Sperrvermerk Bachelorarbeit: Das musst du beachten.

Wenn du deine Bachelorarbeit, Masterarbeit, Dissertation oder eine ähnliche wissenschaftliche Arbeit in einem Unternehmen schreibst, muss deine Arbeit häufig einen Sperrvermerk beinhalten. Ein Sperrvermerk gilt für einen bestimmten Zeitraum und gibt vor, dass deine Bachelorarbeit, bzw. Masterarbeit, während des Zeitraums nicht veröffentlicht und von Dritten gelesen wird. Einen Sperrvermerk müssen Student:innen* dann benutzen, wenn sie mit sensiblen Daten oder Zahlen im Unternehmen arbeiten oder zum Beispiel im Rahmen der Bachelorarbeit ein Patent angemeldet wird.

Der Sperrvermerk wird auch Vertraulichkeitserklärung genannt, aber Achtung: Nicht alle Vertraulichkeitserklärungen sind Sperrvermerke. Wenn eine Person durch deinen Sperrvermerk nicht befugt ist, deine wissenschaftliche Arbeit zu lesen, sie aber trotzdem lesen möchte, so muss sie eine zusätzliche Vertraulichkeitserklärung ausfüllen.

In diesem Artikel zeigen wir dir, was in einen Sperrvermerk gehört und geben dir Sperrvermerk-Vorlagen, die du gratis kopieren kannst.

Bei einem Sperrvermerk, der auch als Vertraulichkeitserklärung bekannt ist, handelt es sich um einen kurzen Text (maximal eine Seite), den du nach dem Deckblatt in deiner Bachelorarbeit, Masterarbeit oder Dissertation anhängst. Der Sperrvermerk, bzw. die Vertraulichkeitserklärung, legt eine zeitliche Sperrfrist auf deine Arbeit – sie darf in diesem Zeitraum nicht veröffentlicht werden. Das heißt, dass auch Dritte deine Arbeit nicht ohne ausdrückliche Genehmigung des Unternehmens lesen dürfen. Das bedeutet wiederum auch, dass zum Beispiel deine Freunde nicht einfach so auf deine Bachelorarbeit schauen können (zum Beispiel für ein spontanes Lektorat). Alles muss zuerst mit deinem Betrieb abgesprochen werden. Meist aber sind bestimmte Personen generell von der Sperrfrist ausgeschlossen, zum Beispiel diejenigen, die das offizielle Lektorat machen oder deine Gutachter.

Nach Ablauf der vorgegebenen Sperrfrist darfst du über deine wissenschaftliche Arbeit verwalten und sie frei veröffentlichen. Sinn des Sperrvermerks ist es, dass sensible oder interne Daten, in die du bei deiner Zusammenarbeit mit dem Unternehmen Einblick erhalten hast, geheim gehalten werden, oder, dass eventuelle Patentanmeldungen nicht beeinträchtigt werden.

Ein Sperrvermerk ist vor allem im Bereich Ingenieurwesen und Technik gängig, denn dort wirst du in der Regel deine Abschlussarbeit anhand eines Projekts in einem Unternehmen ausarbeiten und deshalb auf interne Daten Zugriff haben oder an noch nicht eingeführten Produkten mitarbeiten.

Wie lang die Vertraulichkeitserklärung für deine Abschlussarbeit gilt, ist von einigen Faktoren abhängig, sie beträgt in der Regel aber einen Zeitraum von drei, fünf oder gar acht Jahren. Faktoren, von denen die Länge der Sperrfrist deiner Bachelorarbeit oder Masterarbeit abhängig ist, sind beispielsweise:

• Die Anmeldung eines Patentes
• Die Veröffentlichung von wissenschaftlichen Forschungsergebnissen oder Studien
• Die Einführung neuer Produkte oder Produktlinien
• Eine Veränderung der Abläufe und Prozesse in deinem Unternehmen
• Grundlegende Veränderungen in der Unternehmensstruktur

In jedem Fall gilt, dass du die Länge der Sperrfrist als allererstes mit deinem Unternehmen absprechen solltest. Auch mit deiner Hochschule solltest du über den Sperrvermerk und die Länge der Sperrfrist sprechen, denn es kann (je nach Studiengang) sein, dass eine öffentlich einsehbare Bachelorarbeit oder Masterarbeit ein Kriterium zum Studienabschluss ist. Vor allem bei einer Masterarbeit oder einer Dissertation kann es vorkommen, dass deine Universität die Ergebnisse deiner wissenschaftlichen Abschlussarbeit veröffentlichen will.

