Tool von Microsoft. Projekte werden im Microsoft-Look visualisiert und es ähnelt Microsoft Office Suite sehr. Das erleichtert das Erstellen eines Projekts, wenn man sowie schon mit Microsoft Software arbeitet. Zudem gibt es eine Aufgabenübersicht und synchrone Gantt-Charts. Kosten für die serverbasierte Software:

Project Standard 2019: 849 €
Project Professional 2019: 1.509 €

Preise für die Cloud-basierte Software:

Project Plan 1: 8,40 € pro Nutzer und Monat
Project Plan 3: 25,30 € pro Nutzer und Monat
Project Plan 5: 46,40 € pro Nutzer und Monat
Ähnelt sich visuell und nutzertechnisch anderer Microsoft Software und ist demnach leicht nutzbar.
Die Tasks und Gantt-Charts lassen sich miteinander verlinken und leicht planen.
Auch als App auf dem Handy nutzbar.
Das Tool ist im Vergleich recht teuer.
Wenn du allgemein kein Fan von Microsoft-Produkten bist, wirst du auch Microsoft Project nicht mögen.
Monday Monday ist noch relativ neu auf dem Markt, aber punktet dafür mit seiner einfachen, visuellen Arbeitsweise. Ein Projekt ist ganz leicht mit nur ein paar Klicks zu erstellen. Außerdem gibt es Schnittstellen zu Apps wie Zendesk, Slack, Gmail usw. 1. Basic: kostenlos für 30 Tage, danach 24 € / Monat
2. Standard: 29 €/ Monat
3. Pro: 48 € / Monat
4. Enterprise: auf Anfrage
Visuell sehr modern und ansprechend.
Schnelle Einarbeitung dank der intuitiven Bedienung.
Sehr leicht individuell anpassbar.
Schnittstellen zu Zendesk, Slack, Mailchimp, Gmail, Dropbox usw.
Kein Timetracking.
Keine vollständig deutschsprachige Version verfügbar.
SAP Ruum Eine Projektmanagement Software aus dem Hause SAP. Eine künstliche Intelligenz mit dem Namen ADA fungiert als digitale Projektassistenz und hält die Nutzer auf dem Laufenden. In der Generalansicht sind alle Ruums (Projekte) mit einigen Basisinformationen gelistet und können vom Team live bearbeitet werden. 1. Basic
kostenlos,
unbegrenzte Anzahl an Räumen,
100 MB Speicher
2. Professional
10 € pro Nutzer und Monat,
10 GB Speicher
3. Enterprise
Auf Anfrage
Dank künstlicher Intelligenz wird das Projektmanagement wesentlich erleichtert.
Ruums ermöglichen, dass alle Teammitglieder live am Projekt arbeiten können.
Noch sehr neu und dementsprechend noch nicht ganz ausgereift.
Noch nicht alle Features sind fertig.
Trello Eines der bekanntesten Projektmanagement Tools und vor allem für den Alltag gut geeignet. Projekte werden in Team-Boards und Karten unterteilt. 1. Basic: kostenlos (bis zu 10 Team-Boards und ein Power-Up pro Board)
2. Business Class: 9,99 € pro Nutzer und Monat
3. Enterprise: 17,50 € pro Nutzer und Monat (ab 20 Nutzer; Preis sinkt ab >250 Nutzer)
Leichter Einstieg und kurze Einarbeitungszeit
Die gratis Basic-Version ist vor allem für kleinere Unternehmen oder Privatpersonen ausreichend
Trello ist auch als App erhältlich.
Für komplexes Projektmanagement ungeeignet.
Keine Echtzeitkommunikation (z. B. via Live-Chat).
Wrike Wrike punktet vor allem mit seinen Features der Echtzeitkommunikation. Beispielsweise gibt es bei Wrike Status-Updates in Echtzeit und Echtzeit-Kollaborationen in einem Live Editor sind möglich. Kostenlose Demo-Version aller Tarife für bis zu 5 Nutzer (Professional, Business, Marketing etc.) auf Anfrage.

1. Professional (5, 10, 15 Nutzer): 9,80 € pro Nutzer und Monat
2. Business (5-200 Nutzer): 24,80 € pro Nutzer und Monat
3. Enterprise (unbegrenzte Nutzer): Preis auf Anfrage
Time Tracking und Live Timeline Views möglich.
Echtzeitkommunikation möglich.
Live-Editor und Kollaborationen möglich.
Wrike ist auch als App erhältlich.
Nur online nutzbar, alle Teammitglieder müssen also stets eine stabile Internetverbindung besitzen.
komplizierte Einarbeitung.
Relativ teuer.
Du suchst einen Job? Check aktuelle Jobangebote.
WAS WILLST DU ALS NÄCHSTES LESEN?