Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip ist eine Zeitmanagement-Methode, die helfen soll, die Priorität auf die wichtigen Teile eines Projektes zu legen. Das Pareto-Prinzip, oder auch 80/20-Regel, findet vor allem  im Zeitmanagement Anwendung. Eigentlich ist die Pareto-Verteilung eine reine Wahrscheinlichkeitsberechnung. Sie wurde erstmals von dem italienischen Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto angestellt.

Seine Entdeckung machte er bei der Untersuchung des italienischen Staatsetats am Anfang des 20. Jahrhunderts: 20 Prozent der italienischen Staatsbürger besaßen 80 Prozent des Staatsvermögens. Pareto fand auch weitere Anwendungsbereiche, auf die dieses Verteilungsschema passte. So können beispielsweise in einem Geschäft 80 Prozent der Kunden in 20 Prozent der Zeit bedient werden. Die restlichen 20 Prozent der Kunden brauchen viel Zeit in der Betreuung, weil sie zum Beispiel Reklamationen vorbringen, deren Bearbeitung zeitintensiv ist. Das Pareto-Prinzip bestätigt sich tatsächlich vielfältig, auch wenn es natürlich nicht immer zutrifft.

Pareto-Prinzip im Zeitmanagement

Beim Zeitmanagement soll das Pareto-Prinzip die Zeit-/Leistungs-Relation verbessern. Demnach muss man Prioritäten setzen, was tatsächlich erledigt werden muss und was im wahrsten Sinne des Wortes eher „Zeitverschwendung“ ist. Wer das Pareto-Prinzip beachtet, versucht 80 Prozent der anfallenden Arbeit in einem kurzen Zeitraum zu erledigen.

Wenn Du erkennst, welche Bereiche eines Projektes die meiste Zeit beanspruchen, kannst Du durch das Pareto-Prinzip relativ genaue Zeitpläne aufstellen. Aktives Zeitsparen ist durch das Pareto-Prinzip jedoch nicht möglich. Stattdessen lernt man, kein absoluter Perfektionist zu sein und einige minderwichtige Aufgaben zu delegieren oder nach hinten zu verschieben. Die  Kernaufgaben eines Projektes sind wichtiger, als die Kleinigkeiten, die es vollenden. Wenn die Zeit nicht für jedes Detail reicht, weil das nächste Projekt schon wartet, ist es sinnvoller, sich dem neuen Projekt zu widmen, auch wenn das erste noch nicht perfekt ist.

Pareto-Prinzip bei mehreren Aufgaben

Bei mehreren gleichzeitig zu erledigenden  Aufgaben ist es wichtig, eine Prioritätenliste zu erstellen. Nach dem Pareto-Prinzip werden nur 20 Prozent der Zeit dafür benötigt, 80 Prozent der Arbeit zu verrichten. Die restlichen 20 Prozent dienen nur der Perfektionierung. Das ist oft unwirtschaftlich, da viele Aufgaben nur eine 80prozentige Lösung erfordern. Nur wenige Sachen müssen wirklich bis ins letzte Detail perfekt sein.

Wenn man also gleichzeitig eine Präsentation vorbereiten, Rechnungen prüfen und einen neuen Angestellten einarbeiten muss, muss man Prioritäten innerhalb der einzelnen Projekte setzen. Bei einer Präsentation sind die Inhalte und die grobe Form besonders wichtig. Diese lassen sich in 20 Prozent Deiner gesamten Zeit fertigstellen. Formatierung, optische Kleinigkeiten oder eine Hintergrundmusik sind für eine Präsentation zwar schön, aber nicht so wichtig. Sie verschlingen oft sehr viel Zeit und können daher hinten angestellt werden. Du solltest also nach der Fertigstellung von Inhalt und grober Form der Präsentation zu der Einarbeitung des neuen Mitarbeiters übergehen. Du musst ihm nicht jede kleine Ecke des Büros zeigen, sondern ihm lediglich die wichtigsten Zusammenhänge erklären, damit er mit seiner Arbeit anfangen kann. Auch hier liegt wieder eine Priorität auf den grundsätzlichen Tätigkeiten. Danach kannst Du die wichtigsten Rechnungen begleichen.

Aber Vorsicht: Das Pareto-Prinzip ist keine Ausrede für mangelnde Gewissenhaftigkeit. Dennoch gilt für viele Bereiche: Es ist sinnvoller, alle Aufgaben zu 80 Prozent zu erledigen, als eine zu 100 Prozent und andere Aufgaben wegen Zeitmangels gar nicht anzugehen.