Das Büro der Zukunft: Wie geht’s weiter, wenn Corona vorbei ist?

Das Büro der Zukunft: Wie geht’s weiter, wenn Corona vorbei ist?

Das müssen Sie wissen

  • Das Büro der Zukunft wird nicht mehr fünf Tage in der Woche voll besetzt sein.
  • Flexible Arbeitsorte bieten neue Chancen für Mitarbeiter:innen* und Kandidaten.
  • Die Auswahl der richtigen Tools wird weiterhin zentral sein, um im Büro der Zukunft das Arbeiten zu gestalten.

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Das Online Event zum Büro der Zukunft

Viele Monate in einer Pandemie haben uns allen gezeigt, wie New Work funktionieren kann. Wie geht es aber weiter, wenn die Zeit der Kontaktbeschränkungen vorbei ist?

  • Können Sie sich eine 5-Tage-Woche im Büro noch vorstellen?
  • Gibt es zukünftig überhaupt noch Büros?
  • Können Arbeitnehmer von überall aus arbeiten?
  • Welche Herausforderungen gibt es?

Wir haben versucht, im Gespräch mit drei Gästen Antworten auf diese Fragen zu finden: Stefanie Zepf, People Lead bei mymuesli, Susanne Barbara Stein, Projektleiterin Moderne Arbeitswelten bei der BARMER und Ann-Kathrin Ramm, Recruiting Managerin bei zeb.

So sah das Büro während Corona aus

Ausgangspunkt für alle drei Unternehmen, über die unsere Gäste beispielhaft berichtet haben, war das Home Office. Susanne Barbara Stein von der BARMER berichtete, dass alle Mitarbeiter ins Home Office gehen durften, zum Teil aber auch ins Büro kamen.Dabei sei das Home Office nicht von Anfang an störungsfrei gelaufen. Geholfen habe, so Stein, den Mitarbeitern schnell Hilfestellung durch Anleitungsvideos zur Verfügung zu stellen.

„Die Pandemie hat bei uns einen weiteren Digitalisierungschub ermöglicht.“
Susanne Barbara Stein, Projektleiterin Moderne Arbeitswelten, BARMER

Ähnliches berichtete auch Ann-Kathrin Ramm von zeb. Auch zeb schickte seine Mitarbeiter ins Home Office und bot ihnen außerdem Wechselmodelle an. Da es aber schon vorher Home-Office-Möglichkeiten gab, habe zeb alle Voraussetzungen für die Umstellung erfüllt. Wenn möglich, fand der Einsatz der Consultants bei Kunden weiterhin statt – allerdings nur, wenn die Hygieneregeln der Kunden es zuließen. zeb konnte dabei beobachten, dass durch die Pandemie die Akzeptanz der Kunden für Online-Meetings statt Präsenz gestiegen ist.

„Gerade die Beratertätigkeit macht das Reisen und den Kontakt mit den Kunden vor Ort aus. Hier war für viele eine komplette Umstellung ins Home Office nicht vorstellbar“
Ann-Kathrin Ramm, Recruiting Managerin, zeb

Für mymuesli war laut Stefanie Zepf die Zeit im Home Office erst einmal nichts Außergewöhnliches. Mitarbeiter in der Produktion und Logistik waren vor Ort im Einsatz, alle anderen Mitarbeiter waren soweit möglich im Home Office. Viele kannten diese Situation aber schon, denn auch vor der Pandemie, bot mymuesli Home Office bei Bedarf an.

Die sozialen Kontakte und gemeinsamen Erlebnisse zu kompensieren, sei stattdessen in den Mittelpunkt gerückt, denn auf den Wegfall von echtem Austausch untereinander sei natürlich niemand vorbereitet gewesen. Ebenfalls wichtig sei es gewesen, an den Mitarbeitern dranzubleiben, um Lösungen zu finden.

„Uns war es ganz wichtig, regelmäßig nachzufragen, wie es unseren Mitarbeitern geht, was vielleicht auch nicht so gut läuft und zu überlegen, welche Maßnahmen wir für mehr Zufriedenheit ergreifen können.“
Stefanie Zepf, People Lead, mymuesli

! TIPP

  • Dailys einführen, um in Kontakt zu bleiben
  • Umfrage durch Chatbot „How are you?“, um Impulse zu bekommen, wie das digitale Arbeitsleben weiterentwickelt werden kann
  • Check-ups in den Teams, wie es allen am Anfang und Ende der Woche geht
  • Inspiration Day: alle haben frei und können den Tag so gestalten, wie sie wollen
  • Organisationsmaßnahmen für die Führungskräfte umsetzen, damit sie Impulse an die Teams weitergeben können
  • zeb Uni mit Vorträgen

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Herausforderungen im Home Office

Alle drei Gäste mussten durch die Pandemie und die neue Home-Office-Situation mit verschiedenen Herausforderungen umgehen.

