Chancen und Risiken für Bewerber

Tipps für die E-Mail-Bewerbung

Tipps für die E-Mail-Bewerbung

In den meisten Stellenangeboten findet sich heutzutage der Hinweis „Bitte schicken Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail zu“. Daran sollten sich Bewerber dringend halten, denn das hat gute Gründe. Weitere Infos und praktische Tipps von ABSOLVENTA.

Drei wesentliche Vorteile der E-Mail-Bewerbung:

  • Es ist schneller als der Versand per Post, zudem kann man als Bewerber in kürzerer Zeit mehr Bewerbungen erstellen und verschicken
  • Es ist günstiger und umweltfreundlicher (kein Porto, kein Papier, keine Mappe etc.)
  • Es ist praktischer, denn die E-Mail bzw. die Bewerbung kann innerhalb des Unternehmens schnell und leicht an die richtigen Personen weitergeleitet werden

Wer dann dennoch eine postalische Bewerbung verschickt kann entweder nicht richtig lesen oder zeigt dem Personaler, dass er keine Ahnung im Umgang mit dem Computer hat.

Besonderheiten der E-Mail-Bewerbung: Die Unterlagen

Die Bewerbungsunterlagen für eine E-Mail-Bewerbung sind im Prinzip dieselben wie für eine Bewerbungsmappe: Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse. Auch in dieser Reihenfolge. Hierbei ist die Besonderheit, dass man bei einer E-Mail-Bewerbung alle Dokumente möglichst in einer einzigen Datei verschickt. Maximal sollten es zwei sein: Eine Datei mit Anschreiben und Lebenslauf, die andere Datei enthält alle sonstigen relevanten Zeugnisse und Dokumente.

Anschreiben und Lebenslauf sollten in der gleichen Schriftart sein. Das wirkt stimmig und signalisiert sofort, dass die beiden Elemente zusammengehören.

Die elektronische Bewerbung ermöglicht es, (mehr) Grafiken, Bilder und Links einzubauen. So kann man seine Bewerbung kreativer gestalten und aus der Masse der Bewerber positiv hervorstechen. Übertreiben sollte man es damit allerdings nicht.

Anders als eine klassische Bewerbung muss die Online-Bewerbung nicht unbedingt eine Unterschrift tragen. Dennoch macht es einen besseren Eindruck, wenn man seine Unterschrift einscannt und am Ende des Anschreibens platziert.

Besonderheiten der E-Mail-Bewerbung: Sammeldatei als PDF oder ZIP

Wer schon einmal E-Mails mit einzelnen Fotos bekommen hat, weiß: Es ist deutlich praktischer, wenn man nicht jedes Bild bzw. jede Datei einzeln anklicken muss. Bei E-Mail-Bewerbungen geht es Personalern nicht anders. Wähle ein gebräuchliches Format für diese Sammeldatei, so müssen sie nicht jede einzelne Datei anklicken.

Ein Worddokument (.doc/.docx) eignet sich bei einer E-Mail-Bewerbung nur bedingt, denn dieses Dateiformat kann gelegentlich zu Problemen führen: Je nach Programmversion des Empfängers werden evtl. Formatierungen innerhalb des Dokuments verschoben, falsch oder gar nicht angezeigt. Das wirft dann ein schlechtes Bild auf die Bewerbung.

Allgemein empfiehlt es sich daher, eine einzige PDF-Datei mit allen Inhalten zu erstellen. So bleiben die Formatierungen wie z.B. Einzug oder Grafikelemente unverändert, egal welches Programm der Personaler zum Öffnen der Datei verwendet.

Word-Versionen haben ein kostenloses Add-On, mit dem man ein Worddokument in ein PDF umwandeln kann. Es gibt noch zahlreiche andere Tools wie z.B. FreePDF, mit denen man ein PDF für eine E-Mail-Bewerbung über das Druckermenü erstellen kann. Komprimierungsprogramme wie „WinZip“ sind auch gebräuchlich, aber nicht ganz so verbreitet. Sie können ungeschulten Personalern Probleme bereiten. Mit einem PDF ist man daher immer auf der richtigen Seite.

