Essenszuschuss.

Essenszuschuss.

Das musst du wissen.

  • Rechtlich gesehen hast du als Arbeitnehmer_in* keinen Anspruch auf einen Essenszuschuss.
  • Wenn dir dein Arbeitgeber einen Zuschuss zu Mahlzeiten anbietet, profitiert ihr beide steuerlich mehr davon, als wenn du ein höheres Gehalt bekommst.
  • Neben vergünstigten Speisen in der Kantine kannst du deinen Essenszuschuss auch in Form von (digitalen) Essensmarken bekommen.

Diese Unternehmen bieten den Benefit Essenszuschuss:

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Essenszuschuss als beliebter Benefit.

Viele Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern verschiedene Benefits zusätzlich zum monatlichen Gehalt, beispielsweise Mitarbeiterrabatte, Mitarbeiterevents oder Verkehrsmittelzuschüsse. Das hat oft für beide Seiten steuerliche Vorteile und ist ein gutes Employer-Branding-Instrument fürs Unternehmen. Besonders Young Professionals legen bei der Suche nach einem neuen Arbeitgeber großen Wert auf ein attraktives Benefit-Paket. Denn Benefits sind nicht nur finanzielle Vorteile, sondern symbolisieren auch, dass der Arbeitgeber dich wertschätzt und ihm Mitarbeiterzufriedenheit wichtig ist.

Lohnverzicht für Benefits

Laut einer Befragung der Unternehmensberatung Mercer würde jeder zweite Arbeitnehmer für ein Paket an attraktiven Benefits auf einen Teil des Lohns verzichten. Bei Arbeitnehmern zwischen 18 und 39 Jahren war dieser Trend sogar noch deutlicher zu sehen – 60 Prozent wären zu einem Lohnverzicht zugunsten von attraktiven Benefits bereit (Quelle: Mercer, 2020).

Beliebteste Benefits unter Arbeitnehmern

  1. Urlaubs- und Weihnachtsgeld
  2. Betriebliche Altersvorsorge
  3. Bonus/Erfolgsbeteiligung
  4. Wasser, Säfte und/oder Softdrinks
  5. Kantine/Essen

Auch die Zuzahlung zu Mahlzeiten ist unter den Top 5 Benefits gelandet. 27 Prozent der Arbeitnehmer aus der Generation Y wünschen sich eine Kantine oder sonstige Verpflegungsangebote von ihrem Arbeitgeber (Quelle: Employer Attractiveness Monitor 2018, Splendid Research GmbH). Das haben viele Arbeitgeber verstanden und bieten ihren Mitarbeitern – egal, ob es sich um kleine und mittelständische Unternehmen oder einen großen Konzern handelt – mittlerweile auch den Essenszuschuss als Benefit an. Schließlich sind regelmäßige Mahlzeiten wichtig, fördern das Wohlbefinden und nicht zuletzt auch deine Produktivität.

Positiver Effekt auf die Gesundheit.

Bietet dein Arbeitgeber die Basics in Sachen Verpflegung wie frisches Obst oder Wasser, kostenfrei an, wird es dir als Mitarbeiter natürlich leichter gemacht, ausreichend zu trinken und auf deine Vitaminzufuhr zu achten. Auch das Angebot von gesundem Essen, zum Beispiel in der Firmenkantine, trägt enorm dazu bei, dass Mitarbeiter sich gesünder ernähren. Darüber hinaus werden manchmal auch weitere Gesundheitsmaßnahmen angeboten. Allein der Zugang zu gesunden Speisen beeinflusst dein Ernährungsverhalten jedoch schon positiv (Quelle: Matson-Koffman, D.M. u.a., 2005). Auch die Bereitstellung einer Küche mit Kochstelle kann dazu beitragen, dass du eher frisch kochst als dir ungesunde Fertiggerichte zu kaufen.

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Wie viel kostet ein Mittagessen?