In der Gliederung einer Bachelorarbeit oder Masterarbeit, findet man den Sperrvermerk zwischen Deckblatt und Inhaltsverzeichnis. Ob du den Sperrvermerk aber vor oder nach dem Abstract einfügst, das ist dir überlassen – Hauptsache, er ist nach dem Deckblatt. Generell empfehlen wir aber, die Vertraulichkeitserklärung vor das Abstract zu platzieren, da dein Abstract eventuell sensible Daten enthalten könnte. Da der Sperrvermerk in deiner Abschlussarbeit vor dem Inhaltsverzeichnis steht, sollte er, wie alles andere vor dem Inhaltsverzeichnis, auch nicht im Inhaltsverzeichnis der Bachelorarbeit oder Masterarbeit auftauchen. Deshalb musst du im Sperrvermerk auch nichts zitieren.

Wenn du mehr Informationen sowie Tipps und Downloadvorlagen zu Themen wie dem Inhaltsverzeichnis deiner Bachelorarbeit, dem Deckblatt oder anderen Aspekten der Bachelorarbeit oder des Studiums suchst, dann wirst du in unseren Artikeln zum Studium fündig.

Ein Sperrvermerk ist in der Regel formlos. Dennoch gibt es ein paar Regeln, die zu befolgen sind. Denn da es sich bei einem Sperrvermerk um ein rechtskräftiges Dokument handelt, müssen bestimmte Sachen in jedem Fall erwähnt werden. Beispiele hiervon sind:

• die Dauer der Sperrfrist
• welche Teile der Arbeit von der Sperrfrist betroffen sind
• relevante Unterschriften

Damit du genau weißt, was alles in einen Sperrvermerk gehört, werden wir dir gleich einen Beispieltext zum Kopieren geben. Achte aber dennoch am besten im Lektorat nochmal darauf, dass alles Wichtige enthalten ist.

Eine Abschlussarbeit schreibt sich nicht an einem Tag. Von der Recherche übers Schreiben und Zitieren bis hin zum Lektorat bzw. Korrekturlesen – wissenschaftliches Schreiben braucht Zeit. Umso mehr, wenn du nebenbei schon arbeitest. Deshalb lohnt es sich, bei der Jobsuche auf Unternehmen zu achten, die flexible Arbeitszeiten anbieten. Dann kannst du das Schreiben deiner Bachelorarbeit (bzw. Masterarbeit o. ä. wissenschaftliche Arbeiten) mit deinem Job als beispielsweise Werkstudent vereinen.

Auch wenn die Vertraulichkeitserklärung einer Bachelorarbeit oder Masterarbeit in der Regel formlos ausfällt, gibt es dennoch einige wichtige Punkte, die in einen Sperrvermerk müssen, damit er in deiner Abschlussarbeit gültig ist. Diese haben wir bereits oben genannt. Damit du dir auch sicher sein kannst, dass alles Wichtige in den Sperrvermerk deiner Bachelorarbeit einfließt, haben wir im Folgenden einen Beispieltext, den du als Vorlage für deinen Sperrvermerk benutzen kannst.

Du findest zwei Beispieltexte, die du als Vorlage benutzen kannst. Unter den Vorlagen findest du eine generelle Vorlage und eine, die du dann nutzen kannst, wenn im Rahmen deiner Abschlussarbeit ein Patent angemeldet werden muss. Kopiere einfach den passenden Text, füge ihn in ein Word-Dokument ein und fülle ihn mit deinen Informationen aus. Im Abschluss musst du sie nur noch ausdrucken und den relevanten Personen zum Unterschreiben geben.Vergiss nicht, den ausgefüllten Sperrvermerk sowohl an die schriftliche als auch elektronische Version deiner Abschlussarbeit anzuhängen.