„Eine der größten Herausforderungen war für uns, den Austausch untereinander aufrecht zu erhalten – beruflich wie privat.“
Ann-Kathrin Ramm, Recruiting Managerin, zeb

Viele Herausforderungen teilten die Unternehmen, auch wenn sie aus völlig verschiedenen Branchen kommen. Doch sie haben auch Lösungsansätze für ihre Herausforderungen gefunden. Hier haben wir die Herausforderungen und Lösungsansätze für sie gesammelt:

Herausforderungen für die Unternehmen Lösungsansätze der Unternehmen
Home Office und ansprechbar für Kunden sein - Transparenz
- Hygienekonzepte
- immer prüfen, was genauso gut auch online geschehen kann und was offline bleiben muss
Persönlichen Austausch im Team ermöglichen - Tools zur Verfügung stellen (Discord, Slack, wonder.me)
- Dailys und digitale Kaffeepausen ins Leben rufen
Team- und Unternehmenskultur erhalten - virtuelle Events zum Austausch mit „Echtem“ verbinden (zur Weihnachtsfeier echte Geschenke schicken, online gemeinsam kochen, nachdem alle die Zutaten für sie gesammelt erhalten haben)
- dezentrale Events bei den Teams anregen
Mitarbeiter schützen, die vor Ort sein mussten - Hygienekonzepte
- medizinische Einmalprodukte zur Verfügung stellen (Masken, Tests, Desinfektionsmittel)
Teams bei kreativer Ideenfindung unterstützen - Aktivitäten anregen (Among us, Escape Room, Weinrunden)
- Tools zur Verfügung stellen
Work-Life-Balance erhalten - arbeiten mit Rollenmodellen, sodass es keine Stellen- und Tätigkeitsprofile gibt – das Modell macht es möglich, sich gegenseitig zu vertreten, wenn es jemandem zu viel wird
- Check-ups, wie es den Mitarbeitern geht
Geschwindigkeit der technische Entwicklungen - Mitarbeiter mitnehmen, z. B. durch Erklärvideos
- Ansprechpartner definieren, die helfen können
„Die größte Herausforderung war es, in dieser Unsicherheit Sicherheit geben zu können“
Stefanie Zepf, People Lead, mymuesli

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Wie soll das Büro der Zukunft aussehen?

Auf die Frage, wie das Büro der Zukunft bei ihnen aussehen wird, haben unsere Gäste ganz unterschiedlich geantwortet. Aber ihre Zukunftsvisionen haben Gemeinsamkeiten. Die wichtigsten Thesen haben wir herausgefiltert:

1. Das Büro wird nicht abgeschafft, aber eine 5-Tage-Bürowoche wird es auch nicht mehr geben.

Ann-Kathrin Ramm erklärte, dass es die 5-Tage-Büro-Woche und das typische 4:1-Modell bei zeb wahrscheinlich nicht mehr geben werde. Stattdessen wird überlegt, Hybridmodelle aus Home Office und Terminen beim Kunden einzuführen. Reisen der Berater zum Kunden würden dann also nicht abgeschafft, es würde aber immer geprüft, wo sie auch durch Online-Meetings ersetzt werden könnten. Und das gilt nicht nur für zeb.

Ähnliches plant auch die BARMER, wie Susanne Barbara Stein berichtete. Mit einer digitalen Vertriebsberatung, Terminen von Ort (gegebenenfalls mit Hygienekonzept) und Home Office für alle, die keinen direkten Kundenkontakt haben, ist die 5-Tage-Büro-Woche auch hier nicht mehr nötig.

Auch mymuesli überlegt, die 5-Tage-Büro-Woche abzuschaffen:

„Viele Teammitglieder haben die Vorzüge des Home Office für sich entdeckt.”
Stefanie Zepf, People Lead, mymuesli

2. Das Büro wird ein Ort der Begegnung und des Austausches; es gibt aber keine festen Arbeitsplätze mehr.

Desksharing und Büros, die mehr sind, als Räume, in denen Tische stehen, das ist die Zukunftsprognosen der drei Gäste. Stefanie Zepf von mymuesli sieht in Open-Space-Büros, Erlebnisräumen und – ganz wichtig – in einladenden Küchen die Zukunft. Auch sie sind mehr als reine Funktionsräume zum Kaffee Kochen, sondern Orte der Begegnung und des Austausches.

