Worauf Arbeitnehmer achten müssen

Datensicherheit am Arbeitsplatz

Datensicherheit am Arbeitsplatz

Die Themen Datenschutz und Datensicherheit sind angesichts der Datenskandale der letzten Jahre mittlerweile in aller Munde. Umso wichtiger ist es, auch als Arbeitnehmer zu wissen, worauf bei der Datensicherheit zu achten ist. ABSOLVENTA klärt auf.

Grundsätzlich sind beim Thema Datenschutz am Arbeitsplatz verschiedene Teilbereiche zu beachten.

  • Internet- und E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz
  • Schutz von Firmendaten
  • Umgang mit Passwörtern
  • Konsequenzen bei Fehlverhalten

Internet- und E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz

Sollte der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer gestattet haben, den dienstlichen E-Mail-Account und das Internet für private Zwecke zu nutzen, bedeutet das nicht automatisch, dass eine freie Nutzung möglich ist. Die Sorgfaltspflicht als Arbeitnehmer hat hier stets den Vorrang.

So ist äußerste Vorsicht mit dem Download und der Speicherung von Daten geboten. Wird zum Beispiel von einer Internetseite oder aus einer sonstigen Quelle eine Datei runtergeladen, die dann die betrieblichen IT-Systeme mit einem Virus, Trojaner oder sonstigen Schadensprogramm befällt, so kann dies erhebliche Nachteile für den Arbeitgeber zur Folge haben. Nicht nur ein erhöhter Kostenaufwand, sondern wirtschaftliche Schäden (Stillstand der Computeranlage, Arbeitsausfall, Verlust von Aufträgen etc.).Das kann arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Im konkreten Fall ist sogar die außerordentliche Kündigung möglich.

Tipp: Eine Zulässigkeit der Nutzung des betrieblichen Internetanschlusses sowie der betrieblichen E-Mail-Adresse für private Zwecke sollte nicht dazu verleiten, absolut sorglos mit diesen Mitteln umzugehen. Das gilt besonders für Downloads, Streamings sowie pornographische und verfassungswidrige Inhalte. Auch sollte man mit der Freiheit zur privaten Nutzung des Internets verantwortungsvoll umgehen und dadurch nicht seine Arbeit vernachlässigen.

Schutz von Firmendaten

Beim Thema Datenschutz müssen Arbeitgeber ebenfalls darauf achten, sämtliche Informationen von Firmendaten vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Hierbei sind auch wiederum verschiedene Konstellationen denkbar.

Höchste Achtsamkeit beim Datenschutz gegen Zugriffe von Unberechtigten gilt vor allem für Arbeitnehmer, die ständig in direktem, persönlichem Kundenkontakt stehen. Wenn und soweit öffentlich zugängliche Räume vorliegen, muss der Arbeitgeber zwingend folgende Maßnahmen ergreifen:

  • Aktivieren einer Bildschirmsperre des Computers mit Passwortschutz
  • Aufbewahrung von Unterlagen in abgeschlossenen Behältnissen

Bei Verlassen des Arbeitsplatzes sollten die Arbeitsmittel so verschlusssicher aufbewahrt werden, dass ein Zugriff für Dritte nicht möglich ist.

Auch hier gilt, dass es auf den konkreten Einzelfall ankommt, ob und inwieweit ein Verlust entsprechender Daten bereits die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses zur Folge haben kann, oder aber ob der Arbeitgeber gezwungen ist, ggf. zunächst eine Abmahnung auszusprechen.

Dank der mobilen Arbeitszeit ist es heute keine Seltenheit, dass sensible Firmendaten auch auf firmeneigenen PCs, Notebooks oder externen Datenträgern gespeichert werden. Auch hier sollte man sicherstellen, dass entsprechende Datenträger nicht abhandenkommen. Ist hier der Datenträger des Unternehmens nicht mehr verfügbar, so kann es auch hier zu erheblichen arbeitsrechtlichen Konsequenzen kommen.

Umgang mit Passwörtern

Auch der Umgang mit Passwörtern ist äußerst wichtig. Unabhängig von den konkreten arbeitsvertraglichen Regelungen ist der Arbeitnehmer verpflichtet, ihm zugeteilte Passwort für sich zu behalten. So sollten Passwörter z.B. nicht auf einem Post-It am Bildschirm des Arbeitsplatzes verkündet werden oder unter „Firmenpasswort“ im Smartphone abgespeichert werden.

Wenn und soweit es arbeitsvertragliche, tarifvertragliche Betriebsvereinbarungen zur Datensicherheit im Unternehmen gibt, ist zugleich auch der entsprechende Änderungsmodus, innerhalb derer Passwörter zu ändern sind, zwingend einzuhalten.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat aus nicht entschuldbaren Gründen entgegen den arbeitsvertraglichen Pflichten ein Passwort zum Zugang des internen Firmensystems nicht geändert, woraus ein Schaden für das Unternehmen entsteht. Dies kann je nach Umfang des Schadens entweder zu einer Abmahnung, im Wiederholungsfalle zu einer verhaltensbedingten Kündigung oder bei extremen Schäden zu einer außerordentlichen Kündigung führen.

Konsequenzen bei Fehlverhalten

Jede Handlung des Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber im Einzelfall prüfen und dann abwägen, ob eine Sanktion über das Arbeitsrecht erfolgen soll.

Sofern Arbeitnehmer die betrieblichen Vorgaben einhalten und ansonsten die übliche allgemeine Sorgfaltspflicht einhalten, ist eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses nur äußerst schwer möglich. Allenfalls eine Abmahnung wegen eines Fehlverhaltens dürfte hier in Betracht kommen.

Wird jedoch bewusst und somit vorsätzlich oder grob fahrlässig gegen Datensicherheitsvorschriften und Datenschutzregelungen verstoßen, kann je nach den konkreten Umständen im Einzelfall eine außerordentliche Kündigung möglich sein. Grundsätzlich gilt daher beim Thema Datensicherheit: Vorsicht ist besser als Nachsicht.

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