Zeitmanagement Tipps

Wenn Du Zeitmanagement Tipps anwendest, ersparst Du Dir viel Mühe und Kosten. Auch wenn die Floskel „Zeit ist Geld“ häufig überstrapaziert wird, stellt sie doch die Wichtigkeit von Zeitmanagement heraus. Wer seine Zeit effektiv plant, erspart sich und seinen Kollegen Stress, vereinfacht die Arbeitsabläufe und steigert so die Produktivität des Unternehmens.

Ein gutes Zeitmanagement ist gerade in Branchen, die auf Fristen und Termine festgelegt sind, überlebensnotwendig. Oft muss man nur wenige Minuten pro Tag für eine simple aber gut strukturierte Zeitplanung aufwenden, um den Tag oder sogar die Woche effektiv zu gestalten. Einige bewährte Methoden helfen Dir dabei, Deinen Arbeitstag zu strukturieren.

Zeitmanagement orientiert an Leistungskurven

Viele Zeitmanagement Methoden beschäftigen sich mit Leistungskurven. Diese Kurven beschreiben die Leistung eines Menschen über den ganzen Tag betrachtet. Techniken wie die ALPEN-Methode planen Eventualitäten mit ein, indem sie bewusst Pausen beziehungsweise Lücken in den Zeitplan einbauen.

Analysiere also zunächst Deine eigene Leistungskurve und verschiebe die Aufgaben gemäß der notwendigen Leistung. Das heißt, dass Du ausprobieren musst, ob Du Deine Aufgaben eher am Morgen oder am Nachmittag effizient erledigst. Wichtige Aufgaben sollten immer in einem Leistungshoch, Routinearbeiten hingegen in einem Leistungstief verrichtet werden. Verteilungsverhältnisse, wie etwa das Pareto-Prinzip, behaupten, dass der Arbeitende viel Zeit für unnötige Kleinigkeiten verschwendet. Der Arbeitende bringt 80 Prozent seiner Leistung, laut Pareto-Prinzip in 20 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit.

Fehler im Zeitmanagement

Fehler im Zeitmanagement können durch viele Faktoren entstehen, beispielsweise durch mangelnde Absprache mit den Kollegen oder unzureichender Struktur in den Arbeitsabläufen. Um Dein Zeitmanagement zu optimieren, solltest Du zunächst herausfinden, was Dich Zeit wie viel kostet. Einige Angelegenheiten lassen sich einsparen oder zumindest abkürzen, während andere unumgänglich sind (zum Beispiel ein Meeting mit dem Chef oder dem Team). Bei Tagesaufgaben aus der Kategorie „Ablage“ lässt sich hingegen durch eine ordentliche Arbeitsweise Zeit sparen. Das Eisenhower-Prinzip hilft Dir, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen.

Überforderung im Zeitmanagement

Das veranschlagte Zeitmanagement sollte immer realistisch sein. Wer sich selbst überschätzt und den anfallenden Aufgaben zu wenig Zeit einräumt, verursacht sich wiederum Stress.  Jede Minute seiner Arbeitszeit zu verplanen ist ineffektiv, da es immer wieder zu unvorhergesehenen Ereignissen kommen kann (Meetings, Telefonanrufe, abstürzender Computer odereiliger Kundenauftrag). In einem Zeitplan muss daher ausreichend Platz für Pausen und „Puffer“ eingebaut werden.

Zugegebenermaßen ist bei kreativen Berufen ein komplett durchgeplantes Zeitmanagement deutlich schwieriger einzuhalten, denn Ideen müssen erst einmal entstehen. Den Zeitdruck kannst Du minimieren, indem Du alltägliche Routineaufgaben, strukturierst, um so mehr Zeit für kreative Gedanken zu schaffen.

Fazit

Schlechtes Zeitmanagement kann krank machen, denn durch unzureichende Planung entstehen Stress und Unzufriedenheit. Früher oder später kann sich das auch in physischen Beschwerden äußern. Lass es erst gar nicht soweit kommen.

Ein erfolgreiches Zeitmanagement hilft Dir bei der Bewältigung Deiner Aufgaben und ermöglicht Dir einen entspannten Feierabend. Und obwohl Zeitplanung selten in Stellenangeboten explizit erwähnt wird, gehört sie zu den wichtigsten Soft Skills. Denn so kann man den Fokus seiner Arbeitszeit auf die wirklich wichtigen Aufgaben legen