Verändere Büroräume soll es auch bei der BARMER geben. Susanne Barbara Stein skizziert, dass es zum Beispiel Multifunktionsräume geben soll, die mehr variable Teamstrukturen ermöglichen.

Ann-Kathrin Ramm erklärte, dass auch zeb sich mit dem Thema beschäftigt und zumindest überlegt, feste Arbeitsplätze in Teilen abzuschaffen, um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, individuell festzulegen, wie sie arbeiten möchten:

„Wir prüfen, ob es feste Arbeitsplätze in der Zukunft noch geben wird, oder ob wir nicht wenigstens in Teilen auf Coworking Spaces, Shared Desks und Teamräume setzen.“
Ann-Kathrin Ramm, Recruiting Managerin, zeb

3. Der Arbeitsort wird flexibler wählbar.

Wer im Home Office ist und nicht mehr ständig im Büro an einem bestimmten Standort arbeiten muss, genießt eine große Flexibilität. Diese Vorteile wollen Arbeitnehmer auch nach der Pandemie weiter nutzen:

„Wir merken, dass von unseren Kandidaten aktiv nach flexiblen Arbeitsmöglichkeiten gefragt und geradezu verlangt wird.“
Ann-Kathrin Ramm, Recruiting Managerin, zeb

Stefanie Zepf von mymuesli gibt außerdem zu bedenken, dass flexible Arbeitsorte auch für den Recruiting-Prozess neue Möglichkeiten aufzeigen: Wenn alle im Home Office arbeiten können, müssen die Teams nicht mehr an einem bestimmten Standort sitzen, sondern können diesen sogar frei wählen. Das bietet für Unternehmen, die international aufgestellt sind und die besten Talente auch im Ausland suchen, eine große Chance.

Ann-Kathrin Ramm betont auch den Vorteil für Vorstellungsgespräche. Diese müssen nicht mehr persönlich geführt werden, sondern können auch virtuell stattfinden, zum Beispiel wenn Kandidaten noch im Ausland leben oder studieren.

! TIPP

Um trotzdem ein gutes Onbording zu ermöglichen, ist es hilfreich, schon beim Unterschreiben des Arbeitsvertrages eine Ansprechperson zu definieren. Zusätzlich gibt es bei zeb beispielsweise das Stay Connected Program, in dem durch virtuelle Netzwerk-Sessions die Lücke zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und dem Einstieg in den Job überbrückt werden kann.

5. Für Kommunikation oder die Bewältigung von Aufgaben wird das Tool genutzt, das am besten passt.

Dass immer das Tool genutzt werden sollte, das am besten passt, ist eigentlich ein Allgemeinplatz. Tatsache ist aber, dass vor der Pandemie und der Home-Office-Pflicht die meisten Arbeitnehmer das Telefon und E-Mails genutzt haben und man persönliche Kommunikation auf dem Flur oder an der Kaffeemaschine erledigt hat. In der Pandemie änderte sich das. Das Telefon war plötzlich out und alles wurde per Online-Konferenz gemacht– beides hat sich in der Rückschau als unzureichend herausgestellt.

„Wir probieren ständig neue Tools aus, um zu schauen, wie wir am besten arbeiten können.“
Susanne Barbara Stein, Projektleiterin Moderne Arbeitswelten, BARMER

Susanne Barbara Stein beschrieb den Prozess der Auswahl der besten Tools. Es sei immer um die Frage gegangen, was gut funktioniert und was nicht gut funktioniert.Dabei seien zum einen individuelle Wünsche wichtig, aber auch die Unternehmenskultur und ob ein Tool dazu passt. Bei einem Unternehmen wie der BARMER müsse aber auch immer die Berücksichtigung von Kundenwünsche beachtet werden.

Gleichzeitig gehe es aber auch darum, die Teams zu ermutigen, ihren eigenen Weg zu gehen und individuelle Lösungen zu finden – auch für Themen wie für Vereinzelung, Demotivation oder Orientierungslosigkeit:

„Wir haben in unseren Teams kommuniziert, dass es völlig okay ist und auch gut tut, mal für private Themen die Teamkollegen anzurufen.“
Susanne Barbara Stein, Projektleiterin Moderne Arbeitswelten, BARMER

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