Die Pomodoro Technik: Anwendung und Effektivität
Fällt es dir schwer, deine Aufgaben und Ziele zu erreichen, weil du schnell abgelenkt wirst? Dann ist die Pomodoro Technik vielleicht genau das Richtige für dich. Denn diese Zeitmanagement Methode ist so konzipiert, dass du konzentriert und ohne Ablenkung an deinen Aufgaben und Zielen arbeitest – egal ob auf der Arbeit, zu Hause oder in der Uni. In diesem Artikel zeigen wir dir, was hinter der Methode steckt und wie du sie richtig anwendest.
Was ist die Pomodoro Technik?
Kurz gesagt, die Pomodoro Technik ist eine Zeitmanagement Methode, die in den 1980er Jahren von dem Italiener Francesco Cirillo entwickelt wurde. Cirillos Idee war es, dass man in kurzen, konzentrierten Abschnitten effektiv an seinen Aufgaben arbeiten kann und durch regelmäßige Pausen die Konzentration wieder aufladen kann.
Um die Zeitmanagement Methode so einfach wie möglich zu gestalten, hat Cirillo sie so konzipiert, dass man nur einen Stift, Papier und einen Timer benötigt, um die Methode anzuwenden. Das Ziel dier Technik ist es, die Zeit so einzuteilen, dass man seine Arbeit dank der Pausen möglichst ohne Stress erledigen kann.
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Warum heißt die Pomodoro Technik so?
Die Pomodoro Technik ist nach dem tomatenförmigen Küchentimer benannt, den Francesco Cirillo benutzte, als er die Zeitmanagement Methode entwickelte. Denn „Tomate“ heißt auf Italienisch „pomodoro“. Um die Zeitmanagement Methode zu Hause oder auf der Arbeit anzuwenden, benötigst du jedoch keine Küchenuhr à la Cirillo. Du kannst auch einfach den Timer auf deinem Handy oder Computer verwenden.
Wie funktioniert die Pomodoro Technik?
Cirillo war wichtig, dass die Technik so einfach wie möglich anzuwenden ist. Du benötigst deshalb nur einen Stift und einen Timer, um sie auszuüben. Dann musst du einfach den folgenden Schritten folgen:
- 1. Wähle eine Aufgabe aus, die erledigt werden muss und formuliere deine Ziele schriftlich auf einer Liste. Zum Beispiel kannst du in der Liste aufschreiben: „Folien 1-5 für die Kundenpräsentation“.
In dieser Zeitmanagement Methode bearbeitest du immer nur eine Aufgabe, wenn du mehrere Aufgaben zur gleichen Zeit erledigen musst, dann solltest du Prioritäten setzen und mit der wichtigsten Aufgabe anfangen.
- 2. Stelle einen Timer, zum Beispiel auf deinem Handy oder Computer oder auch den klassischen Küchentimer, auf 25 Minuten und arbeite an der Aufgabe ohne Ablenkung, bis die Zeit abläuft.
- 3. Wenn der Timer abläuft, hast du Zeit für eine kurze Pause, die maximal fünf Minuten lang sein sollte. In dieser Pause machst du auch wirklich eine Pause und lässt alles andere liegen.
Schritte zwei und drei stellen eine Zeiteinheit, bzw. eine Pomodoro, da.
- 4. Du wiederholst den zweiten und dritten Schritt dreimal.
- 5. Nach insgesamt vier Pomodori machst du eine etwas längere Pause – ca. 20-30 Minuten.
Du wiederholst diese Schritte einfach, bis die Aufgabe erledigt ist, bzw. deine Liste abgearbeitet ist. Ziel der Methode ist, dass du während der konzentrierten Arbeitsphase nur an deiner Aufgabe arbeitest und dich nicht von internen oder externen Unterbrechungen ablenken lässt. Die regelmäßigen Pausen ermöglichen es dir, dich zu erholen und beugen ein Burnout vor. Vor allem größere Aufgaben lassen sich so herunterbrechen und erscheinen machbar.
Die Zeiteinheiten sind nicht in Stein gemeißelt. Du kannst auch in 15-, 20- oder sogar 30-minütigen Zeiteinheiten arbeiten. Das Wichtigste ist, dass du in der Arbeitszeit auch wirklich nur arbeitest und deine Pausen klar definierst.
Warum brauche ich die Pomodoro Technik?