Laut einer Mitarbeiter-Studie der Spendit AG geben Arbeitnehmer für ihr Mittagessen im Schnitt 7,43 Euro aus. Dabei gibt es kleine Schwankungen innerhalb der Woche. Demnach starten die meisten relativ sparsam in die Woche, am Freitag gönnen sie sich dann aber ein bisschen mehr.

Wochentag Preis pro Mittagessen in Euro
Montag 7,24
Dienstag 7,38
Mittwoch 7,39
Donnerstag 7,49
Freitag 7,66

Rechtliche Grundlage zum Essenszuschuss.

Du möchtest auch vom Benefit Essenszuschuss profitieren? Zuerst einmal: Einen rechtlichen Anspruch auf den Essenszuschuss, auch Verpflegungszuschuss genannt, hast du leider nicht. Dein Arbeitgeber ist zur Zahlung von Essenszuschüssen grundsätzlich nur verpflichtet, wenn er sie durch

  • den Arbeitsvertrag
  • eine Gesamtzusage
  • eine betriebliche Einheitsregelung
  • eine Betriebsvereinbarung oder
  • eine betriebliche Übung zugesagt hat.

Ist die Zuzahlung zur Verpflegung also von vornherein in deinem Arbeitsvertrag festgehalten, muss sie dir auch von deinem Arbeitgeber gewährt werden – anderenfalls leider nicht.

So kann dein Essenszuschuss aussehen.

Eine Zuzahlung zu deiner täglichen Verpflegung klingt erst mal gut, oder? Diesen kann dir dein Arbeitgeber in verschiedenen Formen anbieten.

Kantine & Catering

Besonders in großen Unternehmen und Konzernen ist es üblich, dass es für alle Mitarbeiter eine firmeneigene Kantine gibt, in der sie verbilligte Mahlzeiten bekommen. Dort kannst du meist täglich aus drei oder vier Mahlzeiten wählen, für die du dann lediglich einen geringen Beitrag von ein paar Euro zahlen musst. Eine Firmenkantine bietet den Vorteil, dass du in deiner Mittagspause keine weiten Wege zurücklegen musst und sie gemeinsam mit deinen Kollegen verbringen kannst. 

Wie oft gehen die Deutschen in einer Kantine essen?

Häufigkeit Prozent
Täglich 3
Mehrmals in der Woche 10
Einmal in der Woche 3
Mehrmals im Monat 4
Einmal im Monat 4
Seltener 12
Nie 64

Eine Umfrage hat gezeigt, dass trotzdem nur die Wenigsten in einer Kantine essen gehen. Ein Grund dafür könnte sein, dass sie gar keinen Zugang dazu haben, weil sich eine betriebseigene Kantine für kleine und mittelständische Unternehmen meist gar nicht lohnt. Möchte dein Arbeitgeber aber trotzdem nicht auf diesen Mitarbeiter-Benefit verzichten, geht er vielleicht Kooperationen mit Unternehmen in der Umgebung ein, sodass du dann einfach als externe Person in deren Kantine vergünstigt essen kannst.

Eine weitere Möglichkeit ist Catering bzw. die tägliche Lieferung durch einen Essenslieferanten. Hierbei wählst du im Voraus aus zwei oder drei angebotenen Speisen pro Tag. Die Speisen werden zu vergünstigten Preisen für alle Mitarbeiter angeboten und in der Mittagspause geliefert. Eine etwas flexiblere Option ist die Lieferung von individuell zusammengestelltem, vorgekochtem Essen, welches im Kühlschrank aufbewahrt wird, bis du es dir in der Mittagspause selbst aufwärmst.

Kooperation mit Restaurant

Nicht ganz so geläufig, aber ebenso möglich, ist die Kooperation mit einem bestimmten Restaurant (bzw. Metzgerei, Imbiss etc.), meist in unmittelbarer Nähe deines Arbeitgebers. Die Kooperation läuft über eine Geldleistung deines Arbeitgebers gegenüber diesem Restaurant. Das heißt, du bekommst dort einen Rabatt auf die Speisen, den Rest übernimmt dein Arbeitgeber. Dieser Anteil wird meist monatlich von deinem Arbeitgeber an besagtes Unternehmen gezahlt.

