Personalkostenplanung: Kosten sparen 2024

• Es gibt Maßnahmen, Personalkosten zu sparen, die den Wünschen Ihrer Mitarbeiter entgegenkommen. Profitieren Sie damit in Ihrer Personalkostenplanung gleich doppelt.

• Einige Investitionen führen langfristig zu enormem Sparpotenzial: Setzen Sie auf Weiterbildung, Mitarbeiterzufriedenheit und New Work.

• Prüfen Sie auch, ob sich Outsourcing lohnt.

• Kennen Sie Ihre Kosten genau, um eine effiziente Personalkostenplanung berechnen zu können.

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Welche Kanäle funktionieren und wo geht kostbares Personalbudget verloren? Für HR-Abteilungen ist ein zielgerichtetes Monitoring unabdingbar, um Potenziale zu heben und sich im Fachkräftemangel zu behaupten.

Personalkosten machen einen gehörigen Anteil an den Gesamtkosten aus, oft sogar 30 bis 40 Prozent. Im Dienstleistungssektor allerdings mit rund 80 Prozent noch deutlich mehr. Besonders wenn das Personalbudget den größten Anteil in den Kostenpositionen einnimmt, sollten Sie genau den Überblick behalten, was Ihre Mitarbeitenden kosten. Nur so können Sie fundierte Entscheidungen treffen.

Personalkosten sind alle Leistungen des Unternehmens in Bezug auf die Arbeitnehmer – ob direkt oder indirekt, geldlich oder geldwert. Und das hört beim Gehalt noch lange nicht auf. Neben dem Entgelt (Basiskosten) müssen auch weitere Leistungen (Zusatzkosten) eingeplant werden, die nicht unterschätzt werden sollten, wie: die gesetzlichen Arbeitgeberanteile zu den Sozialversicherungen, Hilfslöhne, Boni wie Leistungsprämien, Weihnachts- und Urlaubsgeld, Weiterbildungskosten, freiwillige Leistungen, Zuschüsse etc. Für die Berechnung: Diese Lohnnebenkosten können mit etwa 20 Prozent des Bruttogehalts veranschlagt werden.

In wirtschaftlich schlechten Zeiten mag es nicht fern liegen, am Personalbudget zu sparen. Als Alternative zu Preiserhöhungen. Schön und gut – was Sie aber um jeden Preis vermeiden sollten, ist eine schlechte Kostenkontrolle. Wenn Sie das Geld an den falschen Enden verlieren, sind Sie nicht effizient. Oft geht es auch ohne Entlassungen oder Gehaltskürzungen. Was also, wenn Sie die Personalkosten reduzieren könnten, ohne Ihre Angestellten zu beschränken und sogar im gleichen Zuge Effizienz und Umsatz erhöhen?

Auf den ersten Blick scheinen Personalkosten nicht kurzfristig senkbar zu sein. Arbeitgeber haben aber dennoch Möglichkeiten, Einfluss auf die Personalkosten zu nehmen, und das auch ohne Personalabbau!

1. Halten Sie Ihre Mitarbeiter

Vermeiden Sie unnötige Kosten durch hohe Fluktuation. Wer gleich Kandidaten einstellt, die zum Unternehmen passen, wird sie auf Dauer länger halten und besser motivieren können. Hierfür muss der Bewerbungsprozess von Anfang an transparent sein und das Unternehmen gut repräsentieren, sodass Sie passende Kandidaten anlocken. Außerdem sollten Sie Ihre Arbeitnehmer nach Ihrer Zufriedenheit und Verbesserungspotenzialen befragen.

2. Lassen Sie sich empfehlen

Auch hier: Rekrutierung kostet! Nutzen Sie daher Ihr unternehmensinternes Netzwerk – die eigenen Mitarbeiter – und setzen beispielsweise ein Empfehlungsprogramm auf; hier können als Prämien für erfolgreiche Einstellungen sowohl bares Geld als auch andere kreative Lösungen winken. Nicht zu unterschätzen: Sie drücken Ihren Beschäftigten mit so einem Programm auch Vertrauen und Wertschätzung aus und haben so gleich zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen.
Die Vorteile reichen aber noch weiter, denn Ergebnisse zeigen: Intern geworbene Mitarbeiter haben durchschnittlich einen besseren Cultural Fit und bleiben länger im Unternehmen. Nach außen hin profitieren Sie außerdem von einem authentischen Employer Branding.

3. Prognostizieren Sie

Wer weiß, was auf ihn zukommt, kann auch effizient planen. Damit Ihre Mitarbeiter in ruhigen Zeiten nicht untätig herumsitzen, und auch in heißen Phasen nicht vollkommen überfordert sind, müssen Sie alles daran setzen, solche Phasen absehen und dank guter Planung im Voraus berechnen zu können. Eine zusätzliche und kostengünstige Möglichkeit kann die Einstellung freier Mitarbeiter zu Spitzenzeiten sein. Eine weitere Möglichkeit kann sein, flexible Arbeitsverträge abzuschließen, sodass Sie die Belegschaft nach Bedarf einsetzen können.