Folgende Bachelorarbeit/Masterarbeit mit dem Titel:

(Titel)

basiert auf internen und vertraulichen Informationen des Unternehmens:

(Unternehmen)

Deshalb ist eine Arbeitseinsicht, Veröffentlichung oder Vervielfältigung der Bachelorarbeit/Masterarbeit von Dritten, ohne eine ausdrückliche Genehmigung des Autors und des Unternehmens, nicht gestattet. Ausgenommen von diesem Sperrvermerk sind die betreuenden Dozierenden und die befugten Mitglieder des Prüfungsausschusses. Deshalb bitte ich darum, dass die Bibliothek der Universität X alle Pflichtexemplare inklusive der elektronischen Version meiner Bachelorarbeit/Masterarbeit nicht öffentlich zugreifbar verwahrt – dies beinhaltet auch Auszüge.

Des Weiteren bin ich damit einverstanden, dass die Bachelorarbeit/Masterarbeit nach Ablauf von X Jahren ab Datum der Unterzeichnung ohne Rückfrage für die Öffentlichkeit freigegeben wird.

(Deine Unterschrift, Ort und Datum)

Die Sperrung der Bachelorarbeit wird befürwortet von:

(Unterschrift deiner Betreuer und des Unternehmens)

Wenn im Rahmen deiner Abschlussarbeit eine Patentanmeldung abgeschlossen wird, solltest du Folgendes zu Beginn des Sperrvermerks hinzufügen:

Die Bachelorarbeit/Masterarbeit hängt mit einer Patentanmeldung zusammen. Damit das Patentverfahren nicht gefährdet wird, darf die Bachelorarbeit bis zur Veröffentlichung des Patents nicht veröffentlicht werden.

In der Regel wird dir schon vor dem Schreiben deiner Bachelorarbeit oder Masterarbeit gesagt, ob du einen Sperrvermerk brauchst oder nicht. Vor allem dann, wenn du deine Abschlussarbeit in einem größeren Betrieb mit einer großen Rechtsabteilung schreibst, sollte dir Bescheid gegeben werden, ob ein Sperrvermerk benötigt ist oder nicht. Bist du dir aber dennoch nicht sicher oder willst es genau wissen, so haben wir folgende Checkliste mit Fragen für dich erstellt. Schaue einfach, ob du die jeweilige Frage mit Ja oder Nein beantworten würdest, die Ergebnisse werten wir direkt im Anschluss aus.

Wenn du mindestens einen Punkt in dieser Checkliste mit „Ja” vermerkt hast, dann solltest du einen Sperrvermerk an deine Bachelorarbeit oder Masterarbeit anhängen. Wie schon oben erwähnt, gilt: Ein Sperrvermerk wird vor allem dann gebraucht, wenn du deine Bachelorarbeit in einem technischen Unternehmen schreibst und an der Produktentwicklung beteiligt bist.

Aber auch, wenn du eine Bachelorarbeit oder Masterarbeit zum Beispiel über ein Thema wie Finanzwesen schreibst, kann es gut vorkommen, dass du einen Sperrvermerk an deine Arbeit anfügen musst. Das gilt beispielsweise dann, wenn du interne Firmendaten, wie noch nicht veröffentlichte Umsätze, im Rahmen deiner wissenschaftlichen Arbeit auswertest.

Vertraulichkeitserklärung in einer Hausarbeit?