Effektives Zeitmanagement ist ein Soft Skill, den du in jedem Job brauchst, denn im Berufsalltag gilt es, Aufgaben in einer bestimmten Zeit zu erledigen. Damit du deine Ziele auf der Arbeit erreichen kannst, ist ein gutes Selbstmanagement gefragt und eine Zeitmanagement Methode wie die Pomodoro Technik kann dir dabei enorm helfen.
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Vor- und Nachteile der Pomodoro Technik
Wie alle Zeitmanagement Methoden ist die Pomodoro Technik nicht für jeden geeignet. In folgender Tabelle kannst du die Vor- und Nachteile der Technik genau sehen.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Bessere Konzentration: Durch die Begrenzung der Arbeitszeit auf 25 Minuten wirst du gezwungen, dich auf die Aufgabe zu konzentrieren und Ablenkungen zu vermeiden. | Nicht kompatibel mit kreativen Aufgaben: Die Technik funktioniert nicht so gut bei Aufgaben, die kreative Lösungen erfordern, da diese mehr Zeit und Flexibilität erfordern und Ziele oft nicht klar definiert werden können. |
| Besseres Zeitmanagement: Die Technik hilft, deine Zeit besser zu managen, indem du klare Arbeits- und Pausenzeiten hast. | Unpraktisch in der Gruppenarbeit: Wenn man mit anderen zusammenarbeitet, kann es schwierig sein, die Methode anzuwenden, da jeder seinen eigenen Zeitplan hat und mal mehr oder weniger Pausen benötigt. |
| Erhöhte Produktivität: Durch die Begrenzung der Arbeitszeit auf 25 Minuten kannst du mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen. | Kann zu Stress führen: Wenn man sich zu sehr darauf konzentriert, die Aufgaben in kurzer Zeit zu erledigen, kann das zu Stress und Erschöpfung führen. |
| Bessere Work-Life-Balance: Die Technik hilft dabei, Pausen und Erholungsphasen einzubauen, um Burnout zu vermeiden. | Unterbrechungen können ablenken: Wenn der Timer abläuft und du mitten in etwas Wichtigem steckst, kann das dazu führen, dass du den roten Faden verlierst. |
Da es sich bei der Pomodoro Technik um eine sehr flexible Zeitmanagement Methode handelt (schließlich ist die Länge der Pomodori nicht in Stein gemeißelt), vereint sie sich besonders gut mit einem Job mit flexiblen Arbeitszeiten.
Wer benutzt die Pomodoro Technik?
Die Pomodoro Technik kann von jedem genutzt werden, der seine Produktivität und Konzentration steigern und seine Effizienz optimieren möchte. Die Technik eignet sich dabei besonders gut für Menschen, die Schwierigkeiten haben, sich zu konzentrieren oder sich leicht ablenken lassen. Aber auch Menschen, die viele Aufgaben in kurzer Zeit erledigen müssen, kann die Pomodoro Technik helfen, da sie eine klare Struktur schafft und die Aufgaben herunterbricht. Deshalb eignet sich die Zeitmanagement Methode besonders gut für Berufstätige, die klar definierte Aufgaben in einer vorgegebenen Zeit im Selbstmanagement abarbeiten müssen.
Warum ist die Pomodoro Technik effektiv?
Es gibt verschiedene Gründe, warum die Pomodoro Technik so effektiv ist, darunter:
- Durch die Begrenzung der Arbeitszeit wirst du gezwungen, dich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und Ablenkungen zu minimieren, was effektives Arbeiten ermöglicht.
- Die regelmäßigen Pausen helfen dir, Müdigkeit und Stress abzubauen und deine Energie wieder aufzuladen.
- Die Pomodoro Technik hilft dir, die Motivation aufrechtzuerhalten, indem du eine klare Struktur für die Arbeit schaffst, deine Ziele definierst und dich somit auf die Fortschritte konzentrieren kannst, die du während jeder Arbeitsphase machst.
Falls dich das noch nicht überzeugt hat, gibt es auch einige Studien, die die Effektivität der Pomodoro Technik wissenschaftlich bestätigen. Die Studien zeigen beispielsweise, dass die Pomodoro Technik zu einer signifikanten Verbesserung der Konzentration, der kognitiven Leistung, der Arbeitszufriedenheit und der Produktivität führt sowie zu einer Reduktion der Burnout-Rate und des Stresslevels.
Alternativen zur Pomodoro Technik
Natürlich ist die Pomodoro Technik nicht für jeden geeignet. Falls du nach einer alternativen Zeitmanagement Methode suchst, dann kannst du beispielsweise folgende Zeitmanagement Methoden ausprobieren.
