Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode hat nichts mit einem  europäischen Gebirge zu tun, sondern ist eine Technik, um Tagespläne zu erstellen. Diese Methode erfordert nur wenig Aufwand und steigert dennoch effektiv das Zeitmanagement. Erfinder dieser Methode ist der deutsche Ökonom und Ratgeberautor Lothar J. Seiwert.

Das Akronym ALPEN steht für

• Aktivitäten und Aufgaben
• Aktivitäten und Aufgaben
• Länge
• Pufferzeit
• Entscheidungen
• Nachkontrolle

Aktivitäten nach der ALPEN-Methode

Wenn Du die ALPEN-Methode auf Deinen Tagesplan anwenden möchtest, musst Du zunächst alle anstehenden Aufgaben und Aktivitäten des Tages auflisten. Dabei erfasst Du wirklich alle Tätigkeiten vom Meeting bis zur Postbearbeitung, bevor Du Dich Schritt zwei zuwenden kannst.

Länge abschätzen in der ALPEN-Methode

Mit der Länge ist bei der ALPEN-Methode die Aktivitätsdauer gemeint. Der Arbeiter ordnet dabei den Aufgaben einen ungefähren Zeitaufwand zu. Diese Zuordnung dient nicht nur als Abschätzung, wie lange etwas dauern könnte, sondern soll einen zeitlichen Rahmen abstecken. Beispiel: Mitarbeiterbesprechung: 30 Minuten. Werden diese 30 Minuten überschritten werden, tritt der nächste Schritt in Kraft. So kannst Du Deine Produktivität enorm steigern.

ALPEN-Puffer

Um unvorhergesehene Zeitverluste aufzufangen, plant die ALPEN-Methode sogenannte „Pufferzeiten“ ein. Ein plötzlicher Auftrag der dazwischenkommt, ein Telefongespräch, ein Kollege der plötzlich krank geworden ist – all diese Faktoren treten akut auf und bringen die Tagesplanung durcheinander. Die ALPEN-Methode rät dazu, nur etwa 60 Prozent der Zeit tatsächlich effektiv für arbeitsrelevante Aufgaben zu verplanen. 20 Prozent sollen als reine Pufferzeiten aufgeteilt werden. Weitere 20 Prozent der Arbeitszeit teilt der Anwender für „soziale Aktivitäten“ ein, beispielsweise für Gespräche mit den Kollegen.

Entscheidungen mit der ALPEN-Methode

Nachdem der Anwender den zeitlichen Rahmen gesetzt hat, entscheidet er über die Aufgaben. Was ist wichtig und was lässt sich doch noch morgen erledigen? Brauchst er für seine Präsentationsüberarbeitung wirklich noch zwei Stunden oder reichen anderthalb? Und welche Aufgaben lassen sich delegieren? Dabei sollte er realistisch bleiben, damit der Plan auch aufgeht. Was nicht auf den Zeitplan passt, muss er vertagen oder in die möglicherweise übrig gebliebene Zeit verschieben. Die Prioritäten kann er mit dem Eisenhower-Prinzip, ermitteln.

Nachkontrolle in der ALPEN-Methode

Auf ein System zu vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Am Ende des Tages solltest Du überprüfen, ob Dein Plan tatsächlich funktioniert hat. Auch die ALPEN-Methode lebt von Erfahrungswerten, weshalb das Zeitmanagement durch die Nachkontrolle profitiert. Durch die Nachkontrolle erhälst Du außerdem einen Überblick über die Tätigkeiten, die Du am nächsten Tag erledigen musst.

Die Alpen-Methode bietet eine Möglichkeit Dein Zeitmanagement zu optimieren. Allerdings ist es stark berufsabhängig, ob 60 Prozent Arbeitszeit tatsächlich ausreichend sind. Berufe in denen Überstunden und Termindruck zum Alltag gehören, lassen größere Pausen kaum zu.