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Bewerbermanagementsystem: Richtig bewerben

Bewerbermanagementsystem: Richtig bewerben

Wer im Netz auf Jobsuche ist, dem begegnen immer häufiger Bewerbungsformulare. Dahinter steckt meist ein sogenanntes Bewerbermanagementsystem. ABSOLVENTA verrät, welche Vor- und Nachteile diese Art der Bewerbung für Unternehmen und Kandidaten mit sich bringt, was man beim Ausfüllen der Bewerbung unbedingt beachten sollte und wie man auch bei weitgehend standartisierten Eingabemasken und hohen Bewerberzahlen auf sich aufmerksam macht.

Vor allem große Konzerne nehmen Bewerbungen oft nicht mehr per Post oder E-Mail entgegen, sondern nutzen ein sogenanntes Bewerbermanagementsystem. Die Länge des Wortes deutet es an: Hinter einem simpel daherkommenden Formular verbirgt sich meist weitaus mehr.

Was ist ein Bewerbermanagementsystem eigentlich?

Ein Bewerbermanagementsystem ist eine firmeninterne Datenbank. Alle Bewerbungen werden über vorgefertigte, einheitliche Online-Formulare entgegengenommen. Die Daten der Kandidaten werden anschließend in dem Bewerbermanagementsystem gespeichert und können dann von der HR-Abteilung beispielsweise nach Kriterien wie Geschlecht, Alter, Qualifikation etc. kategorisiert werden. Eine entsprechend programmierte Software macht es problemlos möglich.

Doch aus welchen Gründen setzen viele Firmen zunehmend auf Bewerbermanagementsysteme? Immerhin ist die Software teuer und die Bewerbung über Formulare bei Interessenten oft unbeliebt. Nur für jeden 10. Bewerber ist ein Bewerbermanagementsystem der bevorzugte Bewerbungskanal, selbst die postalische Bewerbung ist mit 15 Prozent beliebter. Die meisten Jobsuchenden bevorzugen die E-Mail-Bewerbung (75%).

Bewerbermanagementsystem: Ein Vorteil nur für die Unternehmen?

Bewerbermanagementsysteme zahlen sich trotz der relativ hohen Anschaffungskosten für die Unternehmen mittel- bis langfristig aus. So bringt die Nutzung eines solchen Systems ein enormes Einsparpotenzial an Verwaltungsaufwand mit sich. Mit der Hilfe von Bewerbermanagementsystemen können die Firmen also auf Dauer viel Zeit und Geld sparen. Die Gründe dafür liegen in der einfachen Handhabung von Bewerberdatensätzen: Diese können mittels des Systems in verschiedene Kategorien (vor-)sortiert und die Interessenten somit beispielsweise innerhalb der Bereiche leichter miteinander verglichen werden.

Zudem kann auf die Kandidaten aus dem System zurückgegriffen werden, wenn später weitere Jobs im Unternehmen besetzt werden sollen. Die Unternehmen können sich mit der Unterstützung durch Bewerbermanagementsysteme also einen Pool an potentiellen Mitarbeitern aufbauen, auf den man jederzeit und einfach zurückgreifen kann, sobald eine Vakanz besteht. So können zum Beispiel die Kosten für das Schalten von Stellenangeboten entfallen.

Aber: Auf der anderen Seite werden einige Jobsuchende von den aufwändig und kühl anmutenden Formularen abgeschreckt. Es besteht also die Gefahr, dass die Zahl der Bewerbungseingänge abnehmen kann und Stellen dadurch länger als nötig unbesetzt bleiben. Neben der Frage des Aufwandes treibt manche Interessenten auch die des Datenschutzes um. Hier liegt es am Unternehmen, die Vertraulichkeit und Sicherheit der erhaltenen Daten zu garantieren und dies auch klar zu kommunizieren.