Eisenhower Prinzip
Das nach dem ehemaligen Präsidenten der USA benannte Eisenhower Prinzip basiert auf einer Matrix, in der die Dringlichkeit und Wichtigkeit jeder Aufgabe dargestellt wird und somit Prioritäten ermittelt werden können. Die Oberkategorien der Matrix sind „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“, die Unterkategorien „wichtig/nicht wichtig“ und „dringend/nicht dringend“. Die Matrix sieht so aus:
Die Aufgaben in der oberen rechten Ecke der Matrix sind demnach die Aufgaben, die besonders dringlich und wichtig und somit die Prioritäten sind. Die Methode wird vor allem von Führungskräften angewendet, da die Methode primär dazu dient, Prioritäten zu ermitteln und daraus folgend Aufgaben zu delegieren. Aber auch wenn du kein Manager bist, kannst du diese Zeitmanagement Methode nutzen, sie eignet sich nämlich am besten in Kombination mit anderen Methoden, da sie dir hilft herauszufinden, welche Aufgabe deine Priorität ist.
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ALPEN Technik
Beim Namen dieser Zeitmanagement Methode denkt man wahrscheinlich zuerst an die Berglandschaft, doch hierbei handelt es sich um ein Akronym. Das Akronym A.L.P.E.N. steht für:
- Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
- Länge schätzen
- Pufferzeiten einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrolle
Das bedeutet, dass du zuerst wirklich alle Aufgaben, Ziele und Tätigkeiten, – von der E-Mail bis hin zum Kundenmeeting – die für den Tag anstehen auf einer Liste aufschreibst, ehe du dich dem zweiten Schritt zuwendest. Als Nächstes gehst du die Aufgaben durch und schätzt für jede Tätigkeit die ungefähre Länge in Minuten ein. Da es im Arbeitsalltag meist zu unerwarteten Unterbrechungen kommt, die extra Zeit fordern, sieht die ALPEN Methode einen Zeitpuffer vor, plane also ungefähr 20-40 Prozent extra Zeit als Puffer ein.
Zuletzt gilt es, Entscheidungen zu treffen. Das bedeutet du priorisierst die Aufgaben so, dass du auch alle Ziele im gegeben Zeitrahmen schaffst. In der Nachkontrolle gehst du am Ende des Tages deine Zeiteinteilung nochmal durch und schaust, was im Selbstmanagement gut lief – und was nicht.
Pareto Prinzip
Die letzte Zeitmanagement Methode, die wir dir zeigen, ist das Pareto Prinzip, das nach seinem Erfinder Vilfredo Pareto benannt wurde. Das Pareto Prinzip wird auch 80/20-Regel genannt und besagt:
80 % der Ziele können mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse benötigen mit 80 % die meiste Arbeit.
Das Pareto-Prinzip lässt sich auf viele Bereiche anwenden, doch als Zeitmanagement Methode bedeutet es, dass man durch 20 Prozent der Aufgaben (bzw. 20 Prozent der Zeit) 80 Prozent der Ziele erreicht. Dies ermöglicht es dir, Prioritäten zu setzen, denn Ziel ist es, 80 Prozent der anfallenden Arbeit in 20 Prozent der Zeit zu erledigen, da du die entscheidenden Aufgaben ermittelt hast. Das Pareto Prinzip ist vor allem dann eine sehr gut geeignete Zeitmanagement Methode für dich, wenn du von Anfang an weißt, dass du nicht alle Aufgaben in der gegebenen Zeit erledigen kannst.
Wo willst du arbeiten?
Fazit: Probleme beim konzentrierten Arbeiten? Dann ist die Pomodoro Technik was für dich!
Wie du also sehen kannst, ist die Pomodoro Technik im Vergleich zu anderen Zeitmanagement Methoden eine sehr einfach anzuwendende Methode, um konzentrierter und effektiver zu arbeiten. Denn alles, was du dafür brauchst, ist ein Timer, ein Stift und Papier. Da die Technik vor allem dazu dient, die Effizienz zu maximieren, ist sie vor allem dann perfekt für dich geeignet, wenn du unkonzentriert arbeitest oder schnell abgelenkt bist.
Doch die Pomodoro Technik kann nicht immer und überall genutzt werden, deswegen gibt es auch alternative Zeitmanagement Methoden wie die ALPEN Technik, das Eisenhower Prinzip oder das Pareto Prinzip. Schau einfach, welche Zeitmanagement Methode sich am besten für deine Aufgaben eignet, das kann auch von Aufgabe zu Aufgabe unterschiedlich sein.