Ein Sperrvermerk kommt zwar am häufigsten in einer Bachelorarbeit, Masterarbeit oder Dissertation vor, doch auch in einer einfachen Hausarbeit oder einer Seminararbeit kann es vorkommen, dass du einen Sperrvermerk erstellen musst. Eine Vertraulichkeitserklärung in einer Hausarbeit oder einer ähnlichen wissenschaftlichen Arbeit, ist beispielsweise dann nötig, wenn du als Teil der Recherche oder dem Thema deiner Hausarbeit Betriebe anschreibst und nach sensiblen oder internen Daten fragst (zum Beispiel noch nicht veröffentlichte Verkaufszahlen). Aber auch, wenn du jemanden für deine Hausarbeit ansprichst und die Person vertrauliche Dinge preisgibt, ist ein Sperrvermerk nötig. Wenn du also eine Hausarbeit in Zusammenarbeit mit einem Unternehmen oder anderen Personen schreibst, solltest du in jedem Fall vor der Abgabe prüfen, ob ein Sperrvermerk gebraucht wird oder nicht.

Wenn du keinen Sperrvermerk für deine Bachelorarbeit oder Masterarbeit aushängen willst, beispielsweise weil du sie veröffentlichen willst, gibt es auch die Möglichkeit, dass du dich mit dem Unternehmen auf einen Kompromiss einigst. Du kannst zum Beispiel vorschlagen, dass du anstatt eines Sperrvermerks:

• Vertrauliche Daten in deiner Arbeit unkenntlich machst (zum Beispiel durch schwarze Balken oder indem du Klarnamen änderst)
• Den Sperrvermerk nur auf die Abschnitte der Bachelorarbeit anwendest, die besonders sensibel sind (beispielsweise Tabellenanhänge)
• Du das Unternehmen in deiner Abschlussarbeit namentlich nicht nennst, bzw. unkenntlich machst

Prinzipiell sind all dies Optionen, um einen Sperrvermerk zu umgehen. Dennoch solltest du alles in jedem Fall zuerst mit deinem Unternehmen besprechen, um einen Rechtsstreit zu vermeiden. Vor allem größere Unternehmen werden ihre eigene Rechtsabteilung haben, die sich genauestens mit dem Thema auskennen und dein erster Anlaufpunkt sein sollten.

Wenn du dich gegen einen Sperrvermerk und für eine andere Option entscheidest, dann solltest du im Lektorat nochmal darauf achten, dass der Sperrvermerk an die richtigen Teile deiner Arbeit angehängt wurde. Achte dabei auch auf das Zitieren, denn vielleicht hast du ja in einer Fußnote interne Daten als Zitat benutzt – auch diese müssen unkenntlich gemacht werden.

Egal ob Bachelorarbeit, Masterarbeit oder Dissertation, wenn du eine Abschlussarbeit schreibst, so wirst du wahrscheinlich kurz vor dem Ende deines Studiums und kurz vor deinem Berufsstart stehen. Vor allem, wenn du deine Arbeit in einem Betrieb schreibst, hast du beste Voraussetzungen, nach abgeschlossenem Bachelor oder Master übernommen zu werden.

Egal ob du einen Sperrvermerk für deine Bachelorarbeit oder Masterarbeit angebracht findest oder nicht, in jedem Fall solltest du noch bevor du mit dem Schreiben deiner Arbeit beginnst, mit der Firma, in der du die Arbeit schreibst, und deiner Universität besprechen, ob eine Vertraulichkeitserklärung gebraucht wird. Schließlich kann ein fehlender oder falscher Sperrvermerk eine ganze Reihe an legalen Schwierigkeiten mit sich bringen.

Unser Tipp zum Schluss: Wenn du dich gegen einen Sperrvermerk entscheidest und stattdessen sensible Daten unkenntlich machst, dann solltest du beim Lektorat bzw. beim Korrekturlesen nochmal besonders darauf achten, dass auch wirklich alle Daten unkenntlich gemacht worden sind. Generell sollte deine Arbeit von jemanden Korrektur gelesen werden, denn Fehler, zum Beispiel im Zitieren, sind leicht gemacht. In jedem Fall solltest du deine fertig geschriebene Bachelorarbeit, Masterarbeit oder Dissertation deinem Unternehmen zeigen, damit die Arbeit abgesegnet werden kann, bevor du sie zum Lektorat abgibst und noch einmal, bevor du sie final einreichst.