Essensmarken

Die wohl häufigste Variante des Verpflegungszuschussses sind die Essensmarken. Seit den 1970ern kann ein Arbeitgeber in Deutschland das Mittagessen seiner Arbeitnehmer durch eine Zuzahlung fördern. Momentan sind Essensmarken aus Papier immer noch die am weitesten verbreitete Form. Die Essensmarken haben einen bestimmten Wert und werden beim Bezahlen wie Bargeld vorgelegt. Allerdings kannst du diese Gutscheine nur in Partnerrestaurants vorlegen, denn dein Arbeitgeber muss genau diesen Restaurants ja die Kosten erstatten. Und ganz ehrlich: Ein Gutschein aus Papier hat mittlerweile auch ausgedient.

Digitale Essensmarken

Viel praktischer als auf Papier sind digitale Essensmarken per App. Mit den ursprünglichen Essensmarken haben die allerdings gar nicht mehr viel zu tun. Mit der App für die Essensmarken kannst du dir deine Verpflegung genau dort besorgen, wo du möchtest. Das kann ein Imbiss, Restaurant, Café oder eben auch der Supermarkt um die Ecke sein. Du streckst den kompletten Betrag erst einmal vor, fotografierst den Beleg mit der App und bekommst dann einen gewissen Teil von deinem Arbeitgeber zurückgezahlt.

Ein weiterer Vorteil: Wenn dein Arbeitgeber einen Teil deiner Verpflegung übernimmt, kaufst du dir viel wahrscheinlicher auch wirklich etwas zum Mittag und verbringst die Pause nicht weiterhin vor dem Bildschirm. Denn eine ordentliche Pause abseits des Arbeitsplatzes gönnen sich nicht alle Arbeitnehmer. Laut einer Studie arbeiten nämlich fast die Hälfte aller Arbeitnehmer ihre Pause durch oder essen nur nebenbei am Arbeitsplatz etwas – Stichwort Desktop-Dining.

Wie häufig gehen Arbeitnehmer während Ihrer Mittagspause Tätigkeiten nach, die eigentlich als Arbeit gelten?

Häufigkeit Prozent
sehr häufig 21,8
eher häufig 25,3
unentschieden 10,4
eher selten 24,4
nie 18,1

Essenszuschuss im Home Office?

Gerade jetzt, wo viele Menschen aus dem Home Office arbeiten, können sie einen Motivationsschub für die Arbeit von zuhause aus gut vertragen. Und ein Essenszuschuss ist auch für die Arbeit aus dem Home Office möglich. Gerade hierfür eignen sich digitale Essesmarken hervorragend, denn damit kannst du dir Speisen bei deinem Wunschanbieter um die Ecke kaufen und bist nicht auf die Kooperationspartner des Essensgutscheins in Papierform angewiesen. Denn diese befinden sich oft in der Nähe des Arbeitsplatzes, was dir im Home Office aber wenig bringt.

! TIPP

Ein Essenszuschuss im Home Office bietet dir nicht nur leckeres Essen, sondern hilft dir dabei, während der Mittagspause deinen Arbeitsplatz zu verlassen, um eine Auszeit von der Arbeit zu bekommen.

Regeln für den Essenszuschuss.

Wenn dir dein Arbeitgeber vergünstigte Mahlzeiten über einen Essenszuschuss gewährt, musst du im Gegenzug auch ein paar Regeln einhalten:

  1. Wenn du für jeden Arbeitstag einen Zuschuss bekommst, musst du das Essen auch wirklich erwerben. Voraussetzung ist also, dass du an diesem Tag auch tatsächlich arbeitest. Bist du zum Beispiel krank, hast Urlaub oder bringst dir lieber von zuhause Verpflegung mit, kannst du den Bonus nicht einfach trotzdem einsacken, sondern musst ihn zurückzahlen bzw. wird er im nächsten Monat verrechnet.
  2. Du hast pro Arbeitstag nur Anspruch auf einen Zuschuss. Wenn du also am Montag deine Zuzahlung nicht beansprucht hast, kannst du am Dienstag nicht zum Ausgleich zwei vergünstigte Mahlzeiten fordern. Auch auf deine Kollegen darfst du deinen Zuschuss nicht übertragen, wenn du ihn selbst mal nicht in Anspruch nehmen kannst.
  3. Der Zuschuss darf den Wert deiner Mahlzeit nicht übersteigen, d. h. du kannst nicht mehr Geld bekommen als deine Speise eigentlich kostet.
  4. Du musst die Speise direkt bzw. während des Arbeitstages verzehren. Das heißt, private Einkäufe von Lebensmitteln auf Firmenkosten sind tabu!
  5. Die Zuschüsse dürfen den Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro überschreiten. Dein Arbeitgeber darf dir also zusätzlich zum Sachbezugswert maximal 3,10 Euro steuerfrei hinzugeben. Aber dazu erfährst du im nächsten Abschnitt mehr.

Steuern – das musst du beim Essenszuschuss beachten.

Generell gilt: Sachbezüge wie ein Verpflegungszuschuss sind Einnahmen aus einem Arbeitsverhältnis, die nicht aus Geld bestehen. Somit sind sie für dich ein geldwerter Vorteil, da deine Lebenshaltungskosten durch kostenlose oder vergünstigte Mahlzeiten sinken. Folglich muss der Essenszuschuss theoretisch auch deinem Arbeitslohn hinzugerechnet werden und ist dann lohnsteuerpflichtig. Aber die Sache ist etwas komplizierter. Eine Rolle für die steuerliche Beurteilung spielen:

  1. der amtliche Sachbezugswert der Mahlzeit
  2. der eigentliche Zuschuss durch den Arbeitgeber
  3. die Zuzahlung des Arbeitnehmers

1. Amtlicher Sachbezugswert

Ein Sachbezug ist eine Einkunft, die du nicht als Geldleistung erhältst, die aber zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt gehören. Manchmal nennt man das auch „Naturallohn“. Dazu gehören Waren, die du außerhalb deines Lohns bekommst, ein Dienstwagen, eine Wohnung oder eben auch Verpflegung. In der Sozialversicherungsentgeltverordnung (kurz: SvEV) sind die amtlichen Sachbezugswerte für Unterkunft und Verpflegung festgelegt. Im Fall von Verpflegung ist das der Wert, den ein Frühstück, Mittagessen oder Abendessen amtlich gesehen hat, nämlich (Stand 2021):

  • Frühstück: 1,83 Euro
  • Mittagessen: 3,47 Euro
  • Abendessen: 3,47 Euro

Die Werte werden jährlich angepasst, da sich die Lebensmittelpreise stetig verändern.

2. Verpflegungszuschuss durch den Arbeitgeber

Zusätzlich zum derzeitigen Sachbezugswert, zum Beispiel 3,47 € für ein Mittagessen, kann dir dein Arbeitgeber an jedem Arbeitstag eine steuerfreie Zuzahlung von bis zu 3,10 Euro obendrauf geben. Somit hast du als Arbeitnehmer die Möglichkeit, täglich eine Mahlzeit bis zu einer Höhe von 6,57 € einzunehmen.

3. Zuzahlung des Arbeitnehmers

Hiermit sind die Kosten gemeint, die du selbst für deine Mahlzeit zuzahlst.   Zunächst muss dein Arbeitgeber dir den Pflichtanteil in Höhe von 3,47 Euro, also den amtlichen Sachbezugswert, gewähren. Dieser Wert für ein Mittagessen ist pauschal angesetzt, der tatsächliche Preis für deine Mahlzeit ist dem Finanzamt damit egal. Darüber hinaus kann dir dein Arbeitgeber noch eine Zuzahlung von bis zu 3,10 Euro geben, der dann steuerfrei für ihn ist. Das bedeutet, dass dir dein Arbeitgeber insgesamt einen Essenszuschuss von maximal 6,57 Euro pro Mahlzeit gewähren kann (3,47 Euro Sachbezugswert + 3,10 Euro Arbeitgeberzuschuss). Dabei darf pro Arbeitstag lediglich eine Mahlzeit bezuschusst werden.   Ob du für deinen Essenzuschuss Steuern zahlen musst, hängt ganz davon ab, wie viel du selbst zuzahlst: 