Vor- und Nachteile für Kandidaten

Auch für die Jobsuchenden bieten Bewerbermanagementsysteme sowohl Vor- als auch Nachteile. Ein positiver Faktor liegt für die Bewerber beispielsweise in der Gewissheit, nicht als „Papierleiche“ auf irgendeinem Schreibtisch zu verstauben. Und selbst wenn es nicht auf Anhieb mit einer Stelle klappt, so besteht die Chance, vom Unternehmen zu einem späteren Zeitpunkt kontaktiert zu werden und somit einen passenden Job zu finden. Zudem sinkt durch die Dateneingabe über vorgefertigte Formulare die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Informationen vergessen werden oder man sich "an der Stelle vorbei bewirbt": Durch den strukturierten Eingabeprozess können die Arbeitgeber in den Formularen genau nach den Dingen fragen, die für sie Relevanz besitzen.

Gerade der letztgenannte Aspekt besitzt jedoch gleichzeitig eine negative Seite. Der Aufwand ist hoch. Jobsuchende müssen ihre Online-Bewerbung bei jedem Bewerbermanagementsystem anpassen und komplett neu eingeben. So ist der Aufwand auf Seite der Jobsuchenden bedeutend größer als bei einer einfachen E-Mail-Bewerbung mit Anhängen, die ohne große Änderungen an mehrere Firmen verschickt werden kann. Obwohl jede Bewerbung zwar auf das Unternehmen und die Position angepasst werden muss, ist der Aufwand im Vergleich zu den jedes Mal neu auszufüllenden Formularen dennoch um einiges geringer.

Zudem ist es durch den vorgegebenen Eingabeprozess weitaus schwieriger, eine persönliche Note oder kreative Elemente in der Bewerbung zu platzieren. Dies lässt besonders die Chancen für Bewerber sinken, deren Fähig- und Fertigkeiten sich möglicherweise nicht in Noten widerspiegeln. Diese Kandidaten werden dann im schlimmsten Fall nicht berücksichtigt, da sie beispielsweise eine vorgegebene Note nicht erreicht haben und daraufhin von der Software als geeigneter Kandidat ausgeschlossen werden.

Was gibt es also bei der Bewerbung über ein Online Formular zu beachten? Wir haben einige Tipps zusammengestellt.

Die ABSOLVENTA-Tipps für Bewerbermanagementsysteme:

  • Kann man seine Eingaben zwischenspeichern oder muss das Formular an einem Stück ausgefüllt werden? Informiere dich vorher, das kann dir einiges an Aufwand ersparen.
  • Halte die verschiedenen Elementen der Bewerbung (Lebenslauf, Arbeitsnachweise, Zeugnisse etc.) als Word- und PDF-Datei bereit.
  • Halte dich an die vorgegebene Gesamtgröße für Datei-Anhänge. Wird diese überschritten, kann die Bewerbung gegebenenfalls nicht bearbeitet oder berücksichtigt werden. Faustregel: Die Dateigröße sollte so klein wie möglich, aber so groß wie nötig sein.
  • Nutze Freitextfelder! Hier kannst du deiner Bewerbung eine individuelle Note geben und dich dadurch von Konkurrenten abheben. Dies ist bei einer Bewerbungsform, in der zunächst trockene Daten auf eine ebenso trockene Software treffen, oft der entscheidende Erfolgsfaktor.
  • Begreife die Wirkung von Online-Formularen als Chance! Weniger Bewerber erhöhen die Wahrscheinlichkeit, selbst genommen zu werden. Der Aufwand kann sich also lohnen. Zudem gibt es die "2. Chance", evtl. später noch vom Arbeitgeber kontaktiert zu werden, auch wenn es bei dieser Bewerbung nicht klappen sollte.
  • Sei hochkonzentriert! Checke alle Eingaben vorm Versenden deiner Bewerbung. Wer beispielsweise versehentlich den „falschen“ Studiengang genannt oder angeklickt hat, wird dem gewünschten Bereich von vornherein nicht zugeordnet.


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