4 Tipps für ein erfolgreiches Bewerbermanagement

• Arbeitgeber müssen in Zeiten des War for Talents unbedingt den Absprung schaffen und in ein intelligentes Bewerbermanagement-System investieren.
• Es erleichtert nicht nur HR die Arbeit, sondern wirkt auch für interessierte Jobsuchende sehr attraktiv.
• Für die erfolgreiche Implementierung gilt es zu beachten, den richtigen Anbieter zu finden, sich zwischen Cloud und eigenem Rechenzentrum zu entscheiden und der Personalabteilung die neue Software nahezubringen.

Der Fachkräftemangel ist in sämtlichen Branchen zu spüren und Unternehmen sowie öffentliche Einrichtungen tun sich schwer, Stellen passend nachzubesetzen. Was jetzt zählt, sind schlanke, effiziente Prozesse im Recruiting. Die Zeiten von Papierbewerbungen und Hauspost sind längst vorüber und Unternehmen sowie öffentliche Einrichtungen sollten sich um einen modernen digitalen Bewerbungsprozess bemühen. Dabei ist es empfehlenswert, die vier folgenden Tipps zu beherzigen.

Will ein Unternehmen sein Bewerbermanagement digitalisieren und eine passende Software einführen, sollte zunächst eine umfängliche Analyse des Status quo stattfinden. Besonders die eigenen möglichen Fehlerquellen gilt es, unbedingt im Blick zu haben. Ebenso wichtig ist es, etwaige Schnittstellen zu bereits bestehenden HR-Systemen zu identifizieren. Am Ende der Analyse steht dann der Ist-Zustand der aktuellen Situation. Aus diesem lassen sich im nächsten Schritt Problematiken ableiten, die es unbedingt zu verbessern gilt.

Die Verantwortlichen sollten vorab festlegen, welche Anforderungen eine Bewerbermanagement-Software erfüllen soll und klare Ziele definieren.

Der Dienstleister der Wahl sollte eine intuitiv zu bedienende Bewerbermanagement-Software und ein flexibles Portfolio bieten. Dabei sind nicht zwingend große Global Player die erste Wahl – regionale Provider bieten entscheidende Vorteile, wie von Anfang an persönliche Ansprechpartner:innen*und umfangreiche Kenntnisse des lokalen Marktes. Zudem sollte der Provider seine Lösung stetig weiterentwickeln und hilfreiche Zusatzfunktionen im Portfolio haben.

So erleichtert Recruitern beispielsweise das Multiposting-Tool von MHMeRECRUITING die Arbeit erheblich. Durch die Anwendung lässt sich eine Stellenausschreibung mit nur wenigen Klicks auf mehreren Jobportalen gleichzeitig veröffentlichen, sodass das mühevolle Einpflegen auf jeder einzelnen Plattform der Vergangenheit angehört.

Auch ein Talent Pool ist eine sehr hilfreiche Funktion. Im Falle einer Absage oder einer Initiativbewerbung lassen sich hier die Daten von potenziell interessanten Jobsuchenden speichern, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu kontaktieren, wenn eine passende Stelle zu besetzen ist – selbstverständlich ausschließlich mit Einverständniserklärung. Darüber hinaus sind Analytics-Funktionen heutzutage ein Muss. Nur so lassen sich Bewerbungsprozesse und Stellenausschreibungen kontinuierlich evaluieren und optimieren.

Eine wichtige Frage ist, ob die Bewerbermanagement-Software im eigenen Rechenzentrum oder in der Cloud des Anbieters gehostet werden soll. Der große Vorteil der Cloud: Sie nimmt IT-Fachkräften innerhalb eines Unternehmens viel Arbeit ab. So hat der ausgewählte Dienstleister von der Implementierung an die Verantwortung und kann bei etwaigen Problemsituationen unmittelbar eingreifen. Vor allem für kleinere und mittelständische Unternehmen, deren personelle Ressourcen eher knapp bemessen sind, empfiehlt sich eine Cloud-Lösung.

Für maximale Sicherheit sollte der Provider die sensiblen Personaldaten ausschließlich in deutschen Rechenzentren speichern und verarbeiten. So sind auch die Anforderungen der DSGVO erfüllt.

Bei der Auswahl und Implementierung einer neuen Recruiting-Software sollten Verantwortliche unbedingt die Bedürfnisse und das Know-how der Mitarbeiter berücksichtigen, denn sie sind es, die letztendlich mit der neuen Software arbeiten. Daher sollten Führungskräfte ihre Mitarbeiter von Beginn an miteinbeziehen. Empfehlenswert ist es, ihnen die Mehrwerte des neuen Systems aufzuzeigen, wie eine erhebliche Reduzierung der Arbeitslast. Dies erhöht die Bereitschaft und Motivation, die neue Software anzunehmen.

HR-Abteilungen in Unternehmen oder öffentlichen Einrichtungen dürfen sich bei der digitalen Transformation nicht abhängen lassen und sollten daher in eine moderne Bewerbermanagement-Software investieren. Diese entlastet zum einen das HR-Personal erheblich und kommt gleichzeitig bei den Bewerbern sehr gut an. Gerade die junge Generation legt großen Wert auf schnelle, digitale Prozesse.

Bei der Implementierung sollten Organisationen planvoll vorgehen. Wichtig ist es, auf eine flexible Software zu setzen, die intuitiv zu bedienen ist und weitere hilfreiche Funktionen besitzt. Dabei bieten vor allem regionale Anbieter Vorteile, bei denen etwa jederzeit ein persönlicher Berater für Support-Fragen bereitsteht. Zudem gilt es, die Mitarbeiter von Beginn an miteinzubeziehen und ihre Bedürfnisse zu berücksichtigen. So steht einem erfolgreichen Bewerbermanagement nichts mehr im Wege.

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