Vom Fotograf bekommt man seine Bewerbungsbilder meist in einer sehr hohen Qualität. So kann ein einziges Bild dann schon mal 10 MB groß sein. Bevor man es in seine Bewerbung einfügt, muss man die Dateigröße deutlich verringern.

Wie groß die Datei letztendlich ist, hängt davon ab, wie umfangreich die Bewerbungsunterlagen sind. Mehr als insgesamt 5 MB sollten es aber nicht sein. Das hat zwei Gründe: Ist der Anhang der E-Mail zu groß, besteht die Gefahr, dass sie im SPAM-Ordner des Unternehmens landet. Außerdem kann der Personaler eine kleinere Datei schneller herunterladen.

Besonderheiten der E-Mail-Bewerbung: Das Anschreiben im Textfeld

Auch die E-Mail-Bewerbung braucht ein Anschreiben. Viele Bewerber geben ihr komplettes Anschreiben in den Editor (das Texteingabefeld) des Mailprogramms ein, anstatt sie in die Bewerbungsdatei zu integrieren. Bitte nicht nachmachen, davon ist dringend abzuraten! Zum einen gilt es dabei zu beachten, dass Sonderzeichen und Umlaute je nach Browser in Füllzeichen zerstückelt werden können. Zum anderen kann das Bewerbungsschreiben dann von anderen übersehen werden, wenn die Bewerbung innerhalb des Unternehmens per E-Mail weitergeleitet wird.

Als Text an das Unternehmen im E-Mail-Editor reicht ein kurzer Text, zum Beispiel:

„Sehr geehrte(r) [Ansprechpartner(in)],

im Anhang zu dieser E-Mail finden Sie meine Bewerbungsunterlagen für die Stelle als [XYZ].

Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Name]“

In die Betreffzeile der E-Mail-Bewerbung sollte man in jedem Fall eingeben, auf welche Stelle man sich bewirbt. So kann der Personaler die Bewerbung sofort richtig zuordnen. Beispiel: Bewerbung auf Trainee-Stelle – Ref.-Nr. 123456.

Rechtschreibung, Grammatik und Co.: Formalitäten beachten

Auch wenn der förmliche Brief etwas aus der Mode gekommen sein mag: bei einer förmlichen E-Mail sollte man dennoch die gleichen Richtlinien anwenden. Wie bei einer klassischen Bewerbung per Bewerbungsmappe wird in der kompletten Bewerbung erwartet, dass bei förmlichen Anreden, Grußformeln und anderen Merkmalen die formelle Schreibe beachtet und angewendet wird. Auch die Rechtschreibung muss fehlerfrei sein. Alles andere wirkt nachlässig. Rechtschreibfehler sind bei vielen Personalern ein K.O-Kriterium.

Bei einer E-Mail-Bewerbung fällt der Blick des HR-Managers übrigens auch auf die Adresse. Absender à la schlumpfine92@provider.de oder klauskickerking@provider.com wirken nicht sonderlich professionell. Achte deshalb auf eine neutrale Namensgebung bei der offiziellen Adresse, am besten vorname.zuname@provider.de.

In der Signatur der E-Mail sollten die kompletten und aktuellen Kontaktdaten stehen. So erleichtert man dem Personaler den schnellen Zugriff auf diese Kontaktdaten, da er dazu später nicht extra noch einmal den Anhang der E-Mail-Bewerbung aufrufen muss.

Werden diese Hinweise konsequent beachtet, erhöht man schon allein dadurch seine Chancen im Personalauswahlverfahren. Die Jobbörse ABSOLVENTA wünscht viel Erfolg für die E-Mail-Bewerbung!

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Lies auch:
>> Online-Bewerbung: Darauf muss man achten
>> Bewerbung per Bewerbermanagementsystem
>> Active Sourcing - Kandidatensuche in Lebenslaufdatenbanken

Über den Autor

Lukas große Klönne
Lukas große Klönne

Ehem. Redaktionsleiter der Jobbörse ABSOLVENTA und Autor des Buches "Trainee-Knigge" – der Ratgeber für Berufseinsteiger.

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