4. Optimieren Sie

Nutzen Sie die Chancen, die gute Business-Optimierungstools bieten. Die Automatisierung von Prozessen kann jede Menge Aufwand sparen und dabei noch viel effizienter arbeiten. Die Robotic Process Automation (RPA) kann viele zeitaufwendige Alltagsaufgaben übernehmen. Effektivere Kommunikation, automatische Prognosen und intelligente Einsatzplanung senken Ihre Kosten. Auch das Feedback Ihrer Mitarbeiter können Sie mithilfe von HR-Technologien einholen.

5. Motivieren Sie

Motivierte Mitarbeiter arbeiten um ein Vielfaches besser und bringen ihrem Unternehmen bis zu dreimal mehr Erträge ein. Diesen Punkt können Sie daher überhaupt nicht unterschätzen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Angestellten zufrieden sind und sich wertgeschätzt fühlen. Daher regelmäßig Feedback einholen! Es sollte kaum nötig sein, zu erwähnen, dass im Sinne der Mitarbeitermotivation die Gehaltskürzung als Mittel zur Personalkostensenkung das allerletzte Mittel sein muss und nur als Ultima Ratio vor einem drohenden Stellenabbau vertretbar ist. Auch freiwillige Leistungen, wie zum Beispiel Essensgeldzuschüsse zu kürzen, dürfte der Motivation Ihrer Mitarbeiter in der Regel mehr schaden als es Ihnen Bares spart.

6. New Work

Etablieren Sie Unternehmenswerte und sorgen Sie vor allem dafür, dass diese auch transparent kommuniziert werden. So weich diese Faktoren scheinen mögen, so konkret schlägt sich ihre Bedeutung letztlich in Zahlen nieder, wenn Sie etwas richtig – oder auch falsch – gemacht haben.

Eng damit zusammen hängt natürlich die Art und Weise, wie in Ihrem Unternehmen gearbeitet wird. Seien Sie ehrlich: Wie modern wird bei Ihnen schon gearbeitet? Ist Homeoffice selbstverständlich? Wie flexibel sind Ihre Mitarbeiter? Und wie angenehm ist die Arbeitsatmosphäre, gibt es Pflanzen, einen Gemeinschaftsraum, Beschäftigungsmöglichkeiten? Die Konkurrenz schläft auch hier nicht.

Überstunden sollten im Sinne der Personalkostenreduzierung möglichst als Freizeit abgebaut statt ausgezahlt werden; das kommt glücklicherweise vielen Arbeitnehmern sowieso entgegen. Ebenfalls in der modernen Arbeitswelt vollkommen in Ordnung: mobile Arbeitsplätze. So sparen Sie Ausstattung und Platz beispielsweise für Teilzeitkräfte.

7. Investieren Sie in Training

Ein gutes Onboarding kostet erstmal, zahlt sich jedoch auf lange Sicht aus. Scheuen Sie sich auch nicht davor, in Weiterbildung zu investieren, wählen Sie jedoch sorgfältig aus, was Sie und Ihre Mitarbeiter hier zum Ziel führt. Eine weitere Maßnahme, die viel Geld spart, sind Mentoring-Programme für neue Kollegen.

8. Lagern Sie unter Umständen aus

Was auf den ersten Blick teuer erscheint, bedarf eines genaueren Blicks – auch für kleine Unternehmen. Manchmal kann es sich lohnen, externe Dienstleister zu beauftragen, wenn Sie dafür die laufenden Kosten einer internen Stellenbesetzung sparen. Tracken Sie genau, wie oft Sie welchen Service brauchen und stellen Sie einen nüchternen Kosten-Nutzen-Vergleich auf.

9. Lassen Sie das besser

Behandeln Sie Ihre Mitarbeiter immer nach bestem Gewissen und in deren Sinne. Vermeiden Sie, dass sich Fronten aufbauen und man gegen Sie arbeitet. Fehlzeiten sollten beispielsweise, wenn überhaupt, nur ganz diskret angesprochen werden. Natürlich sollte es Sie interessieren, ob es Faktoren gibt, die Sie verbessern können, um weniger Fehlzeiten zu verbuchen, doch sollte das nur anonym und im gesamten Unternehmen geschehen – Mitarbeiter einzeln anzusprechen sieht eher danach aus, als wollten Sie hier gezielt Druck ausüben.

Es versteht sich eigentlich von selbst, dass die oben genannten Tipps nur Hand in Hand gehen können und alle miteinander zusammenhängen. Gute Prognosen funktionieren nur mit Optimierung und exaktem Monitoring. Die Prognosen werden sich wiederum nur erfüllen, wenn Ihre Mitarbeiter zufrieden bleiben und regelmäßig gut arbeiten, etc. Bleiben Sie also in jeder Hinsicht am Ball und setzen Sie auf nachhaltige Qualität, bevor Sie radikal an den Personalkosten kürzen. Allerdings gibt es in so ziemlich jedem Unternehmen noch Einsparpotenzial. Machen Sie sich auf die Suche und finden Sie heraus, wo das in Ihrer HR-Kostenplanung noch der Fall sein könnte.