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Executive Assistant (w/m/d)

  • Veröffentlicht am 11.05.2019
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Executive Assistant (w/m/d)

Wir suchen ein stressresistentes Organisationsgenie, Kommunikationstalent und Schnell-Lerner*in, um den Purpose Mitgründer, Armin Steuernagel, als Executiv Assistant zu unterstützen.
Wir brauchen Deine Genauigkeit und schnelle Lernfähigkeit bei der Einarbeitung in neue Themen, Briefings, sowie Terminvorbereitung und Nachbereitung, Deine Kreativität bei der Recherche und Buchungscheinbar unmöglich eng getakteter Reiserouten.

Dein oberstes Ziel ist Armin den Rücken frei zu halten, damit er Verantwortungseigentum so effektiv wie möglich durch Vorträge, Meetings und Telefonate in die Welt tragen kann. Dazu brauchst Du einen guten Gesamtüberblick über unsere Organisation, um 300 täglich ankommenden Emails an die richtigen Menschen weiterzugeben, selbst Aufgaben zu übernehmen, Antwortvorschläge zu formulieren und sicherzustellen, dass Armin die wichtigsten Emails bearbeitet sowie Follow-Ups nicht vergisst.

Zusätzlich wirst Du als Armins EA zu einem zentralen Kommunikationspunkt in unserem Team und bekommst Einblicke in alles, was Armin macht – und das ist viel. Das bedeutet für Dich, dass stets neue Erfahrungen auf Dich warten, an denen Du Dich weiterentwickeln kannst. Wir suchen also einen kreativen, flexiblen Kopf, der gemeinsam mit uns die Eigentumsrevolution vorantreiben möchte.

Deine Aufgaben

  • Reise und Terminplanung: Du kennst den Kalender besser als Armin. Klar, denn Du hast ja auch alle Termine und Reisen geplant. Besonders für die internationalen Reisen sind oft kreative Lösungen gefragt, um den engen Zeitplan möglich zu machen.
  • Email-Inboxmanagement: Du hast die Inbox im Griff, leitest Emails an Kolleg*innen weiter und legst Armin vor, was schnell beantwortet werden muss. Du weißt, welche Themen, Kontakte und Deadlines besonders wichtig sind. Wenn Armin mal wieder den Tag in Meetings oder im Flugzeug verbringt, kannst Du selbst schnell und jederzeit reagieren. Dank Dir werden keine wichtigen Mails vergessen und Armins Postfach bleibt aktuell.
  • Eventvorbereitung: Du evaluierst alle Termin/Vortragsanfragen, machst Recherche zum Veranstalter und hilfst mit zu überprüfen, ob der Vortrag wahrgenommen werden sollte oder nicht. Dann planst Du die Vorträge und Workshops der verschiedenen Veranstaltungen, sodass Armin nur noch das Mikrofon in die Hand nehmen muss. Eine Präsentation mit Keynote/PPT zu bauen, stellt für Dich kein Problem dar.
  • Vor- und Nachbereitung, Briefings und Recherchen: Besonders in sehr eng getakteten Wochen braucht Armin für gewisse Termine Vorbereitung, ein Briefing oder Hilfe bei der Nachbereitung von Terminen. Du kommst gerne ab und zu mit zu Terminen, bist selbst auch reisefreudig.
  • Kommunikation mit Partnern weltweit: Ob auf Deutsch oder Englisch, Du bist in der Lage die richtigen Worte in Sprache und Schrift zu finden. Auch bei wichtigen Mails kannst Du das Vorformulieren übernehmen.
  • Interne Kommunikation: Du bekommst so viel mit, dass Du vermutlich den besten Überblick über die Organisation hast. Du bist nicht nur im Team Ansprechpartner*in was Armins Angelegenheiten betrifft, sondern bringst Deine Übersicht auch sonst für die Organisation ein.
  • Strukturen der Zusammenarbeit: Du wirst von dem derzeitigen EA eingearbeitet. Dennoch gibt es viele Prozesse die neu oder besser gestaltet werden können. Durch Deine Erfahrung und Deine Kreativität baust Du Strukturen der Zusammenarbeit zwischen Dir und Armin auf oder verbesserst sie.

Wir erwarten von Dir

  • Erfahrung als Executive Assistant und am besten in einer dynamischen Organisation.
  • Freude an der Zusammenarbeit in einem jungen und dynamischen Team.
  • Kreativität, um auch schwierigere Probleme auf neuen Wegen zu lösen.
  • Genauigkeit & Fachkompetenz, welche Armin und dem Team das Vertrauen geben, dass Sie sich voll auf inhaltliche Aufgaben konzentrieren können.
  • Erreichbarkeit und zeitliche Flexibilität, sodass Du kurzfristig und schnell auf Mails und Anrufe reagieren kannst – von morgens bis spät und wenn es sein muss dann auch mal am Wochenende.
  • Belastbarkeit, Flexibilität & Gelassenheit - denn Purpose wächst, verändert sich schnell und braucht vollen Einsatz von uns allen.

Das kannst du von uns erwarten

Unternehmen sind eine Gruppe von Menschen, die für einen Sinn arbeiten – dieser Leitgedanke gilt auch für uns selbst. Der Sinn steht im Mittelpunkt unseres Handelns. Unsere Zusammenarbeit folgt dem Ziel den Menschen möglichst optimal zu ermöglichen für diesen Sinn zu arbeiten:

  • Eigenverantwortung und Potentialentfaltung sind die Leitgedanken unserer Zusammenarbeit. Dabei übernimmt jedes Teammitglied verschiedene Rollen in unterschiedlichen Zirkeln.
  • Keine formalen Hierarchien sondern unterschiedliche Verantwortungsbereiche, in denen wir uns organisieren und zwischen denen wir uns abstimmen.
  • Ehrliches und regelmäßiges Feedback: und zwar nicht erst wenn es brennt, sondern in regelmäßigen Abständen und auf deinen eigenen Wunsch, um allen Teammitgliedern die besten Voraussetzungen für eine erfolgreiche persönliche und professionelle Entwicklung zu bieten.
  • Arbeiten, von wo es Dir am besten passt: das ganze Purpose Team arbeitet remote von unterschiedlichen Orten. Einmal im Monat treffen wir uns in Berlin, um uns auszutauschen und die nächsten Schritte abzustimmen.
  • Zusammenarbeit mit Menschen, die die Welt verändern wollen: Im jungen und vielfältigen Team von Purpose arbeiten unterschiedliche Talente mit dem geteilten Interesse, tatsächlich die Welt zu verändern.

Standorte

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Über Purpose Ventures e.G.

Unsere Mission ist es, Unternehmen dabei zu unterstützen, Sinn- und Werteorientierung anstelle von kurzfristigem Gewinn in den Mittelpunkt zu stellen. Dazu haben wir das Konzept des “Verantwortungseigentums” mitentwickelt, was es Unternehmen ermöglicht, unabhängig und sinnorientiert zu bleiben. Wir setzen uns neben der Beratung von einzelnen Unternehmen für einen grundlegenden Kultur und Strukturwandel unserer Wirtschaft ein. In unserem jungen Team finden sich Spezialist*innen aus verschiedenen Bereichen, von Finanzprofis über Beratungsexpert*innen bis zu Veranstaltungsmangement, mit einem geteilten Ziel: #unfucktheeconomy.

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