Assistenz der Geschäftsführung: Infos zum Beruf

Mit der Rolle der Assistenz der Geschäftsführung wird jemand betraut, der das Management entlasten und unterstützen soll. Deine Aufgaben erhältst du direkt von der Führung und hältst ihr so den Rücken frei. Du bist bei vielen wichtigen Terminen dabei und erhältst einen fundierten Einblick in die Aufgaben der Geschäftsführung. Oft beinhaltet dieser Job auch Sekretariatstätigkeiten wie telefonische und schriftliche Korrespondenz oder Büroorganisation.

Zu den wichtigen Aufgabenbereichen, die Assistenten der Geschäftsführung übernehmen, gehören:

• Kommunikation & Korrespondenz
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Datenanalyse
• Erstellung von Entwürfen & Präsentationen
• Unterstützung beim Schreiben von Reden

Nicht jede Geschäftsführung setzt ihre Assistenz auch für alle Bereiche ein. Einige Aufgaben werden lieber selbst übernommen oder an andere Mitarbeiter delegiert.

Welche Voraussetzungen braucht man in der Assistenz der Geschäftsführung?

Als Assistent der Geschäftsführung solltest du gut organisiert sein und gerne vielfältige Aufgaben übernehmen. Ein bestimmter Schul- oder Studienabschluss wird dafür rechtlich nicht vorausgesetzt, aber in vielen Fällen erwarten Arbeitgeber von dir eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ähnliche Qualifikationen.

Was muss ich studieren, um in der Assistenz der Geschäftsführung zu arbeiten?

Es gibt Jobs als Assistentin der Geschäftsführung, in denen du vorrangig Sekretariatsaufgaben übernimmst und wenig Verantwortung übertragen bekommst. Diese Positionen sind für ambitionierte Hochschulabsolventen oft weniger interessant, allerdings ist das vorab nicht immer klar ersichtlich.

Mit einem Abschluss in Betriebswirtschaftslehre (BWL) oder einem anderen wirtschaftlich geprägten Studiengang hast du nämlich fundiertes Wissen erworben, um die Geschäftsführung bei mehr als nur der Terminvorbereitung unterstützen zu können.

Was muss ich als Assistent der Geschäftsführung können?

Als Assistenz der Geschäftsführung ist es wichtig, dass du deinen Vorgesetzten gegenüber loyal bist und die dir übertragenen Aufgaben eigenständig ausführst. Du solltest dich gut mit gängiger Software, beispielsweise dem Office-Paket auskennen und eventuell auch Fremdsprachenkenntnisse mitbringen.

Freundlichkeit und ausgeprägte kommunikative und soziale Fähigkeiten sind ebenfalls wichtig. Abhängig vom Geschäftsbereich des Unternehmens oder deinen angedachten Aufgaben können noch weitere Fähigkeiten oder Kenntnisse von dir erwartet werden.

Was macht ein Assistent der Geschäftsführung?

Als Assistentin der Geschäftsführung unterstützt du die Geschäftsführung bei ihren Aufgaben und bereitest beispielsweise Termine oder Unterlagen vor. Konkret können dich folgende Tätigkeiten erwarten:

Sekretariatsaufgaben
Über deinen Schreibtisch als Assistenz der Geschäftsführung laufen Briefe und E-Mails, die du oft öffnen und sortieren sollst. So kannst du wichtige und dringliche Angelegenheiten von anderen Anfragen unterscheiden. Das betrifft auch eingehende Anrufe oder die Bitte um Gesprächstermine. Auch die interne Kommunikation, also mit Mitarbeitern des eigenen Unternehmens, kann zu deinen Aufgaben gehören. Darüber hinaus führst du häufig Protokoll bei Sitzungen.

Buchungen & Abrechnungen
Stehen Geschäftsreisen an, kümmerst du dich um die Buchung der Transportmittel und Unterkünfte. Vielleicht reservierst du Tische in Restaurants oder organisierst die verschiedenen Meetings und Termine, die während der Reise anstehen. Teilweise wirst du selbst auch dabei sein und stellst am Ende alle Unterlagen für die Reisekostenabrechnung zusammen.

Zuarbeit
Wenn die Geschäftsführung bestimmte Daten benötigt, um Entscheidungen treffen zu können, ist es oft Aufgabe der Assistenz, diese Daten zu beschaffen oder in eine geeignete Form zu bringen. Du kannst aber auch Präsentationen für den Geschäftsführer vorbereiten oder wirst um deine Meinung gebeten.

Wo arbeitet eine Assistentin der Geschäftsführung?

Da jedes Unternehmen eine Geschäftsführung benötigt, gibt es auch in nahezu allen Branchen Jobs für die Assistenz der Geschäftsführung. Das kann in der Industrie sein, in Verbänden, im Finanz- und Versicherungswesen, aber auch bei Energieversorgern oder in der Politik.

Überwiegend arbeitest du vom Büro aus, teils im klassischen Vorzimmer, teils im gleichen Büro wie die Geschäftsführung.

Da zwischen der Geschäftsführung und ihrer Assistenz im Idealfall ein sehr gutes Vertrauensverhältnis herrscht, hängt dein Job manchmal an der Unternehmensleitung. Wirst du in viele Aufgaben eingebunden, erhältst du so einen fundierten Einblick in die Führung eines Unternehmens und kannst dich bei Interesse später auch selbst auf Geschäftsführungspositionen bewerben. Möchtest du eher im Hintergrund bleiben und bist mit deiner Rolle zufrieden, solltest du trotzdem auf regelmäßige Weiterbildung achten, um auch mit der Zeit zu gehen und dir beispielsweise neue Technologien anzueignen. Aus der Verantwortung für kleinere Projekte kann dann schnell mehr werden, sodass auch der Aufstieg in andere Positionen möglich ist, zum Beispiel zum Projektleiter. Nicht zuletzt lässt sich auch as Gehalt als Assistenz der Geschäftsführung sehen, auch wenn es logischerweise geringer ausfällt als das Geschäftsführung Gehalt.