Assistenz: Infos zum Berufsfeld

Die Assistenz der Geschäftsführung unterstützt das Management eines Unternehmens im operativen Tagesgeschäft und arbeitet den Führungskräften zu, sodass diese die Hände freihaben für ihre Kernaufgaben, Strategie und Führung.

Der Assistent ist also die rechte Hand des Chefs – er nimmt der Geschäftsleitung alles ab, was delegiert werden kann: das Organisieren von Terminen, das Erstellen von Präsentationen, das Beantworten von E-Mails, das Vor- und Nachbereiten von Meetings, das Ausfüllen von Formularen. Die Assistenz vertritt Vorgesetzte nach Außen und hilft dabei, Projekte zu planen und zu organisieren. Ein damit eng verwandter Beruf ist der als Referent der Geschäftsführung.

Als Assistent oder als Assistentin kannst du je nach Unternehmen und Branche in sehr unterschiedlichen Bereichen tätig werden. Dazu gehören zum Beispiel:

• Termine verwalten, Kalender koordinieren
• Schriftverkehr führen
• Geschäftsreisen planen
• Meetings vor- und nachbereiten
• Dokumente ablegen und digitalisieren
• Abschriften, Übersetzungen und Protokolle anfertigen
• Präsentationen erstellen, Reden schreiben
• Datenanalyse und -aufbereitung
• Kunden und Geschäftspartner empfangen

Dabei kannst du in der Rolle der Assistenz in Unternehmen eigentlich jeder Branche Beschäftigung finden.

Die Assistenz ist kein Berufsfeld, in dem es eine klassische oder obligatorische Ausbildung gibt. Oft werden Stellen als Assistent wie Junior- oder Trainee-Positionen mit Menschen besetzt, die später in die Position ihrer Vorgesetzten aufrücken wollen.

Daher brauchen sie oft fundiertes Fachwissen in dem Bereich, in dem sie assistieren. Assistenten in großen Wirtschaftsunternehmen haben also beispielsweise ein BWL Studium in der Tasche, der Assistent eines Fotografen studiert oft selbst Fotografie.

Was muss man studieren, um Assistent zu werden?

Um Assistent der Geschäftsführung zu werden, studierst du natürlich am besten das Studienfach, in dem du später auch assistieren willst. Da neben dem spezialisierten Fachwissen deiner Zielbranche auch noch weitere Fähigkeiten gefragt sind, welche Assistenten und Assistentinnen in allen Branchen beherrschen sollten, kann ein kaufmännisches oder betriebswirtschaftliches Studium – zum Beispiel BWL oder Projektmanagement – die meisten Kernkompetenzen eines guten Assistenten vermitteln.

Was muss ich als Assistentin können?

Assistenten sind Multitalente – sie sind stressresistent und haben keine Probleme, unterschiedliche Termine und Aufgaben im Blick zu behalten und zu priorisieren. Als Assistentin beherrschst du so viele unterschiedliche EDV-Anwendungen wie möglich, sprichst fließend Englisch, hast Menschenkenntnis und kannst schnell auf sich ändernde Rahmenbedingungen reagieren.

Eine gute Assistenz ist ordentlich, zuverlässig und präzise. Und im besten Fall ist sie unsichtbar – sie räumt Probleme schon aus dem Weg, bevor sie entstehen, sodass die Vorgesetzten die Arbeit ihrer Assistenten kaum bemerken.

Was macht ein Assistent?

Deine Aufgaben als Assistent hängen natürlich stark von der jeweiligen Branche ab, in der du arbeitest. Als Assistenz einer Modelagentur wirst du andere Aufgaben haben als in einer Unternehmensberatung. Doch einige Aufgaben und Tätigkeitsfelder haben alle Assistenten gemeinsam:

Planung und Organisation von Meetings und Terminen

Termine mit Kunden und Geschäftspartnern planen und organisieren, Gäste empfangen und bewirten, obligatorische Termine mit Behörden machen – all diese Beziehungspflege gehört in den Aufgabenbereich eines Assistenten. Dazu ist es nicht nur wichtig, Zeitmanagement zu beherrschen und gut organisieren zu können, sondern auch einschätzen zu können, was wichtig und was dringend ist.

Vorbereiten von Präsentationen und Reden

Als Assistenz solltest du Präsentationssoftware beherrschen, wissen, wie man eine fundierte Recherche durchführt, sich notwendige Informationen beschafft und sie ausarbeitet. Deine Kommunikationsfähigkeiten sollten dazu herausragend sein.

Planung und Organisation von Geschäftsreisen und Events

Die Assistenz der Geschäftsführung macht auch Reisen- und Eventplanung, dazu gehören Hotel-, Flug- und Zugbuchungen, Reisekostenabrechnungen und Spesenabrechnungen.

Genauso wie deine Aufgaben als Assistenz orientieren sich auch deine Karriereaussichten und dein Gehalt in diesem Beruf immer an der Branche, in der du tätig bist. In einer aufstrebenden Branche wie der Informationstechnologie wirst du besser verdienen als im Verlagswesen, in großen Konzernen besser als in kleinen Start-ups.

Assistenten werden grundsätzlich in jedem Berufsfeld gebraucht, daher wirst du mit Fachkenntnis und Organisationstalent schnell einen Job finden. Und wenn du gute Arbeit in der Assistenz machst, wird der Job schnell zum Karrieresprungbrett in eine leitende Position.