  • Legst du aus eigener Tasche weniger als den Sachbezugswert von 3,47 Euro drauf, wird die Differenz (3,47 Euro minus deine private Ausgabe) als geldwerter Vorteil versteuert. Denn das ist ja quasi ein Betrag, den du „zu viel“ bekommen hast. 
  • Beteiligst du dich selbst zusätzlich zum Sachbezugswert (3,47 Euro) und der Zuzahlung deines Arbeitgebers (maximal 3,10 Euro) mit 3,47 Euro oder mehr für dein Mittagessen, bleibt der Essenszuschuss für dich steuerfrei. Denn dann hast du schließlich selbst bezahlt, was ein Mittagessen amtlich gesehen kostet, und hast keinen geldwerten Vorteil. 
  • Musst du wiederum gar nichts dazuzahlen, musst du den kompletten Sachbezugswert in Höhe von 3,47 Euro versteuern, denn das ist dein kompletter geldwerter Vorteil.

Zusammengefasst:

Der Essenszuschuss, den du von deinem Arbeitgeber bekommst, ist für dich steuerfrei, wenn er eine Höhe von 6,57 Euro nicht übersteigt (Sachbezugswert von 3,47 Euro plus steuerfreier Arbeitgeberanteil von 3,10 Euro) und du selbst mindestens 3,47 Euro selber hinzuzahlst.

Zahlst du weniger selbst hinzu, muss dein geldwerter Vorteil versteuert werden. Dieser Betrag wird entweder auf deinen Bruttolohn drauf gerechnet (davon gehen dann wieder Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge ab) oder dein Arbeitgeber versteuert den Betrag pauschal mit 25 Prozent. Bei dieser Pauschalierung profitierst du sogar, denn dann wird kein Sozialversicherungsbeitrag mehr angezogen.

Essenszuschuss vs. Gehaltserhöhung.

Wenn du der Meinung bist, dass du eine Gehaltserhöhung verdient hast, solltest du vorher noch mal überlegen, ob du stattdessen – oder zumindest für einen Teil davon – nicht lieber ein paar Benefits raushandeln willst. Denn wenn du die wirklich nutzt, bringen sie dir finanziell manchmal mehr als eine Erhöhung deines Brutto-Lohns. Warum? Bekommst du mehr Gehalt per Gehaltserhöhung, muss dein Arbeitgeber oft hohe zusätzliche Steuern zahlen. Dabei kommt nur ein kleiner Teil der Lohnerhöhung überhaupt bei dir als Arbeitnehmer an. Im Gegensatz dazu kommt dir ein Essenszuschuss als Benefit mit einer geringeren Steuerlast zugute.

! TIPP

Überlege, ob du einen Essenszuschuss oft in Anspruch nehmen würdest. Unterm Strich hast du dann nämlich mehr vom Essenszuschuss als von einer Gehaltserhöhung in gleicher Höhe.

Verpflegungszuschuss vs. Verpflegungsmehraufwand.

Nicht verwechseln: Verpflegungszuschuss und Verpflegungsmehraufwand klingen ähnlich, sind aber zwei verschiedene Paar Schuhe. Der Verpflegungszuschuss, also Essenszuschuss, gilt für die Arbeit in der regelmäßigen Arbeitsstätte, also Büro bzw. Home Office. Der Verpflegungsmehraufwand betrifft hingegen Auswärtstätigkeiten. Somit ist der Verpflegungszuschuss für alle Mitarbeiter möglich, der Verpflegungsmehraufwand nur für Mitarbeiter, die auch außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte arbeiten, z. B. wenn sie auf Dienstreise gehen oder Kundenbesuche tätigen. Der Verpflegungsmehraufwand gehört damit zu den sogenannten Spesen.

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