Effizienter arbeiten

Zeitmanagement-Tipps

Zeitmanagement-Tipps

Wer Zeitmanagement-Tipps anwendet, erspart sich im Job viel Mühe und Stress. Auch wenn die Floskel „Zeit ist Geld“ häufig überstrapaziert wird, so ist sie doch oft wahr und stellt die Wichtigkeit von Zeitmanagement heraus. Wer seine Zeit effektiv plant, vermindert für sich und seine Kollegen Stress, vereinfacht die Arbeitsabläufe und steigert so die Produktivität des Unternehmens. ABSOLVENTA gibt Tipps.

Ein gutes Zeitmanagement ist gerade in Branchen überlebensnotwendig, in denen es häufig Fristen und feste Termine gibt. Zwar muss man auch Zeit fürs Zeitmanagement investieren, die  man dadurch aber gut wieder "hereinholen" kann. Einige bewährte Methoden helfen dabei, den Arbeitsalltag besser und effektiver zu strukturieren.

Zeitmanagement orientiert an Leistungskurven

Viele Zeitmanagement-Methoden beschäftigen sich mit Leistungskurven. Diese Kurven beschreiben die Leistung eines Menschen über den ganzen Tag betrachtet. Techniken wie die ALPEN-Methode planen Eventualitäten mit ein, indem sie bewusst Pausen beziehungsweise Puffer in den Zeitplan einbauen.

Analysiere also zunächst die eigene Leistungskurve und verschiebe die Aufgaben gemäß der notwendigen Leistung. Ist man morgens schon hellwach und voller Tatendrang, oder braucht man erstmal ein paar Stunden, um "hochzufahren" und dann am Nachmittag Vollgas zu geben? Dies ist bei Menschen unterschiedlich. Wichtige Aufgaben sollten daher immer in einem Leistungshoch, Routinearbeiten hingegen eher in einem Leistungstief verrichtet werden.

Laut dem Pareto-Prinzip verschwendet man häufig viel Zeit für unnötige Kleinigkeiten. Zeitintensiv sind vor allem die Details. Zunächst sollte man sich ausschließlich um das "große Ganze" kümmern. Dann hat man schon das Meiste und das Wichtigste geschafft und kann sich anschließend den "Feinheiten" zuwenden.

Fehler im Zeitmanagement

Fehler im Zeitmanagement können durch viele Faktoren entstehen, beispielsweise durch mangelnde Absprache mit den Kollegen oder eine unzureichende Struktur in den Arbeitsabläufen. Um sein Zeitmanagement zu optimieren, sollte man zunächst herausfinden, was wie viel Zeit kostet. Einige Angelegenheiten lassen sich einsparen, abkürzen oder delegieren, während andere unumgänglich sind (zum Beispiel ein Meeting mit dem Chef oder ein lange feststehender, wichtiger Kundentermin). Bei Tagesaufgaben aus der Kategorie „Ablage“ lässt sich hingegen durch eine ordentliche Arbeitsweise Zeit sparen. Das Eisenhower-Prinzip hilft hier, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen.

Überforderung im Zeitmanagement

Das veranschlagte Zeitmanagement sollte realistisch sein. Wer sich selbst überschätzt und den anfallenden Aufgaben zu wenig Zeit einräumt, verursacht sich wiederum Stress. Jede Minute seiner Arbeitszeit zu verplanen ist ineffektiv, da es immer wieder zu unvorhergesehenen Ereignissen kommen kann (Meetings, Telefonanrufe, ein abstürzender Computer oder ein eiliger Kundenauftrag). In einem Zeitplan muss daher ausreichend Platz für Pausen und „Puffer“ eingebaut werden.

Bei beispielsweise kreativen Berufen ist ein komplett durchgeplantes Zeitmanagement deutlich schwieriger einzuhalten, denn Ideen müssen erst einmal entstehen. Der Zeitdruck lässt sich minimieren, indem man alltägliche Routineaufgaben strukturiert, um so mehr Zeit für kreative Gedanken und schöpferische Pausen zu schaffen.

Fazit

Schlechtes Zeitmanagement kann krank machen, denn durch unzureichende Planung entstehen Stress und Unzufriedenheit, da die anstehenden Aufgaben nicht bewältigt werden und dadurch Überhand nehmen. Kurz gesagt: Man fühlt sich wie in einem Hamsterrad. Früher oder später kann sich das auch in psychischen und physischen Beschwerden äußern. Am besten sollte man es gar nicht erst soweit kommen lassen.

Ein erfolgreiches Zeitmanagement hilft bei der Bewältigung der Aufgaben und ermöglicht einen entspannten Feierabend. Und obwohl die Fähigkeit zur optimalen Zeitplanung selten in Stellenangeboten explizit erwähnt wird, gehört sie zu den wichtigsten Soft Skills. Denn so kann man den Fokus seiner Arbeitszeit auf die wirklich wichtigen Aufgaben legen und alle anfallenden Aufgaben mit der entsprechenden Sorgfalt zufriedenstellend erledigen.

>> Weitere Tipps zum Zeitmanagement

Über den Autor

Hannes Reinhardt
Hannes Reinhardt

Redaktionsprakti Hannes kommt frisch von der Uni und schreibt bei ABSOLVENTA über die Möglichkeiten, die sich jungen Berufseinsteigern heute bieten.

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